چک لیست مدیریت کسب و کار

10 نکته چک لیست پیاده سازی مدیریت فرایند کسب و کار

پیاده سازی مدیریت فرایند کسب و کار/BPM


برای چک لیست پیاده سازی مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) ۱۰ نکته وجود دارد که باید به آن توجه نمود:

  1. پلتفرم BPM خود را عاقلانه انتخاب کنید.

قبل از شروع ایجاد فرایند پیاده سازی مدیریت فرایند کسب و کار، اطمینان حاصل کنید که روی پایه خوبی بنا شده اید. بازار سازمان با BPM و ابزارهای اتوماسیون اشباع شده است که همه چیز را از همکاری خودکار گرفته تا رفع فرایندهای خراب تبلیغ می کنند. اطمینان حاصل کنید که ابزار BPM شما مهمترین ویژگی های BPM را برخوردار است.

  1. فرایندی را برای آزمایش انتخاب کنید.

گرچه ممکن است وسوسه شوید سعی کنید فرایندی را که بیشترین ویرانی را به بار می آورد، انجام دهید اما اولین فرایندی که هنگام اجرای یک راه حل BPM خودکار می کنید، باید فرایندی باشد که مدیریت آن کمی آسان تر باشد و خطرات آن کمتر باشد.

تا زمانی که تیم های شما تا حد زیادی با ابزار BPM راحت نیستند، از اجرای آن در فرایندهای مهم خودداری کنید. ابتدا آن را بر روی فرایندهای کوچک مانند سفارشات خرید، بازپرداخت هزینه های سفر یا سایر پروژه های قابل کنترل آزمایش کنید. هنگامی که صاحبان فرایند در مورد کنترل بهتر BPM اطمینان حاصل پیدا کردند، به آرامی جریان کار را افزایش دهید تا شامل پروژه های بزرگ شود.

  1. صاحب فرایند را شناسایی کنید.

برای اجرای BPM، ضروری است که شما یک مالک فرایند را شناسایی کنید. این شخص در مورد عملکرد صحیح و سازماندهی فرایند و داده ها پاسخگو است. به همین دلیل مهم است که یک راه حل نرم افزاری BPM با محوریت انسان را انتخاب کنید که کلیه مشاغل کسب و کار شما بتوانند با آن احساس راحتی کنند.

با صاحب فرایند بنشینید و از طریق روند فعلی فرایند و آنچه ممکن است از اتوماسیون به دنبال آن باشد صحبت کنید.

  1. بنچ مارک را به کار بگیرید.

قبل از ایجاد هرگونه گردش کار، “چرای” اتوماسیون فرایند خود را در ذهن داشته باشید. برخی از گردش کارها برای کاهش زمان و اصلاح هزینه ها طراحی شده اند. فرایندهای دیگر نیز برای خلاص شدن از شر کاغذی بازی ها تنظیم شده اند.

مهمترین اولویت را در یک گردش کار مشخص کنید و سعی نکنید همه اهداف را به طور هم زمان محقق کنید. گردش کار را با هدف خاصی که قصد دارید انجام دهید و در بازه زمانی که می خواهید محقق شود، گره بزنید.

با ایجاد اطلاعات در فرایندهای قبلی مانند ایمیل ، تماس تلفنی یا چت با مشتری شروع کنید. در مورد زمان بهینه برای اتمام هر کار در شرایط عادی واضح باشید و از این اطلاعات برای تعیین اهداف منطقی برای دستیابی به بستر BPM استفاده کنید.


مقاله پیشنهادی : نرم افزار های مدیریت فرآیند های کسب و کار (BPM)


  1. گردش کار را نمودار کنید.

یک نکته کلیدی در هر اجرای پیاده سازی مدیریت فرایند کسب و کار ، BPM نمودار کردن نحوه کار است. با افراد نزدیک به این روند صحبت کنید و از نحوه مدیریت وظایف در گذشته بپرسید. درک تاریخچه یک فرایند و هرگونه تغییر بزرگی که آنها متحمل شده اند مهم است و نه این که تصمیمات خود را بر اساس فرضیات قرار دهید.

معمولاً در این مرحله است که صاحب فرایند کارهای اضافی را شناسایی می کند یا شروع به دیدن امکاناتی می کند که با اتوماسیون امکان پذیر است. آنچه زمانی وظیفه ای بود می تواند با یک مرحله ساده خودکار کاملاً حذف شود.

روند را حتی الامکان حداقل نگه دارید تا دردسرهای فرایندهای دستی به سیستم نرسد. هرچه مسیر فرایند کوتاه تر باشد، احتمال موفقیت BPM بیشتر خواهد بود.

  1. همه افراد را درگیر کنید.

سیستم BPM توسط دو گروه اجرا می‌شود:

  • سرپرستان فنی که می‌دانند چگونه از بستر BPM استفاده کنند
  • صاحبان کارکرد یا مشاغل که می‌دانند روند کار چگونه باید انجام شود

به منظور تشویق همکاری در بستر جدید BPM، همه ذینفعان را در مراحل اولیه درگیر کنید. با هر ذینفع ملاقات کنید و دریابید که به چه اطلاعاتی نیاز دارد. برای درک نکات از کاربران نهایی بازخورد بگیرید.

  1. گردش کار BPM خود را رهبری کنید.

بهترین راه برای درک تأثیر BPM در روند کسب و کار خود بدون تداخل در فرایندهای مداوم، اجرای آزمایشی است. از این فرصت استفاده کنید و بدون اینکه خطری برای شما ایجاد کند، ویژگی های نرم افزار BPM را به افراد آموزش دهید.

  1. آماده تغییر باشید.

متدولوژی BPM که به طور سنتی ساخته شده است، بر ساختار سیستم متمرکز است؛ به همین دلیل تنها پرسنل بخش IT  قادر به ایجاد تغییر در آن بودند.

با تصویب سریع رایانش ابری و نرم افزار به عنوان یک سرویس (SaaS)، امروزه مشاغل به یک نرم افزار BPM نیاز دارند که به خوبی با سیستم موجود خود درگیر شود و بتواند برای ادغام بهتر تنظیم شود. شما نمی‌خواهید ابزاری BPM را انتخاب کنید که نیاز به بازنگری فرایند موجود در معماری IT شما دارد. یک راه حل BPM مناسب با منابع و انعطاف پذیری انتخاب کنید که ارزش بیشتری به روندهای در حال انجام شما بدهد.

  1. کاربران را آموزش دهید.

موفقیت در اجرای BPM شما تا حد زیادی به چگونگی تعامل انسان‌ها با سیستم بستگی دارد. BPM از هر فردی می‌خواهد که نسبت به روند انجام شده پاسخگو باشد و بهترین راه برای دستیابی به این هدف، آموزش کارکنان است.

یک کارگاه آموزشی در مورد اصول پلتفرم BPM، منطق اجرای آن و نتایج مورد انتظار انجام دهید.

  1. اندازه گیری و تنظیم کنید.

اگر ROI محلول نرم افزار BPM را اندازه نگیرید، هرگز نخواهید فهمید که آیا اتوماسیون در واقع باعث تحویل محصولات شما می شود. نقش اندازه گیری و بهبود فرایند باید با صاحب فرایند باشد؛ اما شما به عنوان مدیر سیستم قصد دارید تا آنجا که می‌توانید پشتیبانی کنید.

معمولاً اندازه‌گیری راه‌حل‌های نرم‌افزاری BPM دشوار است؛ زیرا داده‌های آن‌ها در مقایسه با سایر منابع موجود در شرکت مبهم‌تر است. اما اگر مشخص کنید که انواع خاصی از داده‌ها را می‌خواهید بررسی کنید، می‌توانید از شاخص‌های اصلی عملکرد (KPI) برای تجزیه آنها و بهبود استفاده کنید.


بیشتر بدانید : دوره آموزشی مدیریت فرآیندهای کسب و کار BPM


اگر می‌بینید که اهداف بهینه برآورده نمی‌شوند، BPM را مجدداً مهندسی کنید تا اهداف مورد انتظار را تعیین کنید. مدتی طول می‌کشد تا هر ابزار BPM تکامل یابد و به خوبی با فرایندها سازگار شود. تا آن زمان، باید سیستم را بهبود داده و تکرار کنید تا بیشترین استفاده را ببرید.

پیاده‌سازی BPM می‌تواند بسیار طولانی و پیچیده باشد و افراد زیادی را درگیر خود کند. با این حال ، اگر با استفاده از یک سیستم عامل BPM مانند فرایند Kissfow که انسان محور است انجام شود، اجرای BPM شما موفقیت بزرگی خواهد داشت. به یاد داشته باشید که کارها را کند کرده و مسیر ایده را برای یک روند برنامه ریزی کنید و به سیستم اجازه دهید بقیه موارد را اداره کند.

 

 


تهیه شده در گروه تولید محتوای هلدینگ کاسپین | محسن کیان/ منبع : https://abpmp-ir.org/