نظام آراستگی محیط کار 5s

از گذشته آراستگی در همه جوامع بخصوص ایران ما وجود داشته است . اولین بار ژاپنی ها نظام آراستگی محیط کار 5s را بصورت نظام مند معرفی کردند، فردی بنام سوزوکی در کتاب کایزن عملی فصلی را به اصول نظام آراستگی بعنوان مبنایی برای بهره وری و کایزن معرفی نمود.

محیط کار شما چگونه محیطی است؟ آیا شما در یک محیط آشفته و شلوغ کار می کنید؟ آیا نظام آراستگی را رعایت می کنید؟

می دانستید دانشمندان و روانشناس ها بررسی کرده اند که اگر فردی با خستگی محیط کار خود را آشفته رها کند، فردا صبح زمانی که باز می گردد و این محیط را میبیند، خستگی دیروز دوباره در بدنش پدید می آید.

این موضوع اهمیت نظام آراستگی محیط کار 5s در سازمان ها را می تواند نشان بدهد، اینکه اجرای نظام آراستگی 5S ژاپنی چقدر می تواند در بهره وری و افزایش آن موثر باشد.

ابتدا نظام آراستگی دارای 3 بند بود که پس از آن به 5 اصل تغییر یافت و نام 5S رابخود گرفت.

عبارت « پنج اس » 5S براساس حروف ابتدای پنج واژه ژاپنی انتخاب شده است:

ساماندهی Seiri

پاكیزه سازی Seiso

نظم و ترتیب Seiton

استانداردسازی Sekitsu

انضباط Shitsuke

ساماندهی (سازماندهی ، تفكیك و تعمیر یا Seiri )

در دیدگاه 5S ، ساماندهی Seiri عبارت است از نظم دادن به كلیه اجزای یك سازمان جهت نیل به اهداف. از دیدگاه « پنج اس » ساماندهی به معنای تشخیص ضرور از غیرضرور، اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویتها برای رهایی از غیرضروریها است.

در دیدگاه « پنج اس » ، ساماندهی امری دشوارتر از قراردادن اشیاء در گوشه‌ای می‌باشد و هدف ایجاد نظمی مطلوب و مناسب است. به منظور موفقیت در ساماندهی می‌بایستی به اولویت بندی پرداخت. به طور خلاصه این S به معنی جدا كردن آنچه ضروری است از غیر ضروری ها می‌باشد. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

– تفكیك اشیاء ضروری از غیر ضروی ( مشخص كردن ملزومات اداری كه در اطراف شما وجود دارد و طبقه بندی آنها با توجه به اولویت استفاده از آن ، تفكیك فرمهای از رده خارج و فرمهای در گردش ).

– اشیایی را كه استفاده نمی كنیم دور بریزیم ( دور ریختن برگهای زائد ).

نظم و ترتیب :

هر چیزی در محل کار باید یک مکان مشخص داشته باشد و در واقع هر چیزی باید سر جای خودش باشد. در این مرحله باید اقلام را دسته بندی کنیم تا به راحتی بدانیم که هر چیزی در کجا قرار دارد.مثل آنچه که یک تعمیرکار روی میز کارش دارد و به راحتی میداند که هر ابزاری را که نیاز دارد در کجا قرار دارد. هنگامی كه هر چیز با توجه به كاركرد و در نظر گرفتن كیفیت و ایمنی كار در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل كار همواره منظم و مرتب خواهد بود.

پاکیزه سازی ( Seiso )

پاکیزه سازی Seiso در دیدگاه ۵S پاکیزه سازی عبارت است از دور ریختن زوائد و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی. به عبارت دیگر پاکیزه سازی نوعی بازرسی است. بازبینی و پاکیزگی محیط کار برای حذف آلودگی مورد تأکید در این بخش از نظام «پنج اس»قرار دارد.

برخی از لوازم، تجهیزات و مکانها لزوماً باید بسیار پاکیزه و عاری از هر نوع آلودگی نگهداری شوند. بنابراین لازم است که آنها را دقیقاً شناسایی نموده و بر این باور بود که پاکیزه سازی تنها تمیز کردن محل کار و لوازم موجود در آن نیست بلکه پاکیزه سازی امکان انجام بازرسی و بازبینی را نیز بایستی فراهم آورد.

مقاله پیشنهادی : افزایش بهره وری در کار

به عبارت دیگر پیشگیری از کثیفی و پاکیزه نگه داشتن مداوم محیط، اموال و افراد و حذف و یا کنترل آلودگی و یادآوری این نکته که محل کار خود را همانند خانه خود بدانیم. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

– تعریف مسئولیتهای تمامی افراد برای پاکیزگی محل کار (حفظ نظافت و پاکیزگی محیط کار هر یک از پرسنل، پاکیزگی و نظافت البسه پرسنل ).

– انجام بازبینی و پاکیزه سازی مستمر توسط مجری ارائه خدمات

– شناسایی و رفع خرابیهایی که در اثر نشتی ها فرسایش ها، ترک ها و غیره بوجود آمده است

– شناسایی منابع آلودگی و سعی در حذف و یا کنترل آن

– تمیز کردن محل کار (شستشوی مرتب با مواد ضدعفونی کننده، نظافت در انبار، جمع آوری لوازم مستعمل، تمیز کردن هر چیز بلافاصله بعداز کثیف شدن).

– حذف آلودگیهای گرد و غبار (استفاده از تهویه مطلوب در انبار و سالن ها، استفاده از فیلترهای صافی هوا، استفاده از کاورها، قرار دادن اقلام و اشیا در محفظه های دربسته).

– پاکیزه کردن محلهایی که از چشم افراد به دور است ( زیر میزها، گوشه های اتاق، زیر ملزومات اداری و تجهیزات فنی، پشت پرده پنجره ها، فایلها، کشوها و…).

استانداردسازی (Seiketsu)

در S چهارم نظام آراستگی محیط کار (۵S) به معنی استانداردسازی، به دنبال آن هستیم تا با نوشتن دستورالعمل ها و ایجاد فرم های مختلف، اقدامات انجام شده در سه S اول (Seiri ، Seiton و Seiso) را به نحوی مدون و استاندارد کنیم تا از بازنگشتن به حالت قبل از استقرار نظام آراستگی محیط کار (۵S) اطمینان حاصل نماییم تا هر کس به سلیقه و شیوه خود یا درکی که از این نظام دارد، کارها را انجام ندهد و با معیارها و شاخص های خود آن را نسنجد.

از جمله اقدامات دیگری که در S چهارم بایستی انجام گیرد:

• تهیه چک لیست های ممیزی منتج از دستورالعمل های هر یک از S ها

• انجام ممیزی های دوره ای مستمر برای کشف عدم انطباق های سازمان با فرامین نظام آراستگی محیط کار (۵S) جهت بهبود اجرای این سیستم و اعلام نتایج ممیزی به کلیه سطوح سازمان

• تعیین معیارهای شفاف و دقیق از نتایج ۵S در ارزیابی عملکرد کارکنان

• انواع تابلوگذاری و استفاده از علائم و نشانه ها در ساختمان (اعم از علائم ایمنی، اطفاء حریق و …)

هر چیزی در محل کار باید یک مکان مشخص داشته باشد

انضباط :

انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانایی هایی جهت انجام یك وظیفه خاص. نكته اصلی در اینجا ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است. این كار را باید از طریق آموزش شیوه های درست انجام كار به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه آغاز نمود.

اقدامات لازم براي پیاده سازي نظام آراستگی محیط کار 5s

چهت مشاوره و آموزش در خصوص اجرای نظام آراستگی 5s با همکاران ما در ارتباط باشید

گام نخست پیاده سازی 5S – تعریف مسولیتها :

در گام اول پیاده سازی 5S تعیین میشود که که هر یک از مسئولیتها بر عهده کدام یک از بخشهای سازمان می باشد

گام دوم پیاده سازی 5S – تشکیل کمیته 5S :

اعضای کمیته 5S به این صورت انتخاب میشوند : از هر بخش یک نفر مسئول اجرای مصوبات کمیته در بخش محل فعالیت خود میشود.و در ضمن یک نفر بعنوان دبیر کمیته مسئول انجام کارهای اداری میشود.

گام سوم پیاده سازی 5S _ اجرا :

این گام معمولا شامل پنج فاز می باشد.

فاز اول گام اجرای پیاده سازی 5S :

در فاز اول هر فرد باتوجه به محل کار خود لیستی از کلیه اقلام موجود و همچنین ضروری و غیر ضروری بودن هر یک را مشخص کرده و در فرمی به نام فرم اقلام موجود وارد میکند.

سپس کار تفکیک اقلام صورت میگیرد.قسمتی از محل کار بعنوان اقلام غیر ضروری تعیین میشود و اقلام تا تعیین تکلیف اقلام غیر ضروری(دور ریختن،تعمیر،فروش و…) در آن محل باقی میمانند.

فاز دوم گام اجرای پیاده سازی5S : نظم وترتیب

پس از تعیین تکلیف اقلام ضروري و غیر ضروري، دسته بندي اقلام ضروري بر اساس ماهیت تواتر نیاز صورت می پذیرد.

در مرتب سازي و اجراي فاز نظم و ترتیب به نکات زیر توجه میشود :

• براي انبار کردن و ذخیره کردن اقلام ، از روش اولین استفاده گردد. (FIFO) وارده اولین صادره

• براي هریک از اقلام ، مکان مشخصی در نظر گرفته شود.

• کالا ها، اقلام و محل قرار گرفتن آنها باید به صورت سیستماتیک برچسب گذاري شود.

• اقلام و اشیاء طوري قرار گیرد که با صرف حداقل زمان ممکن ، قابل دسترسی باشد.

• اقلام و اشیاء طوري قرار گیرد که به آسانی قابل دسترسی باشد.

• وسایل و ابزار ویژه و خاص از وسایل عادي مجزا نگهداري شوند.

• ابزار و وسایلی که مرتبا مورداستفاده قرار می گیرند در نزدیکی کاربران قرار گیرد.

همچنین فعالیتهاي زیر براي اجراي کامل این فاز می بایست صورت پذیرد:

برچسب گذاري

در این مرحله کلیه کازیه هاي هر میزتوسط برچسبهاي مخصوص مشخص شده و ترتیب قرار گرفتن نامه ها بر اساس تاریخ آن می باشد.

کلیه اتاقها مجهز به ساعت دیواري (حتی الامکان متحدالشکل) باشد.

– براي وسایل شخصی پرسنل مانند کیف ، چادر، کت و…در هر اتاق مکان مناسبی جهت نگهداري در نظرگرفته شود به طوریکه ایجاد مزاحمت براي سایر افراد ننماید.

کلیه زونکن ها از نظر نظم و ساماندهی توسط برچسب مخصوص نامگذاري میشود.

فاز سوم گام اجرای پیاده سازی5S : پاکیزه سازي

قبل از مرتب سازي و جایگذاري اقلام ابتدا می بایست نظافت اساسی و پاکیزه سازي اساسی در کل ساختمان صورت پذیرد. پس از انجام پاکیزه سازي کلی و قرارگرفتن اقلام بر سر جاي خودپاکیزه سازي جزیی به صورت برنامه روتین هفتگی صورت خواهد پذیرفت.

پاکیزه سازي کلی

برای اجراي پاکیزه سازي کلی ، محیط کار به صورت کلی ارزیابی و موارد آلودگی ، خرابی ، شکستگی ، نشتی ، فرسایش و…. شناسایی و اعلام میشود. مسوول انجام ارزیابی محیط توسط کمیته پنج اس مشخص میشود.

فرد یا افراد مسوول اقدام به بازبینی از قسمتهاي مختلف نموده و طی گزارشی موارد خرابی را به این کمیته گزارش می دهد. در جلسه کمیته پنج اس این گزارش بررسی و صورت جلسه اي جهت رفع عیب موارد اساسی مشخص می گردد .

پاکیزه سازي جزیی و روزمره

گروه خدماتی ، به صورت روزمره اقدام به انجام فعالیتهاي پاکیزه سازی ( شامل : سرویس بهداشتی ، معابر لوازم اداری و کامپیوترها و … ) جهت حفظ پاکیزگی و نظافت محیط می نمایند.

فاز چهارم گام اجرای پیاده سازی نظام آراستگی محیط کار 5s : استاندارد سازي

– براي کلیه اتاقهاي ساختمان کد گذاري یا شماره گذاري صورت گرفته و نام واحد یا اداره توسط تابلویی در بیرون اتاق و کد اتاق بر روي آن شناسایی می شود.

• کد و نام هر اتاق به صورت تابلو راهنما تهیه شده و در محلهاي عمومی نصب میگردد.

• براي هر کدام از ساختمانها نقشه جانمایی تهیه شده و شماره اتاقها برروي آن مشخص گردیده و در محلهاي عمومی نصب میگردد.

• کلیۀ موارد و پارامترهاي در نظر گرفته شده در جلسات کمیته راهبري به صورت مستند درآمده و درقالب دستورالعمل اجرایی پنج اس به کلیۀ واحدها ابلاغ می شود.

• از علائم استاندارد براي علامتگذاري محدوده هاي خطر و یا مراقبت خاص( در انبار مواد شیمیایی , تجهیزات با فشار کارکرد بالا … ) ، تجهیزات خاموش کننده (علائم مربوط به زنگ خطر و وسایل ایمنی و راهنماي از سیستم اطفاي حریق، تابلوهاي سیگار کشیدن ممنوع … ) استفاده می شود.

فاز پنجم گام اجرای پیاده سازی5S :: انضباط

ایجاد انضباط و نهادینه کردن آن در مجموعه از طریق آموزش شیوه هاي درست انجام کار به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه صورت می پذیرد. همچنین این تمرینها از طریق وضع مقررات و پیروي جدي از آنها تحقق می پذیرد.