نگهداری و تعمیرات سازمان خود را درجه یک کنید

در طول سالیان بسیار، در اکثر سازمانها و شرکتها تمامی تمرکز مدیریت به فعالیتهای تولیدی معطوف شده و متاسفانه به موضوع نگهداری و تعمیرات سازمان به چشم یک فعالیت غیرضروری نگریسته می شد. این نگرش سبب گردیده بود تا فعالیتهای نت نادیده گرفته شوند.

اما در سالهای اخیر سیاستهای سازمانی و نیازمندیهای کسب و کار باعث شده تا مدیران توجه بیشتری به نگهداری و تعمیرات مبذول داشته و یکی از دلایل اصلی آن هم این است که هزینه های نگهداری و تعمیرات در سازمان ها در شمار یکی از هزینه های اصلی درآمدهاست.

(در واقع پس از دهه 60 میلادی و هزینه های سنگین خرابی ماشین آلات کارخانجات اهمیت این امر بسیار بالا رفت و در اولویت سازمان های بزرگ قرار گرفت.)

هزینه بالای بخش نگهداری و تعمیرات کارخانجات این توان بالقوه را در مدیریت ایجاد کرده است که بتواند با بذل توجه به مفاهیم نت، از بسیاری از این هزینه ها پیش گیری نماید.

با استقرار روشهایی که در این گام توضیح خواهیم داد می توان هزینه های نگهداری و تعمیرات را تا حدود بسیاری کاهش بخشید. با ترکیب مناسب برنامه های فهرست شده در ذیل در بخش نگهداری و تعمیرات، در میان مدت و کلان مدت منافع بسیار زیادی نصیب سازمان خواهد گردید. تجارب سازمان ها نشان داده است که با اجرای روشهای مناسب نگهداری و تعمیرات و توجه نمودن به تجارب ارزنده نت سازمان ها، کاهش هزینه ها تا میزان بیست تا سی درصد ممکن خواهد بود.

مدیران نگهداری و تعمیرات صنایع موفق گردیده اند با بکارگیری ترکیبی مناسب از روشهای ذیل کنترل بیشتر و موثرتری بر عملکرد سازمان داشته باشند و به موفقیت های چشمگیری دست یابند؛ میزان موفقیت کسب شده به تعریف دقیق اهداف و چگونگی اجرای فعالیت های تعریف شده در سیستم یکپارچه تولید و تعمیرات بستگی دارد.

در ادامه مطلب راهکارهای نگهداری و تعمیرات به معرفی این ۱۳ گام و در واقع سیزده راهکار موثر در ارتقای سیستم نگهداری و تعمیرات سازمان می پردازیم:

۱- تغییر در باورها و تکنیک ها

برای کسب بهترین تجارب از سوی سازمان های تولیدی و همچنین واحدهای نگهداری و تعمیرات، لازم است تغییرات مهمی در باورهای سازمانی و تکنیکهای کاری صورت پذیرد تا از طریق آن، واحدهای سازمانی به سمت کار تجاری سودآور هدایت گردند. در صورتی که تغییرات سازمانی و تکنیکی در یک زمان خاص اتفاق افتد ممکن است سیکل تغییرات به خوبی طی نگردد و در این صورت سازمان بدون رسیدن به تجارب کارسازی در عرصه نگهداری و تعمیرات به همان روند قدیمی خویش باز خواهد گشت.

۲- درک تغییرات

بسیاری از انسانها از تغییر در هراسند و لذا در برابر آن مقاومت نشان می دهند. نکته مهم آن است که همه افراد بر لزوم ایجاد تغییر توجیه شوند و تنها در این صورت است که سازمان را در رسیدن به موفقیت واقعی ناشی از تغییر یاری خواهند نمود.

چنانچه سازمانی تصمیم داشته باشد که سازمان تولید یا نت خود را به سطح کلاس جهانی برساند لازم است تا یک نوع دیسیپلین و نظم و انضباط فوق العاده و همچنین یک برنامه کاری دایمی را ایجاد نماید؛ همچنین ضروریست که این برنامه کاری تهیه شده مورد بازنگری و موافقت مدیران ارشد سازمان قرار گیرد. هنگامی که این تفاهم مشترک ایجاد گردید آنگاه مدیران تولید و نت باید تمامی تلاش خود را در پیاده سازی تغییرات مطرح شده مناسب با سرعت برنامه، بکارگیرند.

۳- کار گروهی

تمامی پرسنل عملیات تولید و پشتیبانی باید در مقابل برنامه تغییرات آماده گشته و اطلاعات لازم به آنها درچارچوب محدوده زمانی و فردی ارایه شود. لازم است افراد سازمان در فرایندهای مهندسی مجدد مشارکت داشته باشند و بخشی از کارها را با مسولیت خود به انجام رسانند. پرسنلی که فرایند را درک کرده و با آن موافق باشد، بسیار راحت تر با آن همکاری نموده و کمتر ایجاد مشکل می نماید. به همین دلیل است که تحقق کار گروهی در فرایند تغییرات سازمانی یک گام بحرانی در راه حصول موفقیت است.

۴- آموزش

در تمامی مراحل برنامه تحول سازمانی برای رسیدن به سطح کلاس جهانی بایستی برنامه های آموزشی خاصی ارایه شود. جلسات کنترل پیشرفت کار و مباحث آموزشی برای ایجاد ایده های نوین بسیار ضروری هستند. لازم است روشهای اصولی کار برای پرسنل توضیح داده شود تا به درک آن نائل گشته و برنامه های آموزشی در سطح یک ساعت در هر روز محدود بوده لیکن در تمام مراحل کار اجرا گردند؛ همچنین می توان کارگاه های آموزشی برای بررسی مشکلات مشترک روزانه کار تشکیل داد.

از سوی دیگر، لازم است روشهای حل مساله برای بررسی و حل مشکلات سازمان آموزش داده شده و تا زمانی که استاندارد جدید به طور کامل جا افتد، ادامه یابد. پرسنل شرکت بایستی روشهای علمی و مهارت های حل مساله را فرا گیرند تا بتوانند به صورت سیستماتیک و قانونمند اطلاعات موجود را تجزیه وتحلیل نمایند.

لازم است دقت شود که روش تعیین شده برای حل مساله در همه سازمان یکنواخت بوده و برای تجزیه و تحلیل آن دسته از اطلاعات و مشکلات که نیاز به بررسی های پیشرفته تر دارد یک سیستم سازمانی که در آن مهارتهای گوناگون مشارکت دارند تشکیل گردد. همچنین تیم های حل مساله که از افراد گوناگونی تشکیل شده اند می توانند در صورت نیاز یک تسهیلگر به همراه داشته باشند تا آنها را در کسب آموزشها و فرایندهای جدید یاری نماید.

هلدینگ کاسپین در امر آموزش و مشاوره در کنار سازمان و شرکت شما خواهد بود…

جهت تماس و کسب اطلاعات بیشتر کلیک کنید

۵ – مدیریت دارایی ها

همه تجهیزات و دستگاهها باید در قالب ساختارهای کلان تجهیزاتی یا همان مراکز دارایی مرتب گردند. یک مرکز دارایی شامل گروهی از ماشین آلات است که برای تولید یک محصول خاص یا مجموعه ای از محصول ها چیده شده اند. هر کدام از این مراکز دارایی یک مرکز هزینه خواهند داشت که کلیه هزینه های پرسنلی و موادی تجهیزات با این مرکز هزینه محاسبه خواهند گردید. این مراکز هزینه بایستی از لحاظ روند مصرف هزینه ها و کنترل روندها تحت مراقبت قرار گیرند؛ در این حالت برای کلیه عملیات انجام شده نت در قالب حکم کار، نوع و میزان هزینه آن جهت بررسی های بعدی در مرکز هزینه نگهداری خواهد گردید.

۶- کنترل موجودی و انبار

یکی از تغییرات مهم در تجربه سازمان، بازنگری و بهینه سازی انبار می باشد. نگهداری قطعات یدکی و ابزار آلات در محیط های مناسب یکی از دغدغه های اصلی پرسنل واحدهای نگهداری و تعمیرات است. اینکه قطعات یدکی برای مواقع موردنیاز و حالت های خرابی اضطراری یا اورهال های برنامه ای در دسترس باشند، در کارایی سیستم نت بسیار حایز اهمیت می باشد.

لازم است توجه داشت که اندازه نگهداری قطعات یدکی به میزانی باشد که نه بیش از اندازه موردنیاز باشد و نه کمتر از آن. همچنین در انبارداری قطعات یدکی نت بایستی قواعد انبارداری علمی و سیستماتیک و نکاتی مانند دسترسی آسان به قطعات و شناسایی سریع آنها مدنظر قرار گیرد. قطعات یدکی باید در یک سیستم اطلاعاتی ثبت گردند و همچنین ارتباط آنها با مراکز هزینه نت مشخص باشد.

همچنین بهتر است برای سوابق مصرف قطعات هر تجهیز گزارشهای متنوعی ایجاد شود تا از طریق آنالیز این اطلاعات، واحد نت به نتایج مطلوبتری دست یابد. نهایتا آنکه ایجاد یک انبار مناسب برای نت ضروریست و بایستی رویه های دریافت قطعات، انبارش، سرشماری، توزیع و اسقاط کاملا مکتوب گشته و از طریق دستورالعمل های ساده و آسان در دسترس پرسنل قرار گیرد.

۷- نگهداری و تعمیرات اصلاحی

پس از تعریف تجهیزات و داراییها می توان به تعریف فعالیت های نت اصلاحی و نت پیشگیرانه اقدام نمود. در این مرحله بایستی تعریف کار و ثبت اطلاعات به گونه ای باشد که مرتبط با مراکز هزینه تعریف گشته باشد. محاسبات مربوط به نفر ساعت صرف شده، مواد و قطعات مصرف شده، سفارش قطعات ایجاد شده و سایر سیکل های هزینه ای از طریق این اطلاعات انجام میگردد.

برای هر کار نت لازم است سوالات چه چیزی (what)، توسط چه کسی (whom)، در کجا (where)، چه وقت (when) و چرا (why) مشخص باشد. برای جمع آوری این اطلاعات لازم است ورودی های صحیح ثبت اطلاعات جهت نگهداری کلیه سوابق و جزئیات مربوط به آنها و همچنین گزارش نویسی مورد بازنگری قرار گیرند. در بسیاری از موارد، ثبت دقیق و کامل جزییات مربوط به فعالیت‌های روزمره نظیر روانکاری و تنظیمات جزیی ضروری میباشد.

در سیستم صدور حکم کار، برنامه ریزی از عناصر اصل سیستم می باشد؛ برنامه ریز باید بتواند زمان، مواد و نیروی انسانی را به تجهیزات اختصاص دهد. واحد برنامه ریزی بایستی به گونه ای برنامه ریزی حکم کار را انجام دهد که کار نت در محدوده زمانی تعریف شده انجام یابد و نیازمندیهای سیستم تولید و نگهداری و تعمیرات توامان پاسخ داده شود.

این مقاله مرتبط را نیز توصیه میکنیم: راهکارهایی برای مدیریت ریسک بهتر در نگهداری و تعمیرات

۸- نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه

برنامه PM تعریف شده برای سازمان نیاز به بازنگری دارد تا به شکلی تبدیل گردد که پاسخگوی خواسته ها و اثربخشی لازم باشد. فراوانی توقفات غیربرنامه ای و توقفات متوالی تجهیزات نشانگر آن است که برنامه PM تعریف شده کارایی لازم را ندارد. هدف واقعی برای PM آن است که توقفات و خرابی ها را تا سطح مورد قبول مدیریت کاهش دهد.

اثربخشی برنامه PM در آن است که برنامه هایش را با حالتهایی از نت اصلاحی (CM) و نت پیشگویانه (PdM) ترکیب نماید. بسیار ضروریست که هماهنگی و همکاری کامل بین مدیران تولید و نت برقرار باشد و بهتر آن است که دستورالعمل نحوه همکاری و شرح وظایف دقیق هرکدام از این واحدها در قبال خرابی ها و شکست ها نوشته شود.

با نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه بیشتر آشنا شوید

۹- نگهداری و تعمیرات پیشگویانه

استفاده از تجهیزات پیشگویی و پیش بینی خرابی ها و شکست ها بسیار ضروریست. یکی از خواسته های مدیریت هر سازمانی این است که دوره کاربری مفید هر دستگاه را افزایش دهیم. پرسنل نت میتواند روشها و ابزار گوناگون و مفیدی را در سیستم PdM مورد استفاده قرار دهد. الگوهای خرابی تجهیزات میتوانند بادقت بسیار خوبی خرابی ها و شکست ها را پیش بینی نمایند.

روشهای دیگری که می توانند بدون صرف هزینه های هنگفت در روش PdM مورد استفاده قرار گیرند عبارتند از:

آنالیز ارتعاش، آنالیز روغن، آنالیز دما و روشهای مافوق صوت. منطق کار بدین صورت است که هر ماشین پیش از خراب شدن، صدا ها و هشدارهایی از خود بروز می دهد. استفاده از روشها و ابزار PdM کمک می کند تا با یاری این هشدارها از وقوع خرابی مطلع شویم.

با کمک این اطلاعات می توان سیستم مدیریت مناسبی برای جلوگیری از خرابی یا کنترل عواقب آن ایجاد نمود. آنالیز روند خرابی یک دستگاه در طول برهه زمانی برای پیشبینی احتمال وقوع خرابی در زمانهای آتی، اطلاعات خرابی را ارائه میدهد. با کمک این پیشبینی می توان برنامه ریزی انجام کار را با توجه به اینکه چه وقت و در کجا نیاز به کار تعمیراتی می باشد به انجام رساند.

احتمالا برایتان مفید باشد: شرح وظایف مدیر نگهداری و تعمیرات

۱۰ – خرید و تدارکات

خرید نیز به عنوان یکی از قاعده های اصلی در سازمان های نگهداری و تعمیرات مدرن، ایفای نقش می نماید.

ایجاد یک سیستم مکانیزه برای سفارش گذاری خرید و نگهداری سطح موجودی، بسیار توصیه میشود. هماهنگی بین برنامه ریزی و سطح اطمینان موجودی پایه گذاری شده که از طریق مقدار مصرف و دوره سفارش خرید کنترل می شود، می تواند مانع هرگونه کمبود یا ذخیره اضافی کالاها گردد.

ترفندی که دراین مجال معرفی می شود ترفند استفاده از موجودی انبار در مواقع اضطراریست. بدین معنی که سیستم بتواند تامین روزمره قطعات خود را از مراکز تامین کننده در مواقع نیاز انجام دهد و فقط در مواقع اضطراری مجوز مصرف از موجودی اطمینان انبار خود را صادر نماید در این روش بهتر است که با مرکز تامین کننده ای قرارداد بسته شود که از ضمانت لازم را برای تامین قطعات در زمان درست و در شرایط مناسب برخوردار باشد.

ایجاد سیستم های مدیریت تامین کنندگان و ایجاد رقابت مابین آنها و بررسی استراتژی های تامین از یک منبع یا چند منبع در این مرحله از کار الزامیست؛ همچنین انعقاد قراردادهای کتبی و شفاف می تواند از بسیاری از مشکلات پیشگیری نماید.

۱۱- نت پیش اقدام (PAM)

نت پیش اقدام گزینه ای است که هم در بردارنده نت پیشگیرانه (PM) و هم در برگیرنده نت پیشبینانه (PdM) میباشد. مبرهن است که مدیران نت باید اطلاعات و سوابق ناشی از PM و PdM را در اختیار داشته باشند تا بتوانند آنها را به سمت PAM توسعه دهند. PAM بصورت یک تاریخچه در سوابق برنامه های هر مرکز هزینه وجود خواهد داشت.

برای دستیابی به چنین مرحله ای لازم است یک روش مستندسازی برای ثبت تاریخچه هر مرکز هزینه ایجاد گردد. مقدار ساعات تولیدی و توقف هر مرکز هزینه و همچنین نمودارهای علت و معلول وقایع مربوط به هر مرکز هزینه بایستی ثبت شود. سوابق تجهیزات بایستی به گونه ای نگهداری شوند که در برنامه های PAM قابل استفاده موثر باشند. PAM به مدیران کمک خواهد نمود تا در کاهش میزان توقفات و همچنین افزایش قابلیت اطمینان تجهیزات و افزایش دوره عمر مفید موفق تر عمل نمایند.

۱۲- قابلیت شمارش و اندازه گیری

این نکته که هر سیستمی قابلیت کمی کردن و شمارش را دارا باشد بسیار ضروریست. لازم است تا فعالیت های کلان و جزیی مسیر توسعه و میزان اثرگذاری آنان بر شاخص های کلیدی قابل اندازه گیری و نمایش باشد. این شاخصها کمک می نماید که مسیر بهبود روشن تر و مشخصتر باشد تا بتوان در صورت نیاز نیروی بیشتری متمرکز نمود.

اغلب انسانها از حسابرسی و سنجش کارها تصور مثبتی در ذهن ندارند چرا که گمان می کنند نتیجه این سنجشها برای آنها اعلام شاخص کارایی پایین آنهاست؛ بهرحال لازم است که مکانیزم مثبت و برانگیزاننده ای برای تعریف و محاسبه شاخص های عملکرد سیستم نت ایجاد گردد تا این شاخص ها در مشخص نمودن موفقیت یا عدم موفقیت برنامه ها بکار گرفته شوند.

البته بایستی در نظر داشت در سنجش و اندازه گیری شاخصهای نت، مهم تر از آنچه باید محاسبه شود ایناست که چگونه این سنجش و محاسبه انجام گردد. همچنین ذکر این نکته نیز لازم است که غالبا محاسبه و پایش این شاخص ها فرایندی ساده نیست. برای رسیدن به موفقیت بایستی این شاخص ها را با اهداف و استراتژی های کلان سازمان همسو نمود. با ایجاد تیم های متشکل از لایه های کارگری، سرپرستی و مهندسی در واحدهای مختلف سازمان می توان با اطمینان بیشتری بر نتایج حاصل از سنجش شاخص ها تکیه نمود؛ البته لازم است این تیم ها مجوزهای لازم برای دستیابی به اطلاعات موردنیاز را در اختیار داشته باشند.

خلاصه اینکه می بایست تیم CFT یا چند تخصصی برای گردآوری و تهیه تشکیل شود.

۱۳- نت بر پایه قابلیت اطمینان

آخرین مرحله از برنامه تجدید ساختار نت RCM میباشد؛ RCM یک ساختار یکپارچه و هماهنگ و قابل محاسبه و اندازه گیری از سیستم های PDM ، PM و PAM را در هر کدام از واحدهای عمده تولیدی ایجاد مینماید. با استقرار RCM، هر کدام از تجهیزات اختصاص داده شده به مراکز هزینه ای می توانند در درجه ای بالاتر از سطح عملکرد، سطح بالاتری از کیفیت تولیدی، سطح بالاتری از انگیزش پرسنل و نهایتا در سطح بالاتری از سودآوری بکار گرفته شوند. یکی از مزایایی که RCM ایجاد می نماید همان دستیابی به نگهداری و تعمیرات یکپارچه فراگیر(TIM) میباشد که راهکاری برای حل مسایل و افزایش قابلیت اطمینان تجهیزات میباشد.

چنانچه پیاده سازی RCM موفقیت آمیز به انجام رسیده باشد تمامی سیستم های دیگر نت از قبیل PDM ، PM و PAM نیز می توانند به صورت هماهنگ و یکپارچه در کنار یکدیگر بکارگیری شوند.

با استقرار TIM، واحد نت به یک واحد RCM تبدیل می گردد و آنگاه تمامی اجزای سیستم نت، آماده رسیدن به سازمانی تولیدی در سطح کلاس جهانی خواهند بود.

برخی از فواید سازمان نت یکپارچه فراگیر عبارتند از: