بهبود فرآیند و روش های مختلف آن

مهم نیست که کسب و کار شما چقدر روان کار می کند، هر کسب و کاری این پتانسیل را دارد که کمی بهتر عمل کند. یا، در برخی موارد، بسیار بهتر است. ما فرآیندهایی را در کسب و کار راه‌اندازی می‌کنیم تا کارها را حفظ کنیم، اما اینرسی و عادت‌های قدیمی می‌توانند ما را نگه دارند که این فرآیندها را حتی زمانی که مؤثرترین نیستند، دنبال کنیم. بهبود مستمر فرآیند راهی برای رسمی کردن تلاش‌ها در سازمان برای ریشه‌کنی ناکارآمدی‌ها و تلاش برای انجام بهتر است.

بهبود فرآیند چیست؟

بهبود فرآیند یک روش در مدیریت پروژه است، به ویژه در تولید، که به شما کمک می کند تا بازخورد فرآیندهای خود را دریافت و ارزیابی کنید تا از بهبود مستمر اطمینان حاصل کنید. هدف آن این است که همیشه کارایی و اثربخشی استراتژی کسب و کار، مشتری یا فرآیندهای تولید شما را بهبود بخشد. برخی از نرم افزارهای مدیریت پروژه ابزارهایی را برای کمک به شناسایی مشکلات احتمالی ارائه می دهند تا بتوانید آنها را اصلاح کنید.

مزیت اجرای روش بهبود فرآیند به عنوان بخشی از سیستم های مدیریت کلی شما این است که راهی برای شناسایی و بهبود چالش ها در فرآیندهای خود به شما می دهد.

این چالش ها می تواند به تجربه مشتری، تولید داخلی یا سایر اهداف تجاری شما آسیب برساند. فرآیندهای ناکارآمد یا ناکارآمد می توانند برای تیم شما وقت بگذارند و برای کسب و کارتان هزینه بردارند. با قرار دادن یک روش بهبود فرآیند، می توانید مطمئن شوید که همیشه به دنبال این موارد هستید و به آنها رسیدگی می کنید.

ممکن است با نام‌های زیادی با بهبود فرآیند مواجه شوید، از جمله فرآیند بهبود مستمر (CIP)، مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) و مهندسی مجدد فرآیند.

روش‌های بهبود فرآیند

درست مانند روش‌های مدیریت پروژه، روش‌های بهبود فرآیند در رویکردشان برای شناسایی، تجزیه و تحلیل و اجرای تغییرات کمی متفاوت است.

برخی از متدولوژی های رایج بهبود فرآیند عبارتند از:

ناب

این روش در اصل از تیم تولید ناب تویوتا گرفته شده است، این روش بر حذف زباله در همه اشکال آن تمرکز دارد. این امر باعث می شود که روش ناب در تولید، ساخت و ساز و هر صنعت دیگری که به شدت به مواد، قطعات و نیروی کار متکی است محبوب شود.

شش سیگما

این روش بر کاهش تنوع در فرآیندهای تولید تمرکز دارد. در روش شناسی شش سیگما دو مکتب فکری وجود دارد. برای بهبود فرآیندها، بین تعریف، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل، بهبود، کنترل (DMAIC) و تعریف، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل، طراحی، تأیید (DMADV) انتخاب کنید.

BPM

مدیریت فرآیند کسب و کار، فرآیندهای فعلی شما را با فلوچارت ها و سایر ابزارهای مدل سازی فرآیند ترسیم می کند. سپس فرآیندهای شما را در طول زمان دوباره طراحی، اجرا، نظارت و اصلاح می کندبه یاد داشته باشید.

پیشنهاد ما  : دوره آموزشی BPM – مدیریت فرآیندهای کسب و کار

چرخه PDCA

این چرخه جزء بسیاری از روش‌های بهبود مستمر است. مراحل آن عبارتند از:

طرح

جایی برای بهبود پیدا کنید و برنامه ای برای تغییر ایجاد کنید.

انجام دادن

تغییر را در مقیاس کوچک به عنوان آزمایش پیاده کنید.

بررسی

به نتایج تغییر نگاه کنید و اثربخشی آن را تعیین کنید.

عمل

بسته به نتایجی که مشاهده کردید، اقدام کنید – تغییر را به طور گسترده اجرا کنید یا چرخه را دوباره مرور کنید تا فضای بیشتری برای بهبود پیدا کنید.

این چرخه همچنین گاهی اوقات به عنوان PDSA-Plan, Do, Study, Act- یا چرخه دمینگ نامیده می شود، پس از W. Edwards Deming که آن را در دهه 1950 توسعه داد.

درست مانند روش‌های مدیریت پروژه ناب و چابک که معمولاً آن را تکمیل می‌کنند، PDCA و متدولوژی‌های فرآیند بهبود مستمر رویکردهای تکراری برای یادگیری، توسعه و بهبود هستند.

کایزن

کایزن یک روش بهبود فرآیند است که بر بهبود مستمر تمرکز دارد و کل شرکت را در یک استراتژی از پایین به بالا درگیر می کند.

هدف اصلی کایزن ایجاد یک فرهنگ شرکتی است که کارکنان را در تمام سطوح تشویق می کند تا بهبودهای فرآیند را شناسایی، پیشنهاد و اجرا کنند. توجه ویژه ای به مشارکت کارکنان کف کارخانه – در تاسیسات تولید – در بهبود فرآیند دارد.

در عمل، متدولوژی بر رویدادهای کایزن متمرکز است ، یعنی مراحل عمل برای بهبود فرآیند. رویدادهای کایزن شامل کارکنان در تمام سطوح سازمان است و شامل موارد زیر است:

تنظیم و بیان اهداف کسب و کار یا پروژه

بررسی روند فعلی برای یافتن فضایی برای بهبود

اعمال تغییرات لازم

بررسی و اصلاح تغییرات

مستندسازی و گزارش نتایج

TQM

مدیریت کیفیت جامع (TQM) سیستمی مشابه کایزن است که هدف آن مشارکت دادن کل شرکت در بهبود فرآیند است.

توجه بیشتر به رضایت مشتری نسبت به کایزن، با در نظر گرفتن رضایت مشتری داخلی یا خارجی معیار موفقیت در سیستم است.

تجزیه و تحلیل TQM و Kaizen توسط محققان دانشگاه مهندسی و فناوری در لاهور، پاکستان، اشاره می کند که در حالی که کایزن یک رویکرد از پایین به بالا است، TQM از هر دو رویکرد بالا به پایین و پایین به بالا استفاده می کند. این بدان معناست که مدیریت و رهبری تشویق می‌شوند تا پیشرفت‌ها را به همان اندازه که کارمندان هستند، شناسایی و اجرا کنند.

مانند کایزن، پیاده سازی TQM از چرخه PDCA پیروی می کند. فلسفه TQM بر مجموعه ای از اصول متکی است که عبارتند از:

تعهد رهبری

تعهد شغلی

تصمیم گیری مبتنی بر واقعیت

پیشرفت متداوم

تمرکز بر مشتری

Agile

یک استراتژی مدیریت پروژه است که انعطاف پذیری، بازخورد و همکاری را در اولویت قرار می دهد. Agile معمولا ابزاری برای توسعه محصول است، اما می توانید از آن برای بهبود فرآیند نیز استفاده کنید.

با متدولوژی Agile، یک طرح ایجاد می‌کنید، آن را طراحی می‌کنید، آن را توسعه می‌دهید، آن را آزمایش می‌کنید، به کار می‌گیرید و آن را مرور می‌کنید. هنگامی که نتایج طرح بهبود فرآیند را بررسی کردید، فرآیند را دوباره شروع می کنید. Agile هرگز واقعاً “تمام” نمی شود، که آن را برای هر تیمی که دوست دارد تکرار کند و از نزدیک با هم کار کند، مناسب است.

موارد استفاده متداول

پروژه های توسعه نرم افزاری که در آن نیازمندی ها در طول زمان تغییر می کنند

پروژه‌هایی با بازخورد و تغییرات تکراری، مانند پروژه‌های تجربه مشتری

بهترین روش برای

تیم هایی که به انعطاف پذیری با دامنه نیاز دارند

پروژه های پیچیده ای که در ابتدا الزامات مشخصی ندارند

تیم هایی که برای همکاری ارزش قائل هستند

کانبان

Kanban یک ابزار بهبود مدیریت گردش کار بصری است. این ابزار مشاهده وضعیت هر پروژه، افراد واگذار شده و پیشرفت را آسان می کند.

برای بهبود فرآیند، Kanban به عنوان یک ابزار تخته سفید عمل می کند که به شما امکان می دهد فرآیندهای فعلی خود را ترسیم کنید و نقاط اصطکاک را شناسایی کنید.

گروه بندی وظایف در تابلوی Kanban خود بر اساس وضعیت، فیلدهای سفارشی، اولویت و موارد دیگر در نمای تابلوی کلیک آپ

از آنجایی که این یک ابزار تجسم است و لزوماً یک متدولوژی به تنهایی نیست، بهتر است تابلوهای Kanban را با سایر روش‌های بهبود فرآیند ترکیب کنید. با این حال، این ابزار مفیدی برای تجسم فرآیندهای پیچیده و ساده کردن آنها تا زمانی که از نتیجه راضی باشید، است.

موارد استفاده متداول

برنامه ریزی و اجرای محتوا

تجسم گردش کار

بهترین برای

پروژه هایی با مراحل یا فازهای ثابت

شناسایی ناکارآمدی های گردش کار

تحلیل علت ریشه ای

تحلیل علت ریشه ای (RCA) یک استراتژی حل مسئله است که مدیران پروژه برای مقابله با مشکل واقعی به جای علائم آن استفاده می کنند.

به عنوان مثال، اگر با زمان پاسخگویی به پشتیبانی مشتری مشکل دارید، واکنش شدید شما ممکن است فشار بر تیم خدمات مشتری شما باشد. اما با RCA و کمی حفاری، ممکن است متوجه شوید که راه‌اندازی فناوری شما در واقع باعث تاخیر می‌شود، نه تیم شما.

با صرف زمان برای شناسایی علت واقعی یک مشکل، کارآمدتر کار خواهید کرد و از تکرار مشکلات جلوگیری خواهید کرد.

موارد استفاده متداول

رفع نقص سیستم و ایمنی

پروژه های بهبود کیفیت

بهترین برای

موقعیت های پیچیده ای که به چیزی بیش از یک راه حل ساده نیاز دارند

پیشگیری فعالانه از مسائل

 JIT

JIT یک استراتژی تولید است که در آن شما فقط موارد مورد نیاز را ایجاد می کنید. این یک رویکرد تولیدی است که از طرف مردم تویوتا آمده است، اما هر کسب و کاری که به موجودی فیزیکی یا مواد متکی باشد می‌تواند از JIT استفاده کند.

اگر موجودی زیادی در انبار دارید و بودجه شما را محدود می کند، تغییر به JIT ضایعات را به حداقل می رساند و جریان نقدی شما را بهبود می بخشد.

موارد استفاده متداول

ساده سازی فرآیندهای تولید برای کاهش هزینه های موجودی

به حداقل رساندن ضایعات مواد

بهترین برای

مشاغل با زنجیره تامین قابل اعتماد و قابلیت تولید سریع

سازمان هایی که نیاز به کاهش هزینه های موجودی و افزایش جریان نقدی دارند

نظریه محدودیت ها

تئوری محدودیت‌ها که توسط کارشناس مدیریت بازرگانی اسرائیلی، Eliyahu M. Goldratt در سال 1984 ارائه شد، بر این باور استوار است که یک فرآیند همیشه شامل حداقل یک محدودیت است که مانع کارایی و اهداف تجاری می‌شود – به عنوان مثال، تولید را محدود می‌کند.

محدودیت‌ها اغلب تجهیزات، سیاست‌ها یا افراد (شامل تعداد افراد و طرز فکر یا مجموعه مهارت‌های آنها) هستند که یک سیستم را از تولید بیش از آنچه که هست محدود می‌کنند. به عبارت دیگر، یک محدودیت یک گلوگاه در فرآیند است.

هدف این روش شناسایی این محدودیت ها و کشف چگونگی باز کردن گلوگاه با شکستن محدودیت یا افزودن بافرهایی است تا مانع از محدود کردن کل سیستم شود.

سازی تئوری محدودیت ها این پنج مرحله را دنبال می کند:

شناسایی محدودیت(های) فرآیند

از محدودیت استفاده کنید

محدودیت را بررسی کنید تا تعیین کنید چگونه از آن با ظرفیت کامل استفاده کنید

تابع محدودیت، یا تنظیم هر چیز دیگری در سیستم برای پشتیبانی از بهترین عملکرد ممکن از محدودیت

با افزودن منابع یا تنظیم فرآیندها برای باز کردن گلوگاه، محدودیت را افزایش دهید

روند را تکرار کنید

به یاد داشته باشید، تئوری محدودیت‌ها فرض می‌کند که همیشه حداقل یک محدودیت برای یک فرآیند وجود دارد. این بدان معنا نیست که روند شکسته است. در عوض، به این معنی است که همیشه می توانید راه هایی برای بهبود آن پیدا کنید تا کارایی و

بهره وری آن را افزایش دهید. این امر مستلزم شناسایی و باز کردن مداوم محدودیت ها است.

روش‌های بهبود فرآیند می‌توانند در هر بخشی از کسب‌وکار شما اعمال شوند، اگرچه اغلب با سطوح بهره‌وری فرآیندهای تولید مرتبط هستند.

تهیه شده توسط تیم تولید محتوای کاسپین / مینا  بشیری / منابع : https://clickup.com / https://www.forbes.com