در هر سازمان انواع مختلفی از مشاغل وجود دارند که یکدیگر در تعامل بوده و به مدیریت بهتر سازمان کمک می‌کنند. صف و ستاد در یکی سازمان به مفهوم روابط بین این شغل‌ها پرداخته. ایجاد هر کدام را متناسب با سیاست‌ها تعیین می‌کند. هر کدام از مشاغل باید ساختار مشخصی را برای اجرای وظایف و الزامات داشته باشد.
ساختارهای صف و ستاد به کمک سازمان‌ها می‌‌آیند تا ساختار اصولی مشاغل را تعیین بکنند. در این مقاله با ما همراه باشید تا با این ساختارها و تفاوت بین آنها آشنا شوید.
سازمان‌های مبتنی بر صف
سازمان‌هایی هستند که تمام فعالیت‌های آن به طور مستقیم و روبه جلو به حرکت اصلی خود ادامه می‌دهد. در اینگونه سازمان‌ها ساخت و فروش و در برخی بازاریابی جز کارکردهای اصلی است. افراد در اینگونه سازمان‌ها به دنبال به کار گرفتن سیاست‌ها در کارکنان و مشاغل سازمان با اهداف اصلی است.
از جمله فعالیت افراد در اینگونه سازمان‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- استخدام و گزینش
- آموزش و نظارت بر کارکنان
- مدیریت و ارزیابی عملکرد
- ایجاد انگیزه
- تیم‌سازی
در سازمان‌ها صف بین بالاترین سطح از موقعیت تا پایین‌ترین سطح قدرت در جریان است. به نحوی که آن را به یک سلسله مراتب قدرتی تشبیه می‌کنند. به همین علت تصمیم‌گیری در آن متمرکز نبوده. بین واحدها در حوزه‌های تولید و بازاریابی محصولات و خدمات اختیار وجود دارد.
جهت مشاوره و برون سپاری منابع انسانی با مشاوران ما در ارتباط باشید.
سازمان‌های مبتنی بر ستاد
سازمان‌هایی هستند که برای ادامه فعالیت‌ها و مشاغل خود همواره به ساختارهای مشاوره‌ای نیاز دارد. این سازمان‌ها شامل افرادی هستند برای رسیدگی به دسته از مشاغل پست‌دهی شده‌اند.
ماهیت این سازمان‌ها می‌تواند دائمی یا پایدار باشند یا موقت و ناپایدار باشند. مانند کمیته‌هایی که در سازمان‌ها با اهداف ارائه مشاوره و بازرسی تشکیل می‌شوند.
در کاسپین بخوانید: جانشین پروری تضمین آینده
افراد در اینگونه سازمان‌ها از مهارت‌های تحلیلی خود برای خدمات مشاوره‌ای استفاده می‌کنند. اینگونه سازمان‌ها از اختیار نسبی، نسبت به سازمان صفی برخوردار است. به طوری که از 4 نوع اختیار زیر با توجه به ماهیت مشاوره‌ای برخوردار هستند:
- اختیار مشورتی: در این حالت مدیران صفی از مدیران ستادی درخواست مشاوره دارند و بدون ارائه نظر توسط مدیران ستادی اقدامی صورت نمی‌‌گیرد.
- مشاوره اجباری: در این حالت دریافت مشاوره از مدیران ستادی اجباری اما اختیار برای اقدام یا عدم آن بر عهده مدیران صفی است.
- مشاوره همزمان: پس از دریافت مشاوره مدیران صف بدون تأیید مدیران ستادی کاری را از پیش نمی‌برند.
- مشاوره کارکردی: در این حالت مدیران صف اختیار کامل برای اقدام یا عدم اقدام دارند.
انواع ستاد
در یک تقسیم بندی ستادها را به 3 دسته تقسیم می‌کنند:
- ستاد شخصی: افراد در این نوع از ستادها برای تسهیل امور در سازمان‌ها فعالیت‌های می‌کنند. هدف از ایجاد اینگونه سازمان‌ها برنامه‌ریزی بهتر و جلوگیری از متمرکز کردن فعالیت‌ها در سازمان می‌باشد. عیب ستاد شخصی عدم اعمال نظرات افراد بر واحدهای دیگر است.
- ستاد تخصصی: در کنار مدیران اجرایی افرادی هم مشغول به کار می‌شوند تا در یک رشته خاص فعالیت داشته و کارایی سازمان را بهبود بخشند.
- ستاد کل: وظیفه اصلی کارکنان در این دسته از ستادها برنامه‌ریزی، هماهنگی و طراحی عملیات است. با بالاترین مقام اجرایی در ارتباط مستقیم هستند.
سازمان‌های صف و ستاد
اینگونه از سازمان‌ها به نحوی هستند که تمامی ویژگی‌های صف و ستاد با یکدیگر همپوشانی داشته . در جهت افزایش کارایی و بهره‌وری سازمان حرکت می‌کنند. استفاده از مشاوران ستادی کارایی سازمان را افزایش داده . تنها اختیار ارائه پیشنهاد به مدیران و سازمان صف را دارند.
موقعیت‌های شغلی که در سازمان‌های صف و ستاد تعریف می‌شوند. در راستای سیاست‌های اصلی شرکت می‌باشند. این در حالی است که در دیگر سازمان‌های پست‌های موجود در رده‌هایی قرار دارند. تأثیر مستقیم بر پیشبرد اهداف شرکت را دنبال نمی‌کنند. حتی گاهی پایداری آنها در سازمان هزینه بر خواهد بود.
مقاله پیشنهادی: استقرار مدیریت دانش در سازمان
در موقعیت‌های بالادستی و میانی کارکنان صفی قرار دارند که کار اصلی در یک سازمان یا شرکت را بر عهده دارند. افراد در این بخش هستند با پیش بینی بازار و برآورد تقاضا، اهداف را محقق می‌کنند. در ادامه فعالیت‌های صف، کارکنان ستادی وارد عمل شده و از عملکرد مدیران صف پشتیبانی می‌کنند.
همانطور که قبل از این گفته شد مدیران ستادی با ارائه پیشنهاد به مدیران صفی و افراد موجود در سلسله مراتب، دانش و تخصص لازم را به فعالیت‌های سازمان تزریق می‌کنند.
شاید تصور کنید که مدیران ستادی فقط وظیفه مشاوره به مدیران صفی را بر عهده دارند و عدم دخالت مستقیم آنها بر فعالیت‌ها، چندان بر آینده شرکت تأثیر ندارد، اما خوب است بدانید کا با تسلطی که به علت ارائه مشاوره به مدیران بالادستی دارند می‌توانند موجب اقدام یا عدم اقدام یک فعالیت شوند و این موضوع نشان تأثیرگذاری زیاد آنها بر تصمیمات نهایی سازمان است.
تفاوت صف و ستاد
با توجه به این که در سازمان‌ها موقعیت‌ها و مشاغل مختلفی وجود دارد. به همین دلیل اختیارات مدیران صف و ستاد در تعارض ناچیز با یکدیگر هستند. البته این مسئله به علت تفاوت در اختلاف نظرات طبیعی است. گاهی در سازمان‌ها تعارض‌های موجود بین مدیران صف و ستاد در فرآیندهای سازمانی تأثیر گذاشته و ممکن است سازمان را از اهداف خود دور کند.
با وجود آن که سازمان‌های مبتنی بر صف و ستاد باید با یکدیگر همپوشانی داشته باشند. اما وجود تعارض در آنها این همپوشانی را ناممکن کرده و مدیران صفی بهره‌ای از مشاوره مدیران ستادی نخواهند داشت. به دنبال آن روابط ضعیف انسانی و استفاده نکردن از اختیارات از دیگر نتایج تعارض و تفاوت بین صف و ستاد است.
برای آن که بتوان ضرر ناشی از این تفاوت‌ها در صف و ستاد را به حداقل رساند. از روش‌های مختلفی استفاده می‌کنند. در یک سازمان بهتر است تا کارکنان صف و ستاد با یکدیگر ادغام شده . به صورت تیمی فعالیت‌ها را پیش ببرند. در این حالت افراد در پست خود باید علاوه بر بهینه کار کردن در موقعیت خود، برای بهبود عملکرد افراد صف هم تلاش کنند.
در کنار ادغام کردن باید تعریف مشخصی از وظایف کارکنان صف و ستادی وجود داشته باشد. تا به وسیله آن بتوان عملکرد آنها را ارزیابی کرد؛ همچنین با این کار هر یک از افراد برای انجام فعالیت‌ها از دستورالعمل صحیحی استفاده می‌کنند.
پس از آن که افراد صف و ستاد با یکدیگر ادغام شده و برای فعالیت‌های آنها دستورالعمل تعریف شد، باید نظارتی بر نحوه عملکرد آنها صورت گیرد و در برابر کاری که انجام می‌دهند به مدیران بالادستی و واحدهای نظارتی پاسخگو باشند. این کار باعث می‌شود تا افراد نسبت به نتیجه کار خود مسئول باشند تا در صورت وجود تعارض با دستورالعمل آن را اصلاح کنند.
نکته
سئوالی که معمولا ذهن بسیاری را به خود درگیر می‌کند این است که در هر گروه ستادی یا صف حداکثر چندنفر را به کار بگیریم؟
برای پاسخ به این سئوال باید به عوامل مختلفی از جمله ماهیت فعالیت گروه توجه کرد. امّا به طور کلی برای یک گروه، ۵ تا ۷ نفر عضو عدد مناسبی محسوب می‌شود.
معمولا گروه‌هایی که اندازه‌های بزرگتری داشته باشند منجر به شکل‌گیری گروه‌های غیررسمی کوچکتری در درون خود می‌شوند که این موضوع می‌تواند تضاد درون گروهی را در مواجه با مشکلات به همراه بیاورد. این موضوع خود نیز منجر به عدم مشارکت و عدم رضایت شغلی خواهد شد.
کلام پایانی
وجود یک سلسله مراتب در سازمان‌ها که متشکل از صف و ستاد است برای پیشبرد اهداف و سیاست‌های سازمانی نیاز است، تا مسئولیت‌های تعریف شده به درستی انجام شود و بین کارکنان یک سازمان و عملکرد آنها همپوشانی وجود داشته باشد. در سازمان‌های صف و ستادی افراد در راستای بهبود عملکرد یکدیگر کمک می‌کنند.
تهیه شده در گروه تولید محتوای هلدینگ کاسپین | نویسنده: سیده فاطمه حوائجی | منابع: www.chetor.com
بدون دیدگاه