اطلاعات مدیریت یا MIS یکی از پارامترهای است که مدیران شرکت‌ها باید به آن توجه داشته و برنامه‌ریزی‌های لازم را در جهت پیشبرد صحیح اطلاعات انجام دهند. امروزه تمامی فعالیت شرکت‌ها بر مدار جریان‌های اطلاعاتی گردش دارند و مطابق با اطلاعات موجود سایر بخش‌ها و سیستم‌ها کنترل می‌شوند.
با استفاده از سیستم اطلاعات مدیریت مدیران قادر هستند حضور موفقی را در رقابت با سایر شرکت‌ها داشته باشند؛ به این دلیل که اطلاعات مدیریت بدست آمده از بخش‌ها ارتباط و هماهنگی بین قسمت‌های مختلف را افزایش داده و یکپارچگی در زنجیره روابط را برقرار می‌کند. بنابراین توجه به جریان‌ها و منابع اطلاعاتی از ضرورت خاصی برخوردار است.
با ما همراه باشید تا با یکدیگر به شرح این نوع از سیستم‌های مدیریتی بپردازیم.
مفهوم سیستم اطلاعات مدیریت
سیستمی که کنترل و بازسازی اطلاعات را از دنیای محیطی و عملیات بازرگانی داخل سازمان برعهده دارد و با سازمان‌دهی و انتخاب داده‌ها اطلاعات لازم را جهت اخذ تصمیم، برنامه‌ریزی و کنترل برای مدیران آماده می‌سازد، سیستم اطلاعات مدیریت یا MIS نامیده می‌شود.
این سیستم با رویکرد کامپیوتری اطلاعات را بر اساس خواسته‌های کاربران در اختیار آنها قرار می‌دهد.
MIS نه‌تنها مدیران را در امور استراتژیک حمایت می‌کند، بلکه در تصمیمات تکراری و روزمره نیز اطلاعات لازم را در اختیار مدیران تاکتیکی قرار داده و آنها را قادر می‌سازد تا به اطلاعات گسترده‌تری دست پیدا کنند.
سیستم اطلاعات مدیریت به دو روش برای پشتیبانی از فعالیت‌هایی مدیریتی در یک سازمان به کارگرفته می‌شود؛ اول اینکه منابع اطلاعاتی را در سازمان فراهم کرده که به شناسایی و درک مسئله کمک می‌کند.
هدف این سیستم‌ها مدیریت افزایش روند ارائه و اداره‌ی اطلاعات و کاهش حدسیات در حل مشکلات در سطوح مختلف سازمانی است؛ دومین روش MIS استفاده از سیستم‌های بازخورد، بازتاب و بازیابی اطلاعات در جهت تکامل داده‌های جدید به سیستم است. سیستم اطلاعات مدیریت امکان استفاده کاربران متعدد را از یک پایگاه و بانک اطلاعاتی مشترک هموار می‌کند.
با استفاده از این سیستم مدیران اطلاعات مرتبط با اهمیت را به جای اطلاعات بیهوده که موجب انحراف آنها از تصمیمات اصلی می‌شود، تصمیمات بهینه و کاربردی گرفته می‌شود.
MIS به جهت ماهیت کامپیوتری که دارد برای پیاده‌سای آن به سیستم عامل‌ها، ابزارهای تاکتیکی، واسطه‌های کاربری و این نوع برنامه‌ها نیازدارد.
سیستم اطلاعات مدیریت و مهندسی نرم‌افزار از آن جهت که هر دو برای رفع نیازهای خود به کامپیوتر احتیاج دارند تا اندازه‌ای شبیه بهم هستند؛ اما افرادی که در حوزه سیستم اطلاعات مدیریت فعالیت دارد بخش قابل توجهی از دانش و تجربیات آن به زمینه کارهای تیمی، رهبری، مدیریت پروژه و خدمات مشتریان مرتبط است.
مقاله پیشنهادی: معرفی پویایی شناسی سیستم‌ها | رویکرد و ساختار
متخصص MIS
این فرد با توانایی مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی قادر است تا نیازهای اطلاعاتی یک سازمان را تحلیل کرده و یک سازمان مدیریتی مبتنی بر علوم کامپیوتری و مدیریتی طراحی کرده و بر آن رهبری و نظارت داشته باشد.
ویظیفه یک متخصص MIS کمک به یک سازمان در جهت سرمایه‌گذاری در تجهیزات، منابع انسانی فرآیندهای تجاری است تا سود حاصل از آنها را حداکثر کند.
فرآیندهای تجاری شامل طراحی و توسعه‌ی یک سیستم متفاوت برای اعمال روش‌های نوین با هدف توانمند ساختن منابع و افزایش کاربری آنها است؛ بنابراین یک متخصص MIS برای رسیدن به موضوع باید اطلاعات کافی و جامع داشته باشد تا بتواند تحلیل‌های لازم را برای پایه‌ریزی یک سیستم اطلاعات مدیریت و توسعه‌ی آن انجام دهد.
وظایف و ویژگی‌های افراد در سیستم اطلاعات مدیریت
- به‌روز بودن در تکنولوژی
- داشتن توانمندی‌های پایه‌ای تکنیکی
- توانایی انتخاب تکنولوژی مناسب برای پیاده‌سازی یک سیستم به بهترین شکل
- استفاده از آخرین امکانات و ابزارهای تولید نرم‌افزار به عنوان ابزار پروتایپینگ در توسعه سیستم
- ایجاد برنامه‌ی کاربردی تجاری در محیط شئ‌گرا و طراحی واسط کاربری، بکارگیری کنترل‌ها، برنامه‌نویسی و عیب‌یابی
- تکنیک‌های مدل‌سازی مانند Normalization(فرآیند سازمان‌دهی داده در پایگاه داده به طور کارآمد)، ER(مدل موجودیت-ارتباطEntity-Relationship ) و DFD(نمودار جریان داده Flow.Diagram) که به عنوان یک ابزار کارآمد برای طراحی پایگاه داده مؤثر بوده و طراحی، پیاده‌سازی، بهینه‌سازی و اشکال زدایی برنامه‌های پایگاه داده
- مدل ایجاد شده در سیستم‌های مدیریت پایگاه داده مانند SQL، Access و Oracle پیاده‌سازی کرده که شامل: ایجاد جداول، برقراری روابط محدودکننده، یکپارچه‌سازی اطلاعات، ایجاد فرم‌ها و گزارش‌ها می‌باشد.
- مدیریت فرآیندهای تست نرم‌افزار و اطمینان از عملکرد صحیح آنها
- آشنایی با ساختار سازمانی، اهداف تجاری، عملیات بازرگانی و قواعد کاری تا سیستم‌های طراحی شده توسط متخصص MIS پوشش داده شود.
- تهیه فرم‌های مشخصات و دیاگرام فعالیت‌ها به جهت عیب‌یابی و فع مشکلات سیستم به طور کارآمد
زیر مجموعه‌های سیستم اطلاعات مدیریت
به طور کلی سیستم‌هایی که در زیر مجموعه‌ی MIS قرار می‌گیرند به شرح زیر است:
- سیستم پردازش عملیات
- سیستم گزارشات مدیریت
- سیستم پشتیبان تصمیم‌گیری
- سیستم اطلاعاتی مدیریت نیروی انسانی
- سیستم اطلاعاتی مدیریت مالی و حسابداری
- سیستم اطلاعاتی مدیریت تولید
- سیستم اطلاعاتی بازاریابی و فروش
اما چنانچه بخواهیم تقسیم‌بندی دقیق‌تری از MIS داشته باشیم، می‌توان اینگونه تقسیم‌بندی را انجام داد:
- سیستم‌های مدیریت و نگهداری کالا و تجهیزات
انبار، اموال، تدارکات، نقلیه، تعمیر و نگهداری تجهیزات و مدیریت منابع IT
- سیستم‌های حوزه مالی
حسابداری، دریافت و پرداخت و بودجه و اعتبارات
- سیستم‌های حوزه منابع انسانی
تشکیلات، کارگزینی، حقوق و دستمزد، حضور و غیاب، بازنشستگی، آموزش، ارزشیابی و رفاه و تعاون
- سیستم‌های حوزه اطلاعات مدیریت
مدیریت گردش کار و آرشیو الکترونیکی اسناد
طراحی سیستم اطلاعات مدیریت
چنانچه شرکت‌ها قصد داشته باشند تا MIS را سازمان خود پیاده‌سازی کنند، باید گام‌های زیر را پشت سر بگذارند؛
گام اول: شناخت
گام دوم: آنالیز سیستم
گام سوم: اجرا
گام چهارم: آزمایش طرح جدید
گام پنجم: استقرار طرح جدید
در ادامه بخوانید: تعریف HACCP و گام های پیاده سازی
مشکلات در پیاده‌سازی سیستم اطلاعات مدیریت
به طور طبیعی پیاده‌سازی هر نوع سیستم در سازمان و شرکت‌ها با مشکلات و چالش‌هایی همراه خواهد بود که شامل:
- عدم حمایت برخی مدیران در استقرار سیستم
- عدم مهارت کافی کارکنان در کار با سیستم
- نیاز به هماهنگی بین چند واحد سازمانی برای اجرای یک فرآیند یکپارچه
- وجود داده‌های متناقض و بی‌کیفیت در سیستم موجود و واحدهای مختلف آن
- عدم تمایل کارکنان به تغییر سیستم و محیط کار
نقاط قوت و ضعف سیستم اطلاعات مدیریت
ویژگی‌ها و نقاط قوتی که باعث می‌شود تا مدیران MIS را سازمان خود پیاده کنند ماهیت مدیریت گرا، مدیریت محور، جریان‌های کاری رایج، مبتنی بر نیاز، مبتنی بر استثناء، آینده‌گر، برنامه‌ریزی دراز مدت و انعطاف‌پذیری و سهولت استفاده است؛ اما MIS ضعف‌هایی هم در خود دارد که باید به آنها توجه ویژه داشت چرا که در نظر گرفت آنها علت شکست خوردن بسیاری از سازمان‌ها در استفاده از MIS است.
سیستم MIS به علت عدم توانایی افراد در انتخاب و طراحی و استفاده مناسب از سیستم‌ها موجب عدم موفقیت سازمان‌ها می‌شود. اگر یک سازمان از بهترین تکنولوژی و سیستم مدیریتی و اجرایی برخوردار باشد اما نیروی انسانی متخصص و کارآمد نداشته باشد، نمی‌تواند در عرصه رقابت موفق باشد.
با این وجود ضعف عمده سیستم اطلاعات مدیریت در عدم مرتفع کردن نیازهای خاص هر فرد است که در فراهم کردن اطلاعات دقیق مورد نیاز ضعیف عمل کرده سیستم پشتیبان تصمیم(DSS) ضعیفی دارد.
کلام پایانی
برای رسیدن به نتیجه مطلوب از پیاده‌سازی سیستم اطلاعات مدیریت، به برنامه‌ریزی، تعریف استراتژی کاری، پرهیز از پرداختن و اهمیت بیش از حد به عملیات طراحی و انتخاب نرم‌افزار است؛ بنابراین داشتن تفکری صحیح در پیاده‌سازی MIS موفقیت در کارآمد بودن آن در سازمان را موجب می‌شود.
تولید شده در گروه تولید محتوای هلدینگ کاسپین | نویسنده: سیده فاطمه حوائجی | منابع: مقاله سیستم‌های اطلاعات مدیریت (احسان صفایی)
بدون دیدگاه