۴ گام بهبود فرآیند و بهبود سیستم در مدیریت فرآیند

چرا بهبود فرآیند

هدف از بهبود فرآیند، از بین بردن نقاط ضعف یا گلوگاه ها در عملیات تجاری است. با شناسایی این نقاط ضعف، می‎توانید به پیشرفت کسب و کار خود کمک کنید، چرا که مزایای زیر را برایتان به دنبال خواهد داشت:

• کاهش زمان اتمام فرآیند.
• بهبود کارایی و کیفیت فرآیند.
• حذف کارهای زائد.
• کاهش اصطکاک در فرآیندهای کسب و کار.
• برآورده شدن الزامات قانونی.

در نهایت، بهبود فرآیند راهی است که باعث می‎شود کسب و کار شما به بهترین حالتی که قابلیت آن را دارد، تبدیل شود. بدون داشتن بهبود فرآیند، نوآوری تقریبا غیر ممکن خواهد بود.

گامهای اجرایی برای بهبود فرآیند

چهار گام اساسی برای پیاده سازی بهبود فرآیند، در زیر شرح داده شده است:

گام ۱ – درک فرآیندی که می‎خواهید آن را بهبود دهید

اولین گام و یکی از مهمترین گامها، تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار است. چگونه می‎توان چیزی را که به طور کامل درک نشده است بهبود داد؟

قبل از شروع بهبود فرآیند، درک فرآیندهای فعلی و نحوه کار آنها بدون هیچ توهم ‎یا سوء تفاهمی، دارای اهمیت زیادی است. در این مرحله می‎توانید از یک متخصص حرفه‎ای فرآیند کمک بگیرید. استفاده از این افراد توسط سازمانهای بزرگ به طور فزاینده‎ای در حال افزایش است. آنها می‎توانند بطور دقیق در زمینه تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندهای کسب و کار به شما کمک ‎کنند.

همچنین می‎توانید به کمک نمودار AS-IS، از فرآیند نقشه برداری کنید. با کشیدن یک نمودار از فرآیند و تمام مراحل آن، تصویر کاملی از آنچه که می‎تواند باعث تاخیر شود و گلوگاه هایی که نیاز به بهبود دارند، به دست خواهد آمد.

اما در اینجا یک راز مهم وجود دارد! صحبت کردن با افرادی که درگیر فرآیند هستند بسیار مهم است. هیچ کس بهتر از کسانی که هر روز با یک فرآیند سروکار دارند، نمی‎توانند به شما بگویند که دقیقا مشکلات در کدام قسمت از فرآیند نهفته‎ است.

گام ۲ – پیدا کردن بهبودهایی برای فرآیند

پس از تجزیه و تحلیل، باید فرآیند جدید را مدل کنید. اما، چگونه می‎توانید این کار را انجام دهید؟ بهترین راه برای انجام این فرآیند به طوری که به سریعترین نحو و با استفاده از کمترین منابع، بتواند بهترین نتایج را بدست آورد چه خواهد بود؟

یک نمودار دیگر ایجاد نموده و ایده های خود را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید!

در این گام از پروژه بهبود سیستم ، سعی کنید به برخی از این سوالات پاسخ دهید:

• هدف این فرآیند، گردش کار و یا فعالیت چیست؟
• آیا بخشهای زائد وجود دارد؟
• مشکلات و مسائل مربوط به کیفیت و رعایت اصول، چه هستند و چرا اتفاق می‎افتند؟
• چرا این کار یا فرآیند ضروری است؟
• کجا باید انجام شود؟
• چه کسی بهترین فرد واجد شرایط برای انجام آن است؟
• آیا به اندازه کافی از اتوماسیون استفاده شده است؟
• مشکلات عمده آن چیست؟
• چگونه می‎توان مشکلات را از میان برداشت؟
• چگونه می‎توان ضایعات را حذف کرد؟
• آیا استانداردهایی برای دستیابی، وجود دارد؟
• چطور می‎توانیم بر فعالیت نظارت کرده و اطمینان حاصل کنیم که اهداف عملکردی دنبال می‎شوند؟
  

  ---

گام ۳ – پیاده سازی بهبودها

پس از مدل سازی فرآیند، زمان شروع پروژه است! اعمال نمودن موثر آنچه که مورد بحث قرار گرفته و وارد کردن همه افرادی که شامل فرآیند هستند، برای موفقیت بهبود فرآیند ضروری است. با بررسی بهبودهای پیاده سازی شده، می‎توانید ببینید که آیا ایده های جدید کار می‎کنند و آیا بهبودها موفق هستند یا خیر.

گام ۴ -کنترل اجرا و نظارت بر بهبودها

شما فقط‎ قادر به بهبود چیزی هستید که می‎توانید آن را مدیریت کنید، و فقط قادر به مدیریت چیزی هستید که می‎توانید آن را ارزیابی نمایید و تنها قادر به ارزیابی چیزی هستید که واقعا می‎دانید چگونه باید آن را انجام دهید.

کنترل اجرا یک قدم مهم دیگر در چرخه بهبود سیستم شما است. یک راه خوب برای انجام این کار این است که فرآیند خود را توسط یک نرم افزار BPM پیکربندی کنید. به یک مثال در تصویر زیر نگاه کنید:

اجرایی کردن فرآیند، شاخصهایی را تولید خواهد کرد که برای ارزیابی کارایی بهبود، باید آنها را بررسی نمایید.

اصول بهبود فرآیند

جدا از ۴ گام بهبود فرآیند برای اجرای فرآیند بهبود، اصولی در رابطه با بهبود وجود دارد که می‎بایست مدنظر قرار گیرند:

بهبود تجربه مشتری:

این اصل بیان می‎کند که حتی اگر فرآیندها پس از اعمال بهبود بسیار کارآمد باشند، اما تجربه مشتریان رضایت بخش نباشد، تمام این کار بی‎فایده خواهد بود. بنابراین تمام نقاط تماس سازمان با مشتری، باید بتوانند بهترین تجربه ممکن را ارائه دهند.

توجه به فعالیتهایی که ارزش افزوده تولید می‎کنند:

یک اصل کلیدی که درک آن آسان است: آیا این فعالیت ارزشی به خدمات یا محصول اضافه می‎کند؟ اگر چنین است، باید توجه کامل خود را به آن معطوف کنیم، به طوری که در طول فرآیند، به بهترین نحو انجام شود. به همین ترتیب فعالیتهایی که ارزش افزوده ایجاد نمی‎کنند، باید از فرآیند جدید حذف گردند.

کاهش فعالیتهایی که به احتمال زیاد موجب بروز خطا در فرآیند می‎شوند:

هر گاه درون یک فرآیند، فعالیتی خطرآفرین موجود باشد، باید راهی برای از بین بردن یا ساده سازی آن پیدا کنید. استفاده از فن آوری مناسبتر، اغلب راه حل خوبی برای این وضعیت است.

ابتدا فرآیند را دوباره طراحی کنید، سپس آن را به حالت خودکار درآورید:

در این مرحله باید مراقب باشیم که بهبود یک فرآیند را تنها به اتوماسیون کردن آن محدود نکنیم. برای پیاده سازی بهبودهای مورد نظر و دستیابی به اهداف فرآیند، جایگزینی فعالیتهای انسانی و اتوماتیک کردن آنها همیشه یک راه حل نیست.

استاندارد سازی فرآیند: 

برخی از فرآیندها در طول زنجیره ارزش تکرار می‎شوند. اگر این فرآیندها به درستی مستند شده و در جایی با عنوان کتابخانه فرآیند نگهداری شوند، می‎توانید به آنها و ویژگی‎هایشان دسترسی داشته باشید.

بنابراین، هنگام طراحی بهبودهای فرآیند، اینکه بتوانید آنها را در هر جا که ممکن است، به صورت اجزای قابل استفاده استاندارد کنید، دارای اهمیت زیادی است. این امر می‎تواند باعث چابکی مدیریت در شرکت شده و نیز ادغام کردن فرآیندها را تسهیل نماید.

بررسی قوانین شرکت: 

استفاده از قوانین ساده می‎توانند فرآیندهای بسیار زیادی را تسهیل کرده، باعث اجتناب از کارهای وقت گیر شده و روش های پیچیده را تغییر دهند.

به یک مثال توجه کنید: چک با مقدار کمتر از ۱۰۰.۰۰۰ تومان می‎تواند بدون تایید امضاء کننده برداشت شود. پس از تجزیه و تحلیل این فرآیند، مشخص شد که بررسی تمام چکها، یک به یک، گرانتر از هرگونه برگشت خوردن به دلیل خطای امضا است. بنابراین تغییر قاعده کسب و کار می‎تواند بدون از دست رفتن ارزش، باعث چابکی فرآیند شود. به علاوه، می‎تواند تجربه مشتری را بهبود ببخشد! به یاد داشته باشید که بهبود فرآیند تنها در صورت به دنبال داشتن بهترین تجربه برای مشتری، کارآمد و موثر خواهد بود.

انطباق:

بخشهای مختلف صنعت دارای استانداردهای اندازه گیری، رویه ها، گواهینامه ‎ها و پارامترهای دیگر هستند که توسط دولت یا گروه‎های بازرسی نظارت می‎شوند. بدیهی است که بهبود فرآیند نمی‎تواند فراتر از این قوانین باشد.

در انتها باید گفت که فرآیند بهبود ، یک فرآیند محدود نیست. در حقیقت، این پروسه به صورت یک فرآیند چرخه ای است، چرا که هر چه بیشتر بهبود می‎یابیم، بیشتر متوجه می‎شویم که چگونه می‎توانیم حرکت کنیم. نهادینه کردن این ایده به صورت یک فرهنگ در شرکت دارای اهمیت زیادی است، زیرا بهبود فرآیند و بهبود سیستم باید یک پروسه همیشگی باشد و به طور مداوم اعمال شود.

تهیه شده توسط گروه تولید محتوای هلدینگ کاسپین |محسن کیان /منبع: www.lucidchart.com