بهبود فرآیند چیست؟

بهبود فرآیند همانطور که از اسمش مشخص است، پیاده‌سازی یکسری راهکارها برای افزایش عملکرد در سازمان‌ها است؛ اما این راهکارها متناسب با نوع سازمان و زمینه‌های کاری آن متفاوت بوده و نتایج مختلفی را هم به همراه دارد. امروزه سازمان‌ها به علت پیچیده‌تر شدن فرآیندها با توجه به پیشرفت تکنولوژی استفاده از این مفهوم را در سازمان خود باید مدنظر قرار بدهند.

استفاده از مفاهیم مربوط به بهبود فرآیند کارایی سازمان را به حد دلخواه رسانده و مشکلات موجود در روند کارها را به حداقل می‌رساند. برای این منظور لازم است تا سازمان‌ها در فرآیندهای خود تجدیدنظر کرده و تغییرات جدی را در راستای اعمال راهکارهای بهبود فرآیند انجام دهند.

در ادامه ضمن تعریف کلی از این مفهوم اقدامات لازم برای پیاده‌سازی این ساختار را معرفی می‌کنیم.

تعریف بهبود فرآیند

بهبود فرآیند یا BPI(Business Process Improvment) به مجموعه‌ای از راهکارها و ابزارها گفته میشود که پیاده‌سازی آن‌ها توسط مدیران به افزایش کارایی و بهبود عملکرد سازمان منجر می‌شود. این راهکارها با تمرکز بر روی تغییرات فرآیندها، بازطراحی فرآیندها را نیز شامل می‌شود.

این راهکارها در جهت برآورده کردن اهداف تجاری سازمان‌ها در کمترین زمان مناسب هستند.

همانطور که پیش‌تر گفته شد روش‌ها پیاده‌سازی این راهکارها متناسب با نوع سازمان متفاوت است؛ اینگونه سازمان‌ها خصوصیاتی به شرح زیر دارند:

مدیران این سازمان‎‌ها با فرآیندها آشنا بوده و برای آن‌ها نقشه راه تنظیم کرده‌اند.
مدیران میزان کارایی هر یک از فرآیندها را به همراه ورودی و خروجی‌های کمی و کیفی آن‌ها تحلیل می‌کنند.
مدیران اینگونه سازمان‌ها بر روی فرآیندهای خود سرمایه‌گذاری کرده که مشخصا برای ارتقا سرمایه خود و ماندن در فضای رقابتی نقشه راه فرآیندها را بازنگری و بهبود می‌بخشند.

شرکت‌ها راهکارهای BPI را به عنوان ابزاری برای ایجاد و حفظ یکپارجگی در همه‌ی سطوح سازمان به کار می‌گیرند؛ در کنار تمایل به بهبود در شرکت عواملی در سازمان نیز مدیران برای استفاده از این رویکرد مجاب می‌کند.

بطور مثال ایجاد فناوری‌های نوین، پاسخ به تغییرات ناگهانی تقاضای مشتریان و حضور رقبای پر قدرت و جدید در بازار عواملی هستند که مدیران را به استفاده از این رویکردها سوق می‌دهند.

معرفی: ماتریس SWOT و کاربرد آن در برنامه ریزی و چیدن استراتژی

پیاده‌سازی رویکرد بهبود فرآیندها در کسب و کارها

همانطور که گفته شد استفاده از راهکارهای بهبود فرآیند برای ارتقای موقعیت سازمان‌ها کمک می‌کند؛ کسب و کارهای نوپایی که قصد پیشرفت در حوزه‌ی فعالیتی خود را دارند به آن‌ها پیشنهاد می‌شود تا این رویکرد را در برنامه‌های خود بگنجانند تا شروع پر قدرتی را به همراه داشته باشند.

برای اطمینان بیشتر می‌توان کار پیاده‌سازی این رویکرد را برعهده شرکت‌هایی گذاشت که تجربه‌ی این کار را در سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف داشته و به چالش و نکات آن آگاه هستند؛ با این وجود قصد داریم تا در ادامه شما را فازهای مختلف اجرایی آن آشنا کرده تا دید بهتری نسبت به BPI در سازمان‌ها داشته باشید.

فازهای بهبود فرآیند

فاز اول

برنامه‌ریزی

قدم اول در شروع هر فعالیتی برنامه‌ریزی برای استحکام نقشه‌ی راهبردی است؛ در این فاز نکته‌ی مهم شناسایی گلوگاه‌ها در فعالیت‌های سازمان است تا در ادامه به تحلیل فرآیندهای پیش رو پرداخته تا در صورت امکان تغییر بهترین فرآیند انتخاب شود؛ سپس محدوده‌ی اجرایی اهداف تعریف شده و به همراه تیم اجرایی تمام پروژه شروع به فعالیت کند.

فاز دوم

تحلیل

فرآیندی که به عنوان کاندید برای جایگزینی در سازمان انتخاب شده است باید به طور کامل بررسی شده تا در صورت نیاز ابزار دیگری برای بهبود فرآیند به کار گرفته شود.

در این فاز به کمک دیگر ذینفعان پروژه مطالعات عمیق در باب فرآیند منتخب انجام شده و توسط دیگر ابزار فرآیند مذکور را تحلیل می‌کنند.

فاز سوم

بازطراحی

پس از آنکه گلوگاه‌ها مشخص شد و فرآیند ایده‌آل تأیید گردید، اقدامات زیر انجام می‌شود:

آزمایش کردن ایده‌های تیم بهبود فرآیند
بررسی بازخوردهای طرح بهبود
مستند کردن طرح بهبود یافته
توجه به نظرات و پیشنهادات کارشناسان و ذینفعان
پالایش طرح بهبود
رسم فرآیند بهتر

فاز چهارم

تأمین منابع

منابعی که برای تغییر در سازمان مورد نیاز هستند مانند منابع انسانی، منابع مالی، تجهیزات و فناوری اطلاعات مورد توجه قرار می‌گیرند.

مقاله پیشنهادی: 6 نکته برای مدیریت ارتباط با کارکنان

فاز پنجم

پیاده‌سازی

بعد از تأیید کارشناسان و ذینفعان و اطمینان از مؤثر بودن فرآیندهای جدید در اجرا، تغییرات طراحی شده با توجه به نکات زیر پیاده‌ می‌شوند:

پی بردن به مشکلات و موانع بر سر راه پیاده‌سازی
عرضه فرآیند جدید و به تصویب رساندن آن برای اجرای هماهنگ در سازمان

فاز ششم

بهبود مستمر

قطعا برای ماندن در حالت ایده‌آل و حفظ ارتقای ایجاد شده لازم است تا اقدامات صورت گرفته در سازمان، استمرار پیدا کند و همواره در راستای حفظ این بهبود افراد به اندازه‌گیری عملکرد فرآنید جدید مطابق به شاخص‌های کلیدی عملکرد، مشخص کردن مشکلات و اصلاح آن‌ها و به روز کردن شاخص‌های عملکرد مشغول باشند.

به طور کلی اجرایی کردن هر شش فاز برای سازمان‌های کوچک کافی است اما برای سازمان‌هایی که با حجم بالایی از فرآیند روبه‌رو هستند بکارگیری هر شش فاز لازم و کافی است.

در نهایت BPI به بهبود بازده، بهبود عملکرد فرآیند، مدیریت کیفیت، مدیریت هزینه، کاهش زمان در گردش بودن فرآیند و مدیریت مؤثر منابع منجر می‌شود.

کلام پایانی

استفاده از بهبود فرآیند بهترین و مطمئن‌ترین راه برای ارتقا فرآیندها و حفظ جایگاه سازمان در فضای رقابتی است؛ هر سازمان به پیشنهاد کارشناسان به بازبینی فرآیندها در چند ماه یکبار نیاز دارد. هلدینگ کاسپین می‌تواند در این زمینه تجارت خود در اختیار شمار قرار دهد.

چنانچه BPI را در نقطه تمرکز شرکت قرار داده شود بازده عملکردی سازمان را ادامه دار خواهد کرد.