مقدمه
واحد مدیریت سرمایه انسانی در تمامی سازمان های کوچک و بزرگ مسئول انجام مجموعه‌ای از وظایف در حوزه نیروی انسانی می باشد که بسیاری از آنها جهت مدیریت بهتر پرسنل و کاهش هزینه های پرسنلی و همچنین ارزشیابی کارکنان از نرم‌افزار مدیریت سرمایه انسانی استفاده می کنند. از آنجا که نوع شغل پرسنل واحد منابع انسانی مرتبط با اسناد و مدارک است.
متخصصان مدیریت منابع انسانی به طور فزاینده‌ای به ترکیبی از نرم‌افزار مدیریت سرمایه انسانی HCM و نرم‌افزار مدیریت سرمایه انسانی (HRM) متکی هستند تا واحد مدیریت منابع انسانی را کارآمدتر، چابکتر و در نتیجه باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه سازمان کنند.
نرم افزار مدیریت سرمایه انسانی چیست؟
نرم‌افزار مدیریت سرمایه انسانی راه حلی است که توسط متخصصین این حوزه جهت انجام موارد ذیل استفاده میشود
• ثبت نيازمندي هاي نيروي انساني هر واحد، برنامه ريزي نيروي انساني و جذب و استخدام
• وارد کردن اسناد به مخازن دیجیتال (مدیریت مستندات اداری و کارگزینی)
• سازماندهی اسناد وارد شده به‌گونه‌ای که قابل جستجو و بازیابی باشند (پرونده پرسنل)
• ذخیره پرونده‌ها در فرمت های استاندارد برای به اشتراک گذاری با چند دستگاه (ارائه گزارشات آماری)
• ثبت، تغيير و نگهداري اطلاعات ساختار سازماني
• صدور انواع احکام کارگزینی و قرارداد پرسنلی به صورت مکانيزه
• تعريف مباحث و دوره هاي آموزشي
• انواع روش های ارزیابی و ارزشیابی پرسنل
• محاسبه حقوق کارمندان بر اساس حقوق و مزاياي تعيين شده
• مدیریت و ارائه هرچه بهتر خدمات رفاهی، سلامت و بهداشت
• مدیریت تردد پرسنل نظیر انواع مرخصی، ماموریت، اضافه کار
• انجام حسابرسی‌های ساده‌تر با ساده‌تر کردن جمع آوری اطلاعات (داشبورد های مدیریتی از اطلاعات پرسنل)
چرا نرم افزار اتوماسیون اداری؟
با نرم‌افزار مدیریت سرمایه انسانی ، قدرت جریان کاری یک کسب‌وکار را می‌توان در آغوش گرفت. با نرم‌افزار مدیریت سرمایه انسانی کارکنان آزاد می شوند تا بتوانند کار خود را با کارایی بیشتری انجام دهند، با خودکار کردن وظایف تکراری، متخصصان مدیریت منابع انسانی می‌توانند اطلاعات را جمع‌آوری، ایجاد و به روز رسانی کنند و جریان‌های کاری مختلفی را بسته به موقعیت و شغل آنها ایجاد کنند. سیستم حقوق و دستمزد مثال خوبیست برای آنکه نشان دهد اتوماسیون منابع انسانی چگونه میتواند در بهینه سازی زمان پرسنل تاثیر داشته باشد.
به طور سنتی محاسبه حقوق و مزایای پرسنل کار بسیار زمانبری می باشد که میتواند فرد را دچار اشتباه محاسباتی نماید اما همین فرایند توسط نرم افزار می توانند چند مرحله ساده باشد. که سبب می گردد تا پرسنل واحد مربوطه تمرکز و تلاش خود را بر سایر وظایف شرکت کنند. هنگامی که مدیریت منابع انسانی شروع به اجرای نرم افزار می کند، شرکت ها تقریبا بلافاصله بهبود سود و بهره وری را می بینند.
هنگامی که کارکنان با این نرم افزار ها خو میگیرند آنها نیز انگیزه بیشتری پیدا می کنند. افرادی که احساس می کنند که اهدافشان را انجام می دهند، روحیه خوبی میگیرند. اتوماسیون منابع انسانی همچنین به مدیریت دقیق سرمایه انسانی کمک می کند. افزایش دقت در فرایندهای منابع انسانی نیز به ساده سازی مشاغل کمک می کند.
هنگامی که فرآیندهای منابع انسانی خودکار می شوند، بررسی و مدیریت اطلاعات سریع انجام می شود. استفاده از نرم افزار کارامد مانع از ارجاع مدام کارهای تکراری می شود. هنگامی که اطلاعات به راحتی برای همه افرادی که ممکن است به آن نیاز داشته باشند قابل دسترسی است، جریان کار بسیار ساده شده است.
یکی از مهمترین مزایای نرم افزار امنیت اطلاعات می باشد. وقتی پرسنل واحد مدیریت منابع انسانی اطلاعات تمامی کارکنان را به صورت خودکار سازماندهی می کنند، می توانند داده های شرکت را در سرورهای آنلاین نگهدارند. این کمک می کند تا از دست دادن سالیان اطلاعات در صورت آتش سوزی، سرقت یا خرابی دستگاه جلوگیری شود. نرم افزار نیز کمک می کند تا از هزینه های غیر ضروری، مشکلات قانونی و مشکلات مالی ناشی از اشتباهات جلوگیری شود. نرخ خطا به طور قابل توجهی با نرم افزار کاهش می یابد.
افزایش دقت در فرایندهای منابع انسانی نیز به ساده سازی مشاغل کمک می کند.
چه زمانی به استفاده از نرم افزار مدیریت منابع انسانی احتیاج داریم؟
صرف نظر از اندازه سازمان ها، همه کسب و کارها می‌توانند از نرم افزار منابع انسانی سود ببرند. به ویژه برای کسب و کارها مهم است که آنها متوجه شوند که چه میزان نرخ خطا در ارزشیابی درحال افزایش است. جهت نظم دادن به روال اداری برای شرکت های متوسط، بزرگ و بسیار بزرگ بسیار مهم است که از نرم افزار های یکپارچه منابع انسانی استفاده نمایند.
در نهایت هنگامی که یک کسب‌وکار در حال رشد و توسعه است، نرم افزار منابع انسانی میتواند مدیریت کردن کارکنان را ساده تر نماید.
چه کار باید کرد؟
تقریبا هر وظیفه شغلی میتواند خودکار باشد، در بخش‌های منابع انسانی بیش از ۱۰ حوزه وجود دارد که بسیاری از کارکنان سازمان بر این باورند که مشهودترین و مهمترین فرایندهای سازمان در حوزه مدیریت منابع انسانی می باشند.
فرایند ورود پرسنل به سازمان(Onboarding)
فرایند ورود پرسنل به سازمان ممکن است شامل مراحل مختلفی نظیر روند تشکیل پرونده پرسنلی، امضای قرارداد پرسنلی، آماده سازی مستندات آموزشی، تکمیل مزایای کاری و سایر وظایف ضروری باشد که این مراحل به شدت با نرم افزار بهبود می‌یابد و باعث می گردد زمان پردازش برای تمام اسناد مختلف مورد نیاز در آن فرآیند به چند ساعت به جای چند روز کاهش یابد . همچنین کمک می‌کند تا مشخص شود که پرسنل استخدام شده جدید همه تجهیزات مورد نیاز و کمک‌های دسترسی به سیستم را به موقع دریافت می‌کنند .
اطلاعات پرسنلی
زمانی که یک شرکت بسیار کوچک است مدیریت اطلاعات شخصی کارکنان خیلی مشکل نیست . زمانی که یک شرکت به کارمندان خود می‌افزاید ، پی‌گیری، حفظ و به روز رسانی همه اطلاعات شخصی کارکنان میتواند یک کابوس برای پرسنل منابع انسانی باشد . به روز رسانی داده‌های کارمندان توسط نرم افزار به مسئول واحد مربوطه کمک می‌کند تا شانس از دست دادن داده‌ها و خطاهای ورودی دستی به شدت کاهش یابد .
ارزشیابی عملکرد (ارزیابی)
اکثریت متخصصان منابع انسانی به سادگی زمان لازم برای به روز رسانی سوابق ارزشیابی کارمندان و ارائه امتیارات ارزشیابی پرسنل را ندارند. عدم دریافت بازخورد از جانب مدیران و نداشتن معیارهای خوب و نبود شاخص های اصولی ارزشیابی منجر به اشتباهاتی میشود که بر بررسی عملکرد کارکنان تاثیر می گذارد.
هنگامی که از نرم‌افزار مدیریت سرمایه انسانی استفاده می کنید کمک می‌کند تا اطمینان نسبت به صحت ارزشیابی کارکنان حاصل شود و سوابق به طور نظامند به روز شده که باعث می گردد سازمان ها به راحتی و کاملا اصولی مراحل ارزشیابی را اجرا نمایند.
فرایند خروج پرسنل از سازمان (Offboarding)
فرایند خروج پرسنل از سازمان کارکنان میتواند زمانبر باشد. هنگامی که یک کارمند خارج میشود، اسناد پایانی کارکنان باید جمع‌آوری و پردازش شوند، بازگشت تجهیزات باید نظارت شود و گامهایی باید انجام پذیرد تا اطمینان حاصل شود که کارمندان خارج شده دیگر حقوق و مزایا ندارند. استفاده از نرم افزار، فرآیند خروج پرسنل از سازمان میتواند توسط نرم افزار آسان‌تر شود.
درخواست‌های مرخصی و ماموریت
کارمندان به دلایل مختلف درخواست مرخصی می‌کنند. وقتی درخواست‌های مرخصی ارائه می‌شوند ، میتواند زمان زیادی برای پردازش آنها صرف شود این ممکن است برای مدیریت منابع انسانی و کارکنان دشوار باشد تا درخواست‌های مرخصی را به موقع تایید کنند. نرم افزار منابع انسانی در حوزه فرآیندهای درخواست مرخصی میتواند به شما کمک کند که تاییدیه های لازم را سریع‌تر انجام دهید در حالی که اجازه داده شود که سوابق مرخصی کارکنان فورا به روز شود.
مطالبات هزینه‌ها (تنخواه اداری)
بدون نرم افزار، مدیریت هزینه یک ماموریت کار بسیار دشوار می باشد، کارکنان مجبور خواهند بود از برگه های تکمیل شده هزینه ها و یا دریافت مجوز هزینه یک ماموریت توسط سیستم اتوماسیون اداری اقدام نمایند. ولی در صورتی که از یک سیستم یکپارچه منابع انسانی استفاده گردد به راحتی و به وسیله ارتباط سیستم منابع انسانی یا نرم افزار مالی تنخواه ماموریت مشخص شده، توسط گردش کار فرایند تائید انجام پذیرد و دیگر نیاز به روال تائید کاغذی نمی باشد. بدون استفاده از نرم افزار این کار برای کارمند چندین ساعت طول می‌کشد تا تمام اطلاعات را مدیریت کند.
فرآیند دستی برای مطالبات هزینه معمولا ً به این صورت است که یک کارمند به منظور تکمیل یک گزارش هزینه بر روی کاغذ یا فایل اکسل آغاز میشود. او سپس آن را همراه با فاکتورها و رسیدها به مدیر خود ارائه خواهد کرد . سپس مدیر اسناد و فاکتورهای ارائه شده را بازبینی می‌کند، درخواست هزینه را تایید کرده و آن را به بخش حسابداری ارسال می‌کند.
بدون نرم افزار کل این روال باید برای هر مطالبه هزینه‌ای رخ دهد، مهم نیست که چقدر کوچک باشد. زمانی که این موضوع بارها و بارها در یک سازمان تکرار میشود، میتواند به سرعت به یک فرآیند مداوم و آزاردهنده تبدیل شود.
درخواست های آموزش ( نیازسنجی آموزشی)
یکی دیگر از مزایای سیستم های مکانیزه آموزش، فرایندی کردن روال های آموزش از تعریف دوره تا شناسنامه آموزشی می باشد. موراد مهم فرایند آموزش در سیستم هاهی منابع انسانی به شرح ذیل می باشد:
- امکان تعريف مباحث و دوره‌هاي آموزشي
- امکان تعريف سمينار‌هاي آموزشي، زمان و مکان آنها
- تعريف مدعوين، اساتید و سخنرانان سمينار
- تعريف انواع دوره‌ها و دسته بندي موضوعي
- نياز سنجي آموزشي
- صدور شناسنامه آموزشي براي پرسنل و ثبت اطلاعات مربوط به ابتکارات، انتشارات، تحقيقات و سوابق تدريس پرسنل – مباحث درسي پيش بيني شده و دوره‌هاي آموزشي گذرانده شده و نشده
- حضور و غياب پرسنل در يک کلاس
- اعطاي گواهينامه به فرد
حوادث و خطرات ایمنی
زمانی که یک حادثه در محل کار رخ می‌دهد و یک نفر مجروح میشود، گزارشات باید به بیمارستان، بیمه، واحد HSE و سایر سازمان های مرتبط ارائه گردد، خودکار سازی فرآیند گزارش دهی حادثه میتواند بسیار ساده‌تر باشد، اطلاعات میتواند به سرعت فرم به فرم و به ادارات مربوطه منتقل شود و کلیه سوابق در سیستم نرم افزاری نگهداری شود تا در هر زمان بتوان از آنها استفاده کرد.
پاداش و مزایا
زمانی که افراد به تازگی استخدام شده‌اند اغلب تا زمانی که یک دوره آزمایشی را به اتمام برسانند، برای مزایای خود واجد شرایط نخواهند بود، خودکار سازی فرایندهای دریافت پاداش و مزایا می‌توانند به کارکنان منابع انسانی اجازه دهند تا بدانند که چه زمانی کارمندان واجد این شرایط هستند . این اطلاعات می‌توانند به طور خودکار در سیستم حقوق و دستمزد فرد به روز محاسبه شوند.
فهمیدن اینکه چرا نرم افزار منابع انسانی میتواند کارایی دپارتمان‌های منابع انسانی و کل سازمان را افزایش دهد آسان است، کاهش میزان خطا انسانی، افزایش بهره‌وری و انگیزش میتواند به شرکت‌ها در بهبود فرایند های سازمانی،حفظ کارکنان با کیفیت، به روز رسانی اطلاعات کارکنان، مدل ارزشیابی ، مسیر شغلی و غیره کمک نماید.
نرم افزار منابع انسانی به معنای مدیریت بهتر نیروی انسانی در سازمان می باشد.
جمع بندی
امروزه بسیاری از سازمان ها و شرکت ها از نرم افزار منابع انسانی استفاده می کنند که خود به اندازه زیادی در فرایند های مربوط به این حوزه تاثیر داشته و باعث مکانیزه کردن این فرایند ها شده است، با این حال مشکلاتی که بسیاری از مدیران منابع انسانی با آن درگیر هستند در 2 مورد اصلی خلاصه میشود.
1.گزارشات مدیریتی ( داشبورد مدیریت)
نرم افزار های گزارش ساز اصولا نیاز اولیه مدیران برای ساخت گزارشات را براورده می کند که این گزارشات به صورت آماده از قبل و یا به زبان عامیانه گزارشات چاپی هستند که انعطاف زیادی برای تغییر در ساختار ندارند و اصولا در قالب فایل های PDF ارائه می گردند.
در سطوح حرفه ای ابزار هایی جهت ساخت گزارشات تحلیلی وجود دارند که نه تنها وظیفه ساخت گزارشات استاندارد و چاپی را دارند بلکه ساخت گزارشات تحلیلی، آماری و مقایسه ای را به صورت برخط (آنلاین) در قالب نمودار های مختلف و ارائه داشبورد مدیران در سطحی بسیار کاربرپسند ارائه می کنند. نکته مهم در استفاده از ابزار های داشبورد مدیریت و BI (Business intelligence) عدم وابستگی پرسنل و مدیران منابع انسانی به واحد فناوری اطلاعات سازمان می باشد.
2. ابزار فرایند ساز
یکی از گلایه های کارشناسان حوزه منابع انسانی، وابستگی بیش از حد به فناوری اطلاعات برای ساخت و یا تغییر فرایند های سازمانی و حتی اعمال تغیرات جزئی در ساختار فرم های سیستم می باشد، و گاها عدم بومی سازی نرم افزار خریداری شده با نیاز های سازمان یکی دیر از نیاز های حوزه منابع انسانی می باشد. بیشترین فرایند های سازمانی در حوزه منابع انسانی می باشند.
لذا باید در نظر داشت تا نرم افزاری را انتخاب نمائیم تا بتوان فرایند های پیچیده منابع انسانی نظیر جذب و استخدام، آموزش، ارزشیابی و … را به راحتی توسط ابزار های فرایند ساز آماده کنیم و زیرساخت نرم افزاری آنها به گونه ای باشند که بتوان برای سازمان بومی سازی شوند.
تهیه شده توسط گروه تولید محتوای هلدینگ کاسپین | نویسنده : محسن کیان
بدون دیدگاه