در این مقاله قصد داریم چند روش برای آراستگی میز کار و ایجاد نظم و ترتیب در میز کار و در نتیجه افزایش بهره وری را با هم مرور کنیم. قبل از شروع به صورت خلاصه اهمیت و مزیت میز کار تمیز را نسبت به میز نامرتب مرور میکنیم.
در رابطه با نظام آراستگی 5S و تاثیر برقراری نظم و انضباط و ترتیب در افزایش بازدهی و بهره وری چندین بار صحبت کرده ایم و به احتمال زیاد شما خواننده گرامی نیز در این رابطه زیاد خوانده یا شنیده اید.
از شما دعوت میکنم راهکارهای اجرایی خود در این خصوص را در قسمت نظرات سایت و یا زیر پست اینستاگراممون با ما درمیان بگذارید.
افزایش راندمان با آراستگی میز کار
تاثیر قابل توجه دیگری که به‌کارگیری انواع روش‌های آراستگی میز کار از خود بر جای می‌گذارد افزایش راندمان کاری در کارکنان است. مسلما چندین ساعت نشستن پشت یک میز می‌تواند خسته‌کننده و کسالت‌آور باشد.
اما چنانچه در راستای استفاده از روش‌های آراستگی میز کار به مواردی همچون نحوه چیدمان، برقراری نظم و ترتیب در وسایل کار و حفظ زیبایی ظاهری در فضای میز کار خود توجه کافی داشته باشیم و زمان مشخصی را صرف انجام امور مورد نیاز در این رابطه نماییم قادر خواهیم بود با انرژی بسیار بالاتری به انجام وظایف شغلی خود نایل گردیم.
چیدمان درست میز کار به‌واسطه وجود روش‌های زیبا کردن میز کار روحیه ما را بهتر می‌کند و بازده کاری ما را بهبود می‌بخشد. متخصصان عقیده دارند نحوه چیدمان اشیای گوناگون در یک اتاق، یک ساختمان یا هر نوع فضای دیگری تاثیری آشکار بر جریان انرژی چی می‌گذارد. گفتنی است انرژی چی همان نیرویی است که سبب می‌شود پیشامدهای گوناگون رخ دهند.
این نیرو اصلی‌ترین چیزی است که ایجاد چیزهای دیگر ار جمله نیروی جاذبه، نیروی مغناطیسی و سایر نیروها را امکان‌پذیر می‌سازد. جریان‌یافتن انرژی چی در یک فضا سبب می‌شود هر شخصی که در آن فضا قرار می‌گیرد انرژی مثبت دریافت کند و در نتیجه این موضوع در روند بهبود بیشتر امور تاثیرگذار می‌باشد.
تاثیر میز بهم ریخته در انجام امور
واضح است که یک میز کار شلوغ و به‌هم‌ریخته انجام امور گوناگون را پیچیده‌تر می‌کند. یافتن وسایل گوناگونی که حین انجام کار خود به آنها احتیاج داریم نیازمند آن است که هر یک از ملزومات و وسایل مورد نیاز خودمان را در جای مناسب خود قرار داده باشیم. بدیهی است بی‌نظمی و نامرتب‌بودن وسایل در میز کار یافتن و کار با آنها را سخت و دشوار می‌سازد.
از این رو استفاده از روش‌های آراستگی میز کار علاوه بر این که سبب ساماندهی و طبقه‌بندی انواع وسایل و ابزارهای کار می‌شود به آسان و راحت‌شدن انجام امور گوناگون نیز منجر می‌گردد. به این صورت بسیاری از فعالیت‌هایی که می‌بایست طی مدت زمانی که در محل کار خود پشت میزمان هستیم به انجام برسانیم با سرعت بیشتری قابل اجرا خواهند بود.
حال به سراغ روش ها و راهکارها می رویم
انتخاب یک میز کار با اندازه مناسب
این موضوع که چه میز کاری و در چه اندازه‌هایی برای ما مناسب است بستگی به این دارد که چه کاری را قرار است پشت میز کار خود انجام دهیم. به‌طور مثال اگر کار و حرفه ما نویسندگی یا روزنامه‌نگاری باشد احتمالا یک میز کار با ابعاد متوسط برای کار ما مناسب خواهد بود.
در مقابل ممکن است چنین میزی برای یک وکیل که می‌بایست تعداد زیادی از پرونده‌ها و کتب گوناگون را بر روی میز کار خود در دسترس داشته باشد اصلا مناسب نباشد. بنابراین بسیار مهم است که در زمان انتخاب میز کار خود به این مساله توجه کافی داشته باشیم و میزی را برای خود در نظر بگیریم که ابعادی مناسب با کار و وظایف شغلی ما داشته باشد.
نکته مهم
باید توجه داشت تبعات منفی که استفاده از یک میز کار نامناسب جهت انجام کار موجب آن می‌شود نظم، ترتیب و زیبایی موجود در فضای کار ما را از بین می‌برد. به‌عنوان نمونه در صورتی که شخصی شغل پیچیده و پرمشغله‌ای داشته باشد طبیعی است نیازمند آن خواهد بود که حین انجام وظایف شغلی خود ابزار و وسایل متعددی را دم‌دست خود داشته باشد و در نتیجه استفاده‌کردن از یک میز کار کوچک که فضای محدودی دارد مشکلات عدیده‌ای در زمان کار برای وی ایجاد خواهد کرد.
بدیهی است در این شرایط میز کار دچار به‌هم‌ریختگی و نابسامانی می‌شود و انباشتگی وسایل گوناگون کار بر روی هم و بی‌نظمی آنها سبب شلوغ‌شدن فضای میز می‌گردد. نتیجه‌ای که از بیان این مطالب برداشت می‌شود آن است که انتخاب یک میز کار متناسب با نیاز ما جزو اولین اقداماتی است که ما در راستای به‌کارگیری روش های آراستگی میز کار خود می‌توانیم در نظر داشته باشیم.
استفاده از میز کار کشودار
اگر جزو آن دسته از افرادی باشیم که تعداد زیادی از وسایل را بر روی میز کار خود داریم بهترین کار آن است که از یک میز کار که دارای تعداد مناسبی از کشوها است برای رفع نیاز خود استفاده کنیم. استفاده از یک میز کار کشودار به ما کمک می‌کند تا حداقل از ایجاد آشفتگی و بی‌نظمی در میز کار خود جلوگیری به عمل آوریم.
بر این اساس یکی از روش‌های آراستگی میز کار آن است که ابزار و وسایل گوناگون کار خود را در کشوهای میز کار خود قرار دهیم. برای انجام این کار می‌توانیم هر یک از کشوهای میز کار خود را به یک سری از وسایل کار خود اختصاص دهیم. به این شیوه وسایل کار ما نیز نظم و ترتیب بیشتری به خود می‌گیرند و بر طبق نیازمندی‌های ما طبقه‌بندی و مرتب می‌شوند.
اختصاص هر کشو به وسایل خاص
به‌طور مثال می‌توانیم یکی از کشوهای میز کار خود را به انواع نامه‌ها، اسناد و مدارک مهمی اختصاص دهیم که لازم است آنها را در مکان امنی نگهداری کنیم. از این رو بهتر است کشویی را برای این کار در نظر بگیریم که قفل داشته باشد تا میزان امنیت کارمان بالاتر رود.
از جمله روش‌های آراستگی میز کار آن است که یکی از کشوهای میز کار خود را به وسایل ریز و کوچکی از قبیل گیره‌های کاغذ، کلید، منگنه و نظیر این‌ها اختصاص دهیم. توصیه دیگری که در رابطه با تهیه یک میز کار کشودار بیان می‌شود این است که حداقل یکی از کشوهای میز اندازه بزرگتری نسبت به بقیه کشوها داشته باشد تا بتوان وسایلی همچون پوشه‌های بزرگ و زونکن‌ها را به‌آسانی در آن جا داد.
استفاده از نظم دهنده‌ها در فضای داخلی کشوها
شلوغی و به‌هم‌ریختگی کشوهای میز کارمان به همان میزان آزاردهنده است که بی‌نظمی و شلوغی روی آن. به همین دلیل یکی از بهترین روش های زیبا کردن میز کار آن است که فضای داخلی کشوهای میز کار خود را نظم و ترتیب بدهیم و به وضعیت قرارگیری وسایل در آنها سامان ببخشیم.
استفاده از روش هایآراستگی میز کار در رابطه با ساماندهی به وسایل موجود در کشوهای میز سبب آسان‌شدن کار ما با وسایل مورد نیازمان خواهد شد و از اتلاف وقت حین انجام کار نیز جلوگیری خواهد کرد.
با استفاده از نظم‌دهنده‌های کشو این امکان را خواهیم داشت که کشوهای میز کار خود را به بخش‌های مختلفی تقسیم‌بندی کنیم و به این روش در هر یک از قسمت‌های موجود در آن یک سری از وسایل کار خود را جا دهیم.
طبقه‌بندی وسایل کار در کشوهای میز به‌منظور به‌کارگیری روش های آراستگی میز کار سبب می‌شود کشوهای میز کارمان به جای آن که تبدیل به انبار درهم‌و‌برهم و شلوغی برای تلنبار‌کردن وسایل گوناگون شوند فضایی مناسب جهت دم‌دست‌داشتن وسایل لازم برای کار در اختیار ما قرار دهند.
استفاده از رومیزی یا شیشه جهت آراستگی میز کار
یکی دیگر از روش های آراستگی میز کار آن است که بر روی میز کار خود از یک شیشه یا رومیزی متناسب با ابعاد میزمان استفاده کنیم. از آنجایی که جنس بسیاری از میزهایی که در محل کار استفاده میکنیم از چوب است توصیه می‌شود به‌منظور محافظت و حفظ زیبایی سطح چوبی میز کار خود شیشه یا رومیزی بر روی آن قرار دهیم. در رابطه با استفاده از شیشه یا رومیزی در میز کار فرقی نمی‌کند که ما یک نویسنده باشیم یا خیاط یا جواهرساز.
هر یک از ما ممکن است در زمان کار باعث وارد‌آمدن آسیب و صدمه به میز کار خود شویم. به همین خاطر استفاده از شیشه یا رومیزی در هنگام به‌کارگیری روش‌های آراستگی میز کار توصیه‌ای است که کمک شایانی به حفظ و تداوم زیبایی میز کار ما می‌کند. با انجام این کار می‌توان از تاثیرات نامطلوبی که ظاهر آسیب‌دیده و نازیبای میز کار بر روحیه ما می‌گذارد جلوگیری به عمل آورد.
مرتب سازی سیم‌ها و کابل‌ها
مودم، تلفن، پرینتر، نوت بوک و موبایل از جمله اجزای جدانشدنی در میز کار ما هستند اما استفاده از این ابزار مهم و کاربردی در عین حالی که نقش حیاتی در پیشبرد اهداف مورد نظر ما در زمان کار دارد می‌تواند دشواری‌های خاصی را نیز در زمان استفاده از آنها برای ما به همراه داشته باشد.
سیم‌ها و کابل‌هایی که به این وسایل متصل هستند سبب شلختگی میز کار ما می‌شوند و انجام کارها را برای ما سخت و پیچیده می‌کنند. به منظور استفاده از روش های زیبا کردن میز کار در رابطه با این سیم‌ها و کابل‌ها می‌بایست فکری اساسی برای مرتب‌کردن و سامان‌دادن آنها در ذهن داشته باشیم.
بهترین پیشنهاد برای مرتب‌کردن و نظم‌بخشیدن به چنین اشیای جاگیر و مزاحمی استفاده از نظم‌دهنده‌های کابل می‌باشد.
با منظم‌کردن سیم‌ها و کابل‌های اطراف میز کارمان کار‌کردن در پشت میز برای ما لذت‌بخش‌تر و راحت‌تر از گذشته خواهد شد. همچنین در شرایطی که در محل کار چند نفر به‌صورت همزمان از یک میز کار برای انجام کارهای خود استفاده کنند بهتر است جداسازی این سیم‌ها و کابل‌ها از قسمت وسط میز کار به سمت پایین آن انجام گیرد تا به این طریق مزاحمتی برای هیچ یک از افراد ایجاد نگردد.
جهت هماهنگی و کسب اطلاعات بیشتر در خصوص کارگاه آموزشی 5S کلیک کنید
استفاده از دیوار کنار برای آراستگی میز کار
اگر میز کار ما کوچک باشد و وسایل و ملزومات کارمان زیاد و جاگیر باشند پیشنهاد می‌شود به‌منظور به‌کارگیری روش‌های زیبا کردن میز کار خود آن را به دیوار اتاق بچسبانیم. به این وسیله قادر خواهیم بود از دیوار اتاق خود به‌عنوان یک تکیه‌گاه برای بعضی از وسایل کار خود بهره ببریم.
به‌طور مثال این امکان را خواهیم داشت که کتاب‌های خود را به دیوار کنار میز کارمان تکیه دهیم تا از این طریق هم شکل بهتری به فضای میز کار خود داده باشیم و هم در استفاده از فضای موجود در میز کار خود صرفه‌جویی کرده باشیم.
نمونه دیگری از روش‌های زیبا کردن میز کار آن است که بر روی دیوار کنار میز کار خود یک شلف دیواری قرار دهیم و به این وسیله بعضی از وسایل کار خود از قبیل کتاب‌ها، مجلات، چسب، قیچی، تقویم و غیره را از روی میز کار به شلف انتقال دهیم.
با به‌کارگیری چنین روشی از انواع روش‌های آراستگی میز کار هم می‌توانیم فضای بیشتری از میز کار خود را در اختیار داشته باشیم و هم این که طراحی زیباتر و جذاب‌تری در استفاده از میز کارمان انجام دهیم.
استفاده از جامدادی برای نگهداری وسایل
استفاده از جامدادی و باکس برای مرتب‌کردن و نظم‌دادن به بخشی از وسایل کار از قبیل خودکار، مداد، ماژیک، قیچی و غیره از جمله روش های آراستگی میز کار به شمار می‌رود که از شلوغی و به‌هم‌ریختگی وسایل بر روی میز کار ما جلوگیری می‌کند. از همین رو جامدادی‌ها و باکس‌ها ابزار بسیار مفیدی برای ساماندهی میز کار هستند.
در صورتی که در راستای کاربردهای موثر روش‌های آراستگی میز کار خود از جامدادی‌های باکسی استفاده کنیم می‌توان گفت با انجام این کار در واقع با یک تیر دو نشان زده‌ایم زیرا این جامدادی‌ها می‌توانند کاربردی دوگانه برای زیباکردن میز کار ما داشته باشند.
در توضیح این مطلب باید گفت استفاده از جامدادی‌های باکسی علاوه بر این که می‌تواند به وسایل کار ما نظم و ترتیب ببخشد همچنین می‌توان از آنها به‌عنوان یک تکیه‌گاه برای گذاشتن کتاب و مجلات نیز استفاده نمود و به این ترتیب ظاهر زیباتر و شیک‌تری را برای میز کار فراهم آورد.
دقت در انتخاب وسایل برای آراستگی میز کار
ممکن است ما میز مرتب و آراسته‌ای داشته باشیم ولی انتخاب وسایل و ملزومات کار ما به شکلی اشتباه قادر خواهد بود کار‌کردن ما را پشت میز کارمان به کابوسی مبدل سازد. توصیه‌ای که در رابطه با استفاده از روش‌های آراستگی میز کار می‌شود آن است که در هنگام تهیه وسایل لازم برای کار خود به مواردی از قبیل رنگ، طراحی و غیره توجه کافی داشته باشیم.
به‌طور مثال اگر ست اداری موجود بر روی میز کار ما از نوع خاتم باشد هرگز نباید از یک جامدادی رنگارنگ یا یک گلدان فانتزی برای میز کار خود استفاده نماییم. بنابراین یکی از روش‌های موثر در آراستگی میز کار آن است که در زمینه انتخاب وسایل کار خود دقت بیشتری به خرج دهیم.
کنار گذاشتن وسایل اضافی از روی میز
به‌طور معمول کشوهای میز جایی است که اکثر اوقات به‌شکلی نامرتب و به‌هم‌ریخته به چشم می خورد. دلیل این مساله آن است که اغلب ما عادت کرده‌ایم هر چیزی را که به آن احتیاج نداریم در این کشوها بگذاریم و تصور میکنیم شاید یک روز به آنها نیاز پیدا کنیم.
در حالی که حقیقت آن است که بیشتر این وسایل را هرگز در جریان کار خود نیاز نخواهیم داشت و وجود آنها تنها باعث شلوغ‌شدن کشوهای میز کارمان می‌شود. بر این اساس یکی از کارآمدترین روش‌ها به‌منظور آراستگی میز کار کنار‌گذاشتن این وسایل اضافی از کشوهای میز کارمان خواهد بود.
روی میز را به‌طور مرتب پاک کنیم
بسیار مهم است که به‌منظور استفاده از روش‌های آراستگی میز کار به‌صورت روزانه میز کار خود را گردگیری کنیم تا به این وسیله از نشستن آلودگی‌ها بر روی آن جلوگیری نماییم. همچنین می‌توانیم هفته‌ای یکبار نیز با استفاده از اسپری چوب یا مواد پاک‌کننده‌ای که به سطح میز کار ما صدمه وارد نمی‌کنند میز کار خود را تمیز کنیم. از آنجایی که ما مدت زمان زیادی را پشت میز کارمان صرف میکنیم اهمیت بالایی دارد که میز کار ما همواره تمیز و پاکیزه باشد.
استفاده از گلدان برای میز کار
تزئین و آراستگی میز کار ضمن این که فضایی زیبا و دوست‌داشتنی در محیط کار به ارمغان می‌آورد همچنین می‌تواند بازدهی کار ما را نیز بالاتر ببرد و مشوق خوبی به‌منظور انجام بهتر و سریعتر کارهایمان باشد. تحقیقات علمی نشان می‌دهد موجودات زنده‌ای همچون گل‌ها و گیاهان نقش بسزایی در افزایش بهره‌وری و خلاقیت افراد دارند.
در راستای استفاده از روش های آراستگی میز کار با اضافه‌کردن گلدان‌های کوچک گل و گیاه به میز کار خود انرژی مضاعفی را طی ساعات کاری دریافت خواهیم کرد و قادر خواهیم بود خیلی بهتر به انجام وظایف شغلی خود بپردازیم.
تهیه شده در گروه تولید محتوای هلدینگ کاسپین | اینستاگرام ما
بدون دیدگاه