عوامل کلیدی در موفقیت سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات

واحد نگهداری و تعمیرات در شرکت هایی که به دنبال رسیدن به تعالی هستند با چالش های بسیاری مواجه می شوند. اولین قدم در ساختن یک برنامه مدیریت نگهداری و تعمیرات موفق شناسایی و اولویت بندی حوزه های کلیدی است که باید در ابتدا این مسیر مورد توجه قرار گیرند. شکل زیر برخی از رایج ترین چالش های پیش روی شرکت ها در رسیدن به تعالی در مدیریت نگهداری و تعمیرات (پیشگیرانه و پیش بینانه) را نشان می دهد.

این چالش ها مستقیما بر روی بهره وری و راندمان نگهداری و تعمیرات و در نتیجه اهداف کلان شرکت ها اثر منفی می گذارند. این اثر منفی در شرکت های تولیدی بیش از 50 میلیارد دلار در سال فقط به دلیل توقف های برنامه ریزی نشده است.

از طرفی اولویت های سطح کلان یک شرکت تعیین کننده اهداف برنامه مدیریت نگهداری و تعمیرات (پیشگیرانه و پیش بینانه) است. شکل زیر برخی از مرسوم ترین اهداف در مدیریت نگهداری و تعمیرات در شرکت ها را نشان می دهد.

 اهداف برنامه مدیریت نگهداری و تعمیرات

عوامل کلیدی در موفقیت سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات

1- تسهیل فرایندهای مدیریت کار

بدون شک می توان فرایند مدیریت کار را قلب تمامی سیستم های مدیریت نگهداری و تعمیرات دانست. مدیریت کار یعنی اینکه چطور یک شرکت فعالیت های نگهداری و تعمیرات خودش را از مرحله درخواست کار تا اجرا و در آخر ثبت داده ها و بازخورد مدیریت می‌کند. عوامل بسیاری بر روی روشی که یک شرکت در فرایندهای مدیریت کارهای خود بکار می‌گیرد دخالت دارند مانند اندازه خط تولید یا پلنت، تعداد نفرات گروه های تعمیراتی و غیره. اما بصورت کلی سه رویکرد کلی در این باره وجود دارد :

• سیستم کاغذی :  استفاده از این رویکرد می تواند برای شرکت های کوچک مفید باشد اما در این رویکرد جستجو در سوابق تعمیراتی تجهیزات بسیار دشوار است. بعلاوه استفاده از این رویکرد باعث افزایش زمان غیر بهره ور فعالیت های تعمیراتی شده و نیز به دلیل مصرف زیاد کاغذ، با رویکردهای توسعه پایدار و الزامات زیست محیطی هم مطابقت ندارد.
• سیستم صفحه گسترده: این رویکرد می تواند برای شرکت های سایز متوسط و حتی بزرگ مقیاس مناسب باشد اما می‌تواند چالش هایی را نیز با خود به همراه داشته باشد. به عنوان مثال تکنسین تعمیرات که در کنار تجهیز حضور دارد نمی‌تواند به فایل صفحه گسترده دستورکار و یا تاریخچه خرابی تجهیز دسترسی داشته باشند . چالش دیگر این رویکرد کنترل تغییرات در فایل های صفحه گسترده است.
• انواع سیستم های کامپیوتری پشتیبان نگهداری و تعمیرات مانند سیستم مکانیزه مدیریت نگهداری و تعمیرات (CMMS) و یا سیستم مدیریت دارایی ها (EAM) : CMMS ها و EAM ها قدرتمند ترین ابزار مدیریت دستورکار نگهداری و تعمیرات هستند که دسترسی لحظه ای به اطلاعات و تاریخچه تجهیزات را فراهم می کنند. علاوه بر تاریخچه تجهیزات، لیست متریال مورد نیاز ، نقشه ها و دستورالعمل ها و … می تواند به هر دستورکار متصل شوند که می تواند در اجرا باکیفیت فعالیت تعمیراتی بسیار موثر باشد.

 مدیریت کار

بکارگیری استراتژی های مناسب برای مدیریت کار علاه بر ساده سازی فرایند های نگهداری و تعمیرات (پیشگیرانه و پیش بینانه)، بالاترین ارزش سازمانی را ایجاد خواد نمود. از طرفی به خوبی می دانیم که ملاحظات بسیار زیادی در فرایند مدیریت کار وجود دارد که می توانند این فرایند را بسیار پیچیده کند. اما چرا تمرکز بر روی فرایند مدیریت کار این قدر مهم است ؟ مزایای یک فرایند جامع و موثر مدیریت کار در شکل زیر نشان داده شده است :

بر همین اساس می توانیم مدیریت کار را “انجام کار درست، به شیوه درست و در زمان درست”  تعریف کنیم که عناصر اصلی آن در قالب چرخه مدیریت کار در شکل زیر نشان داده شده است.

تقریباً تمامی فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات، چه پیشگیرانه، چه پیش بینانه و چه اضطراری در این چرخه قابل مدیریت کردن است. اگر بتوانیم این چرخه را به‌طور کامل پیاده‌سازی کنیم که البته کار دشواری است، تبدیل به بهترین‌ها خواهیم شد و برای این کار باید گام‌به‌گام در یک برنامه بلندمدت پیش برویم. فرآیند مدیریت نگهداشت عناصر این چرخه را طوری در هم می‌آمیزد که افراد درست، کار درست را با استفاده از مواد و قطعات درست و در زمان درست انجام می‌دهند.

در مورد تعمیرات و نگهداری پیشگیرانه بدانیم

شناسایی:

در این مرحله روش هایی که به واسطه آن خرابی ها شناسایی می شوند تعیین می شود. برنامه کارهای پیشگیرانه، پیش‌گویانه و جست‌وجوی خرابی معمولاً از زمان‌بندی‌های برنامه نگهداشت پیش‌کنشی نشاءت می‌گیرند و کار اصلاحی نیز نتیجه خرابی‌هایی است که معمولاً کارکنان بهره‌برداری با استفاده از CMMS و یا EAM آن را گزارش می‌کنند. مهمترین مسئله در این مرحله این است تا می توانیم شناسایی دقیق تری داشته باشیم و در درخواست کارهای تعمیراتی به تمامی شواهد و نشانه‌ها اشاره کنیم. این کار سبب می شود تا در مرحله برنامه ریزی، با استناد به این شواهد برنامه دقیق تری را بتوان تدوین نمود.

برنامه‌ریزی:

این مرحله تشریح می‌کند که چه‌کاری و چگونه قرار است انجام شود. در این مرحله برنامه‌ای ترتیبی و مستند همراه با شرح هر فعالیت موردنیاز تهیه می‌شود. تمام مواد و قطعات یدکی موردنیاز فراهم می‌شود، دفترچه راهنما تعمیر جهت دریافت اطلاعات مرتبط موردنیاز مرور می‌شود و تا زمانی که همه اجزا لازم (ابزار، مواد و قطعات یدکی، نیروی انسانی و … ) در محل فراهم نباشد، کار آغاز نمی‌شود.

زمان‌بندی:

هنگامی‌که دسترسی به مواد، قطعات یدکی و نیروی انسانی تائید شد، می‌توان کار را برای اجرا زمان‌بندی کرد. کار در بهترین بازه تولید که حداقل خسارت را به تولید می‌زند و کمترین اخلال را در ارائه خدمات به مشتریان ایجاد می‌کند، جهت اجرا زمان‌بندی می‌شوند. زمان‌بندی بایستی هرروز بازنگری شود تا رویدادهای اضطراری را شامل شود و بایست تلاش شود تا همه کارهای زمان‌بندی‌شده در همان هفته انجام شوند.

تخصیص:

سرپرستان واحدهای تعمیراتی در هر سازمان موظف هستند تا کارهای برنامه ریزی شده و زمان‌بندی‌شده هر هفته را به نیروهای ماهر تحت مدیریت خود واگذار ‌کنند و در طول فرایند انجام کار نگهداری و تعمیرات نظارت مناسب را داشته باشند تا اطمینان پیدا کنند که کار توسط بهترین نفرات و با بالاترین کیفیت انجام شده باشد.

اجرا:

در شرکت‌های موفق، کارکنان همان بار اول کار را به شیوه درست انجام می‌دهند و اینجاست که برنامه‌های مرتبط با ارتقای سطح مهارت‌ها، چند مهارتی بودن، آموزش و تمرین کارکنان نتایج نهایی و اثربخش خود را نشان می‌دهد. اگر کاری طبق برنامه پیش نرفت سعی نکنیم آن را سرهم‌بندی کنیم صرفاً برای اینکه زمان‌بندی را رعایت کرده باشیم.

خاتمه و بازخورد:

پس از اجرا درست کار نگهداری و تعمیرات، نفرات تیم اجرا بازخورد خودشان را از تطابق برنامه کار استاندارد با کار اجرا شده ارائه می دهند تا در دفعات بعدی برنامه کار به روز و کارآمدتر شده باشد. قطعات و مواد استفاده‌شده، مراحل انجام کار، نفرساعت صرف شده و … داده هایی هستند که در این مرحله بایست توسط تیم اجرا به واحد برنامه ریزی بازخورد داده شود. سپس برنامه کار بسته می‌شود و سوابق داده‌های کاربران برای تحلیل قابلیت اطمینان و بهبود برنامه کار استاندارد در دسترس قرار می‌گیرد.

مطالب مرتبط : نگهداری و تعمیرات سازمان خود را درجه یک کنید

2- توانمندسازی از طریق ابزارهای تکنولوژیک

امروزه در حوزه مدیریت نگهداری و تعمیرات واژه هایی نظیر CMMS، EAM، APM، IOT و … زیاد شنیده می شوند و درباره آن ها صحبت می شود. این ابزارهای فناوری به شرکت ها کمک می کنند تا بتوانند به اهداف عملکردی خودشان در مدیریت نگهداری و تعمیرات دست پیدا کند. شرکت ها با استفاده از این ابزارها می توانند شاهد افزایش بهره وری واحدهای عملیاتی، حداقل شدن زمان توقف و کاهش هزینه های بهره برداری و نگهداری و تعمیرات باشند.

با توجه به تعدد و گوناگونی این ابزارهای فناوری، اینکه شرکت ها از چه فناوری و در چه زمانی باید استفاده کنند تا بتواند در برنامه‌های نگهداری و تعمیرات خودشان به موفقیت برسند، دشوار به نظر می رسد.

آنچه مشخص است این است که یک پاسخ منحصر به فرد برای انتخاب ابزار فناوری وجود ندارد. به عنوان مثال ابزارهای هوش مصنوعی ممکن است در یک کارخانه کارگشا و موثر باشند ولی در کارخانه دیگری لزومی بر پیدا سازی آن وجود نداشته باشد.

 چطور استفاده از این ابزارها باعث ایجاد ارزش می شوند

• CMMS ها و یا EAM ها اغلب پایه و اساس یک سیستم قوی مدیریت کار در نظر گرفته می شوند. این سیستم ها اگر به درستی پیاده سازی شوند می توانند بالاترین بازگشت سرمایه را برای شرکت ها داشته باشند. یکی از حیاتی ترین مزایای این نوع سیستم ها امکان ایجاد یک پایگاه داده از تاریخچه عملکرد تجهیزات است. از تاریخچه تجهیزات در CMMS می‌توان برای نمایش روند عملکرد تجهیزات، تعیین KPI ها، زمانبندی برنامه نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه و کاهش زمان انجام تعمیرات استفاده کرد.
• امروزه IOT به یکی محبوب ترین ابزارهای حوزه تکنولوژی تبدیل شده است. IOT مفهومی است که در آن به اتصال تجهیزات به یکدیگر از طریق شبکه اینترنت می پردازد و هدف از آن ایجاد یک شبکه هوشمند آنلاین می باشد. یکی از استفاده های IOT در سیستم پایش وضعیت ارتعاش در تجهیزات است به نحوی که با استفاده از IOT تجهیزات اندازه‌گیری به سیستم هشدار متصل می شوند و به بر اساس داده های آنلاین ارتعاش می توان دستورکارهای پیش بینانه بر روی تجهیز صادر نمود.

بهره گیری از فناوری های نوین باعث افزایش بهره وری نیروی کار، ارتقای کیفیت تصمیم گیری و بهبود راندمان کلی در سیستم نگهداری و تعمیرات می شود.

3- استفاده هوشمند از داده ها و سوابق تجهیزات

داشتن داده درست برای بهینه سازی عملکرد و کمک به تصمیم گیری های سخت تجاری برای یک سازمان بسیار حیاتی است. یکی از اولین چالش هایی که سازمان ها باید برای ساختن یک سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات درست با آن مواجه شوند، چالش جمع آوری داده های مرتبط با فعالیت های نگهداری و تعمیرات است.

در این زمینه اولین سوالی که سازمان باید به آن پاسخ دهد این است که کدام داده ها و اطلاعات نگهداری و تعمیرات برای من اهمیت دارند. تاریخچه تجهیزات و دارایی های فیزیکی در طول فرایند تعمیرات و نگهداری می توانند مجموعه ای از  اطلاعات ارزشمند را برای سازمان ایجاد کنند. برای مثال دانستن اینکه یک تجهیز چه زمانی خرید شده است و چه مدت است که در حال بهره برداری است می تواند یک شاخص خوب باشد برای اینکه چه‌زمانی این تجهیز نیاز به تعمیر و یا تعویض دارد، باشد.

هر چقدر جزئیات ثبت شده در دستورکارهای قبلی بیشتر باشد می توان تخمین دقیق تری از انجام دستورکارهای بعدی داشت و این بسیار برای افزایش بهره وری نیروهای نگهداری و تعمیرات حائز اهمیت است.

مقاله پیشنهادی : علم داده در مهندسی صنایع+ کاربردها

لیست متریال مورد نیاز، لیست مهارت های در دسترس در هفته آتی، نقشه ها و دستورالعمل هایی که باید به آن ها رجوع شود و پیش نیازها و هماهنگی هایی که برای انجام کار نیاز است نمونه هایی از داده هایی هستند که داشتن آنها بسیار برای فرایند مدیریت نگهداری و تعمیرات با ارزش است.

بعد از اینکه داده های مورد نیاز جمع آوری شدند باید اطمینان پیدا کنیم که تمام کسانی که در این فرایند به این داده ها نیاز دارند می توانند به آنها دسترسی داشته باشند. این افراد می توانند از مدیر بهره برداری تا تکنسین تعمیرات را شامل شود. علاوه بر این که در اختیار قراردادن اطلاعات مورد نیاز به تکنسین ها می تواند چقدر با ارزش باشد، استفاده از تجهیزات موبایل تکنسین ها را قادر می سازد تا اطلاعات تجهیزات را با دقت بالاتری ثبت کنند.

اگر تکنسین ها بتوانند زمان اتمام کار را در همان لحظه در موبایل ثبت کنند، زمان دقیق تری از انجام کار بدست می آید که می تواند در برنامه ریزی های بعدی مورد استفاده قرار گیرد.

مجهز شدن به ابزارهای هوشمند در حوزه مدیریت نگهداری و تعمیرات و تحلیل های مرتبط با آن، بهبود تصمیم گیری، تسهیل فرایند نگهداری و تعمیرات و مدیریت بهتر دارایی های و تجهیزات را به همراه خواهد داشت.

بیشتر آشنا شوید : مدیریت ریسک و کاربرد آن در نگهداری و تعمیرات

4- حرکت از نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه به نگهداری و تعمیرات پیش بینانه

اخرین عامل موثر در مدیریت نگهداری و تعمیرات موفق که در این مقاله به آن می پردازیم، حرکت از نگهداری و تعمیرات پیش گیرانه به سمت نگهداری و تعمیرات پیش بینانه است. ساده ترین تعریف از نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه را می توان چنین دانست : “تعمیر بعد از بروز خرابی”.

شرکت هایی که از این رویکرد استفاده می کنند اکثرا توقف های برنامه ریزی نشده بیشتر، عمر کوتاه تر تجهیزات و هزینه های بیشتر نگهداری و تعمیرات را تجربه می کنند. البته حرکت به سمت نگهداری و تعمیرات پیش بینانه چالش‌های خودش را دارد. در اولین قدم برای رسیدن به این رویکرد شرکت ها باید داده ها و اطلاعات تجهیزاتشان را به خوبی جمع آوری و ثبت کرده باشند.

به همین دلیل است که گفتیم پیاده سازی CMMS یکی از ارکان اصلی موفقیت سیستم های مدیریت نگهداری و تعمیرات است. اما با این وجود صرف جمع آوری داده کافی نیست و شرکت ها باید بر روی تحلیل داده ها بصورت جدی سرمایه گذاری کنند تا بتواند روندهایی که منجر به بهتر شدن فرایند زمان بندی برنامه های نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه می‌شوند را استخراج کنند.

چشم انداز شرکت ها در این مسیر باید این باشد که در نهایت تمام برنامه پیشگیرانه خودشان را به برنامه های پیش بینانه تبدیل کنند.

در این رویکرد هم نمی توان توقف هایی برنامه ریزی نشده را به صفر رسانید اما با تغییر رویکرد به سمت نگهداری و تعمیرات پیش بینانه می توان قبل از بروز خرابی آن را پیش بینی کرد و اقدام متناسب را برنامه ریزی نمود . این کار کمک می کند تا توقف های برنامه ریزی نشده را تا حد قابل قبولی کاهش دهیم ، راندمان نفرات را افزایش دهیم ، قابلیت اطمینان تجهیزات را ارتقا دهیم و هزینه های نگهداری و تعمیرات را کم کنیم.