اصول پنجگانه مدیریت: نگاهی دقیق‌تر به وظایف اساسی یک مدیر
مدیریت و رهبری را می‌توان مهم‌ترین بخش هر تیم و کسب و کاری دانست. در این مقاله به تعریف مدیریت و تفاوت آن با رهبری میپردازیم. در یک کار تیمی هر یک از اعضای تیم مانند چرخ دنده‌هایی هستند و عملکرد صحیح آنها برای پویایی کل تیم و دستیابی به یک نتیجه مطلوب ضروری است. با این وجود وظیفه مدیر تیم، نظارت بر عملکرد و همگام‌سازی حرکت این چرخ دنده‌ها است.
یک تصمیم صحیح و به موقع و اتخاذ یک هدف مناسب می‌تواند موفقیت‌های شگفت‌انگیزی را برای یک تیم به ارمغان آورد. در سمت دیگر اگر یک مدیر از وظایف خود و اصول یک مدیریت صحیح آگاه نباشد، کل تیم هزینه اشتباهات ناشی از این موضوع را خواهند پرداخت.
اهمیت بالای مدیریت باعث شده تا نظریه‌ها و دسته‌بندی‌های مختلفی برای آن تعریف شود. هنری فایول یکی از معروف‌ترین نظریه پردازان این حوزه بوده و اصول پنجگانه مدیریت وی ازجمله مشهورترین طبقه‌بندی‌های مدیریتی است. به عقیده فایول «مدیریت شامل پیش‌بینی و برنامه‌ریزی، سازماندهی، فرماندهی و کنترل میشود.» لیتر گیولیک نیز با تفسیر این نظریه، اصول پنجگانه مدیریت را به صورت برنامه‌ریزی، سازماندهی، استخدام، هدایت و کنترل تعریف می‌کند. در ادامه به شرح هر یک از این پنج اصل خواهیم پرداخت.
۱- برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی مبنای وظایف هر مدیری است. هر مدیری باید توانایی تجسم یک چشم‌انداز از آینده و اتخاذ تصمیمات و حرکات صحیح برای آن را داشته باشد. در واقع برنامه‌ریزی یک تصمیم‌گیری از قبل برای چگونگی، چیستی و همچنین زمان انجام کارها است. این قسمت از اصول پنجگانه مدیریت همچون پلی است که وضعیت موجود یک تیم و کسب و کار را به قسمت مورد نظر خود متصل می‌کند. برنامه‌ریزی به شدت نیازمند حل مسئله و تصمیم‌گیری بوده و شامل شناسایی قدم به قدم برای حرکت و رسیدن به یک هدف مورد انتظار میشود. بنابراین برنامه‌ریزی را می‌توان یک تفکر منظم در مورد روش‌ها و ابزار دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده دانست. برنامه‌ریزی دقیق برای مدیریت صحیح منابع انسانی و غیرضروری بسیار اساسی است. با رعایت این اصل می‌توان از حالات ناخوشایندی چون سردرگمی، عدم اطمینان، ریسک و همچنین اتلاف منابع جلوگیری کرد.
۲- سازماندهی
دومین قسمت از اصول پنجگانه مدیریت شامل جمع‌آوری منابع فیزیکی، مالی و انسانی را در کنار یکدیگر و ایجاد یک روابط سازنده در میان آنها به منظور دستیابی به اهداف سازمانی میشود. به عقیده هنری فایول «سازماندهی یک کسب و کار به معنای فراهم کردن هر چیز مفید یا کاربردی همانند مواد اولیه خام، ابزار، سرمایه و یا کارکنان است.» سازماندهی یک کسب و کار نیازمند تعیین و تأمین منابع انسانی و غیرانسانی متناسب با ساختار سازمانی آن کسب و کار است. همچنین سازماندهی به عنوان یک فرآیند شامل موارد زیر میشود.
- شناسایی فعالیت‌ها
- طبقه‌بندی و گروه‌بندی فعالیت‌ها
- تخصیص وظایف
- تفویض اختیارات و ایجاد مسئولیت در کارکنان
- ایجاد تناسب میان قدرت و روابط
جهت آشنایی بیشتر مطالعه مقاله سازمان واجزای آن پیشنهاد میشود.
۳- استخدام
این بخش از اصول پنچگانه مدیریت به ایجاد ساختاری برای تیم و سازمان و حفظ این ساختار ایجاد شده تمرکز دارد. در سال‌های اخیر دلایلی همچون پیشرفت‌های فناوری، رشد ابعاد تجارت، پیچیدگی رفتارهای انسانی و دلایل متعدد دیگر باعث شده تا کارمندان و اعضای یک تیم از اهمیت بیشتری برخوردار شوند. هدف اصلی استخدام قرار دادن یک شخص صحیح برای انجام یک مسئولیت مرتبط و مناسب است. به بیان دیگر این بخش استخدام و به کارگیری نیرو شامل مدیریت ساختار سازمان از طریق انتخاب مناسب و موثر افراد و همچنین ارزیابی آنها به منظور مقایسه با طرح‌های مورد نظر برای ساختار کلی میشود. در حالت عمومی استخدام و عضو گیری را می‌توان به صورت زیر تقسیم‌بندی کرد:
- برنامه‌ریزی برای نیروی انسانی( ارزیابی و تخمین توانایی اعضا و انتخاب گزینه‌های مناسب برای قرار گرفتن در موقعیت‌های صحیح)
- استخدام و انتخاب عضو و تخصیص وظایف
- آموزش و توسعه
- تعیین حقوق و پاداش
- ارزیابی عملکرد
- ارتقا درجه و انتقال اعضا
۴- هدایت و فرماندهی
هدف اصلی از هدایت و فرماندهی، کارآمدتر کردن فعالیت‌های یک تیم و سازمان و هدایت آن به سمت اهداف کلی است. در واقع سه بخش قبلی (برنامه‌ریزی، سازماندهی و استخدام) به عنوان پیشنیاز و آماده‌سازی به شمار رفته و حرکت اصلی سازمان و تیم به سمت اهداف در این بخش از اصول پنجگانه مدیریت شکل می‌گیرد. هدایت و رهبری جنبه غیر شخصی هر مدیریتی است که به صورت مستقیم با تأثیرگذاری، راهنمایی، نظارت و همچنین ایجاد انگیزه در کارمندان و اعضای تیم سر و کار دارد. هدایت تیم همانند نظارت دقیق بر عملکرد و ارتباطات هر یک از بخش‌ها چه در سطح فردی و چه در سطح سازمانی با یکدیگر است. این قسمت را می‌توان در چهار بخش زیر خلاصه کرد:
- نظارت: این بخش شامل نظارت بر عملکرد هر بخش توسط اعضای مافوق آنها میشود. افراد مافوق باید به تماشای عملکرد اعضای زیردست خود نشسته و در صورت لزوم به راهنمایی و هدایت فعالیت‌های آنها بپردازند.
- انگیزش: به معنای الهام‌بخشی، تحریک و تشویق اعضا برای انجام یک فعالیت مرتبط با کار است. انگیزش می‌تواند به شیوه‌های متفاوتی نظیر انگیزش مثبت، منفی، مادی و یا غیرمادی انجام گیرد.
- رهبری: به معنای قرار گرفتن در کنار سایر اعضای تیم و هدایت آنها( به سبکی متفاوت با مدیریت و ریاست) است.
- ارتباطات: فرآیند انتقال اطلاعات، تجربه، نظرات و غیره از شخصی به شخص دیگر در داخل تیم است. ارتباطات به عنوان پلی برای رسیدن به یک درک و فهم مشترک عمل می‌کند.
۵- کنترل
کنترل به معنای فرآیند سنجش موفقیت و حرکت تیم بر مبنای معیارها و اهداف تعیین شده و اصلاح انحرافات برای تضمین دستیابی به هدف نهایی و مورد انتظار است. هدف از کنترل، تضمین حرکت مطابق با استانداردهای از پیش تعیین شده است. در یک سیستم کارآمد می‌توان از طریق کنترل، انحرافات آینده را شناسایی و از وقوع آنها پیشگیری کرد. بر این اساس مراحل فرآیند کنترل به این صورت تعریف می‌شوند:
- برقراری عملکرد در حالت استاندارد
- اندازه‌گیری عملکرد واقعی
- مقایسه عملکرد واقعی با حالت استاندارد و ایده آل برای یافتن انحرافات احتمالی
- اصلاح انحرافات
تفاوت مدیریت و رهبری
حتماً شما نیز بارها در مورد مدیریت و رهبری شنیده‌اید. جالب است بدانید؛ تا چند دهه قبل راجع به مدیریت و تفاوت آن با رهبری صحبت چندانی نمی‌شد، تا اینکه در سال ۱۹۷۷ میلادی مقاله‌ای با عنوان (( مدیران و رهبران، آیا آنها متفاوت هستند؟ )) توسط استاد بازنشسته‌ی دانشگاه هاروارد منتشر شد. از آن سال تاکنون بحث‌ها و مقالات متعددی در راستای تفاوت مدیریت و رهبری انتشار یافته است. اما چه مشخصه‌هایی باعث می‌شوند تا مدیریت و رهبری متفاوت از هم باشند؟
مدیر عضوی از یک سازمان است که ۴ وظیفه‌ی اصلی برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل را برعهده دارد. مدیر وظیفه‌ی پیش بردن برنامه‌ها و اهداف مجموعه را به عهده دارد.
رهبر اما کسی است که می‌تواند با انگیزه‌بخشی و روحیه‌دهی دیگران را به انجام فعالیتی تشویق کند. رهبر ممکن است بالاترین مقام یک سازمان نباشد. رهبر کسی است که دیگران با خواست قلبی خود از وی پیروی می‌کنند. از آنجایی که پیروان رهبران اغلب از روی علاقه‌‌ی شخصی پیرو وی هستند، ممکن است بعد از مدتی نیز پیرو وی نباشند.
در واقع می‌توان گفت مدیر تابع و زیردست دارد درحالی که رهبر پیرو و مرید دارد.
پس از تعریف و شناخت مدیر و رهبر، به اصلی‌ترین تفاوت‌های مدیریت و رهبری میپردازیم:
۱) مدیر سازمانده و رهبر نوآور است.
رهبر همواره دنبال تغییر و نوآوری است. او طرفدار ایده‌های جدید و اجرای استراتژی‌های جدید است. یک رهبر مشوق پیروهای خود است و برای او موفقیت و رضایت پیروانش بسیار مهم است. رهبر بیشتر به انگیزه‌دهی و تشویق کارکنان می‌پردازد.
اما مدیر کسی است که وظیفه‌ی اداره و سازماندهی کسب‌وکار را به صورتی که از ابتدای تاسیس مورد هدف بوده، دارد. او مسئول برقراری نظم و آرامش میان کارکنان و در نتیجه کسب نتایج مورد انتظار از هر فعالیتی است. مدیر وظیفه‌ی شناخت افراد و دانستن اینکه هر کدام برای چه کاری دقیقاً مناسب هستند، را دارد. یک مدیر تلاش دارد که همه‌ی کارها را کنترل کند تا از پیمودن مسیر درست به سمت هدف تعیین شده مطمئن شود.
برای یک مدیر رسیدن به اهداف کوتاه مدت و حفظ وضعیت موجود در اولویت است درحالی که رهبر به دنبال ریسک و متوجه چشم‌اندازهای آینده است. به تعبیر دیگر: رهبران عامل تغییر هستند ، مدیران وضعیت موجود را حفظ می کنند.
۲) رهبران منحصربفرد هستند و مدیران الگوبردارند.
دومین موردی که می‌توان به عنوان تفاوت مدیریت و رهبری به آن اشاره کرد این است که؛ رهبران سبک‌های خود را دارند. آنها برای شناساندن خود و کسب موفقیت به روش خودشان بسیار تلاش می‌کنند. در طرف دیگر مدیران کسانی هستند که اغلب از الگوهای از پیش تعیین شده پیروی می‌کنند. مدیران طرفدار اعمال رفتارهایی هستند که از قبل تعیین شده‌اند و در چارچوب مشخصی قرار دارند.
رهبران این تفکر را دارند که اگر همواره برای آموختن چیزهای جدید تلاش نکنند از قافله عقب خواهند ماند. رهبران کنجاوند و همواره به دنبال اطلاعات جدید هستند. اما مدیران تمرکز بیشتری بر یادگیری رفتارهای شناخته شده و مشخص و نیز بر بهبود مهارت‌های خود دارند.
۳) شیوه‌ی حل مسائل رهبر براساس تفویض اختیار و مدیر انجام کار توسط خودش است.
در رابطه با مدیریت و تفاوت آن با رهبری نکته‌ی دیگری که می‌توان اشاره کرد این است که رهبر با محول کردن بخشی از کارها به دیگران و ایجاد فضایی مناسب برای کار تیمی، فعالیت‌ها را پیش می‌برد. این در حالی است که مدیر اغلب در اعتماد کردن به دیگران و محول کردن کارها به سایرین سخت‌گیرتر عمل می‌کند. لذا این کار باعث میشود تا بار سنگین‌تری بر دوش خود قرار دهد که در نتیجه گاهی سبب ایجاد مشکلاتی نظیر انتقادهای غیرسازنده و یا نداشتن همدلی با کارمندان نیز میشود.
همچنین لازم به ذکر است که سخت‌گیری و برخورد آمرانه‌ای که عموماً از مدیران سر می‌زند، باعث میشود تا کارمندان در محیطی پر از تنش و اضطراب فعالیت کنند و این امر قطعاً آسیب‌هایی به مدیر و کارکنان وارد کرده و نیز مشکلاتی در رسیدن به اهداف سازمان ایجاد خواهد کرد. در واقع ضروری است که هم مدیر و هم رهبر برای رسیدن به اهداف مورد نظر، بین خود و کارمندان رابطه‌ای بر پایه‌ی اعتماد ایجاد کنند.
۴) رهبران روابط برقرار می کنند ، مدیران سیستم ها و فرایندها را می سازند.
رهبران بر تمام ذینفعان جهت تحقق چشم انداز خود، تمرکز می کنند. آنها می دانند ذینفعان چه کسانی هستند و بیشتر وقت خود را با آنها می‌گذرانند. رهبران با عملی کردن وعده‌های خود اعتماد و وفاداری بین خود و ذینفعان ایجاد می‌کنند. در حالی‌که مدیران بر ساختارهای لازم برای تعیین و دستیابی به اهداف تمرکز می کنند. آنها بیشتر بر روی تحلیل فرآیندها تمرکز می کنند تا اطمینان حاصل کنند که سیستم‌هایی برای دستیابی به نتایج مطلوب وجود دارند.
۵) رهبران مربی و مدیران جهت‌ده هستند.
به عنوان دیگر تفاوت مدیریت و رهبری می‌توان به این مساله اشاره نمود که رهبر به افراد اعتماد می‌کند و نسبت به پتانسیل آنها خوش‌بین است. لذا رهبر سعی می‌کند تا وظایف افراد را به آنها گوشزد نکند، چرا که مطمئن است آنان خود، بهترین عملکردشان را نشان خواهند داد. در طرف دیگر مدیران عموماً وظایف کارمندان را تعیین می‌کنند و در مورد انجام این وظایف نیز آنها را راهنمایی می‌کنند.
البته مساله دیگری که مطرح است این است که: گاهی ممکن است که یک مدیر ممکن است اصلاً زیردست نداشته باشد، در حالی که رهبر به واسطه‌ی وجود پیروانش رهبر شناخته میشود. به عنوان مثال مدیر کنترل بودجه‌ی یک سازمان به طور مستقیم زیردستی ندارد. وظیفه‌ی وی مدیریت بودجه در سازمان است. در حالی‌که برای رهبر بودن، نیاز به وجود پیرو است.
پیروان یک رهبر لزوماً کارکنان وی نیستند، بلکه افرادی هستند که به خواست خودشان از وی پیروی می‌کنند. در واقع می‌توان گفت رهبران می‌توانند در همه جا و در هر سمتی باشند. رهبر می‌تواند زیردستان، همکاران، اعضای تیم و حتی مافوق خود را تحت تأثیر قرار دهد. به همین دلیل گفته میشود که رهبری می تواند در هر سطحی از سازمان اتفاق افتد.
از این رو اغلب رهبر و مدیر فرد یکسانی نیست. در صورتی که؛ اگر مدیر مجموعه بتواند رهبر نیز باشد بهره‌وری کارکنان آن مجموعه بسیار رضایت‌بخش خواهد بود. اما متاسفانه بسیاری از مدیران رهبر خوبی نیستند. در واقع؛ اگر شخصی هر دو ویژگی رهبری و مدیریت را در خود داشته باشد، شانس بزرگی برای مجموعه خواهد بود.
هدف ما در هلدینگ کاسپین بهینه سازی مقالات با رویکرد ارائه ارزش به خوانندگان میباشد. خواهشمندیم با ارائه نظر
در قسمت دیدگاه در پایان مقاله و بیان موضوعات مورد نظر ما را در راستای رسیدن به این هدف یاری نمایید.
تهیه شده توسط تیم تولید محتوای هلدینگ کاسپین / http://www.shabta.com
بدون دیدگاه