مدیریت ادعا در فرآیند مدیریت پروژه مطرح می‌شود و بین دو طرف قرار داد وجود دارد. مدیریت صحیح آن به جریان بهتر فرآیندهای پروژه منتهی می‌شود. ادعاهای موجود می‌تواند بین کارکنان و سایر ذی النفعان پروژه هم برقرار باشد؛ این مسئله از اهمیت ویژه‌ای در برنامه ریزی‌های پروژه برخوردار است.
در این مقاله قصد داریم شما را با مدیریت ادعا و اهمیت آن در پروژه به خصوص پروژه‌های عمرانی، آشنا کنیم.
مدیریت ادعا چیست؟
مدیریت ادعا (Claim Management) شامل مدیریت بحث‌های موجود در یک پروژه است. ادعا در استانداردهای PMI به این صورت تعریف می‌شود که تقاضاها از یکی از طرفین قرارداد به ازای دلایل مختلف که بعضا صحیح یا غلط است مطرح می‌شود. این ادعاها به علت اقدامات نامنطبق در نظر هر یک از طرفین عنوان می‌شود که به طور معمول قابل حل نیستند.
مدیریت ادعا یکی از مهم‌ترذین مباحث در مدیریت و کنترل پروژه است که به ویژه در پروژه‌های عمرانی کاربرد گسترده‌ای دارد؛ به طور اعم مدیریت مطالبات پیمانکار و تعهدات و قصور کارفرما را مدیریت ادعا می‌گویند.
در روند کنترل پروژه اتفاقاتی بین ادعا موجود و تغییر به وجود می‌آید؛ زمانی ادعا قابل حل نمی‌باشد که بین طرفین اختلاف نظر وجود داشته در ادعای مطرح شده تعارض وجود داشته باشد. در صورتی که در ادعای مطرح شده طرفین به توافق برسند، در فرآیند مدیریت پروژه تغییراتی اعمال خواهد شد که این تغییرات باید تحت نظارت باشند.
در غیر اینصورت برای مدیریت ادعا باید مذاکره، میانجی گری، حکمیت و در نهایت دعوی قضایی ایجاد شده تا ادعا حل شود. در استاندارد PMBOK 4 فرآیند برای مدیریت ادعا تعریف شده است:
- شناسایی دعوی: فرآیندی که دعوی در آن شناسایی و مستندسازی می‌شود.
- کمی سازی دعوی: فرآیندی که در آن تاثیرات دعوی بر اهداف پروژه ارزیابی می‌شود.
- پیشگیری دعوی: زمینه‌های ایجاد دعوی در این فرآیند کاهش می‌یابد.
- حل و فصل دعوی: در این فرآیند با استفاده از روش‌های مختلف مانند مذاکره و میانجی گری دعوی حل و فصل می‌شود.
در واقع به اعتراضاتی که از سوی پیمانکار یا کار فرما به ویژه در صنعت عمرانی مطرح می‌شود، ادعا گفته شده و به برنامه و مدیریت آن مدیریت ادعا می‌گویند. البته شخص ثالث می‌تواند در ارائه ادعا مختار است.
دلایل ایجاد ادعا
در صورتی که ادعا از سوی پیمانکار علیه کارفرما مطرح شود، می‌تواند دلایل زیر را داشته باشد:
- قرار داد و محدوده کاری را باز در نظر می‌گیرد.
- در تصمیم گیری تعلل دارد.
- اطلاعات مورد نیاز در دسترس نیست.
- در پرداخت‌ها و تعهدات مالی خود تأخیر دارد.
- اعمال تغییرات در محدوده کاری
- پاسخ خارج از موعد مکاتبات و پرسش‌های کتبی پیمانکار
زمانی که کارفرما علیه پیمانکار ادعا می‌کند می‌تواند دلایل زیر را داشته باشد:
- افزایش زمان و هزینه پروژه
- تغییر سطح کیفی مفاد قرارداد
- تغییر در محدوده کاری
به طور کلی علت اصلی در به وجود آمدن ادعا را می‌توان طراحی نادرست، قراردادهای نادرست، کنترل و نظارت ضعیف بر پروژه و ارتباطات ضعیف می‌باشد؛ در انتهای چنین عواملی افزایش زمان و هزینه موجب خواهد شد.
در کاسپین بخوانید: صف و ستاد در سازمان + تفاوت‌های آن‌ها
در صورتی که ذی النفعان یک پروژه بخواهند از دعوی‌های آ‌ینده جلوگیری کنند، باید مدیریت پیشگیرانه را به کار بسته و اختلافات در صورت بروز اشکال در فرآیند را پیش بینی کنند، تا بتوانند از بروز دعوی جلوگیری نمایند. تهیه لایحه تأخیرات و مدیریت ادعا از جمله خدمات مهمی است که تیم‌های پروژه می‌توانند انجام دهند.
انواع ادعا
ادعای پروژه
این نوع ادعا شامل روش‌های مختلفی است که مهم‌ترین دسته بندی آن، تقسیم ادعاهای پروژه بر اساس دیدگاه مستندات و تحلیل انجام شده در لایحه ادعا است که بر 3 اساس ارزیابی می‌شوند:
- ادعای فنا شونده: به دلیل نبود اعتبار کامل و کافی برای مستندات موجود برای ادعا احتمال پذیرش کمی دارد.
- ادعای به حق: با انجام تحلیل ادعای مطرح شده از اعتبار کامل و کافی برخوردار است و به همین دلیل احتمال پذیرش بالایی دارد.
- ادعای مشکوک: با توجه به نوع مستندات و تحلیل‌ها در لایحه ادعا پذیرفته می‌شوند.
به طور کلی کارشناسان مدیریت ادعا را به 4 فرآیند اصلی تقسیم بندی می‌کنند، که به شرح زیر است:
- شناسایی ادعا
- کمی کردن ادعا
- ممانعت از ادعا
- راه حل یا توافق ادعا
برای مدیریت ادعا اقداماتی که در طول این 4 فرآیند انجام می‌شود که شامل:
- بررسی کامل طرح قبل از مناقصه
- اختصاص دادن زمان مناسب برای اجرای پروژه چرا که در نظر گرفتن زمان کم و غیر منطقی مشکلات زیادی را متوجه پروژه خواهد کرد.
- پس از آن که قرارداردهای تیم مدیریت پروژه منعقد شدند، تعهدات، مسولیت‌ها و اختیارات هر یک از ارکان پروژه باید مشخص و تفکیک شوند؛ همچنین تمام ارکان پروژه به راحتی در دسترس باشند.
- شناسایی و پییگری نیاز ذی النفعان
- مستندسازی قوی
- اصلاح سیستم‌ها توزیع ریسک بین طرف‌های قرارداد
- جایگزین کردن فرهنگ مشارکت به جای فرهنگ متهم کردن طرفین
- استفاده مستمر و مفید از مشاوران حقوقی
- مذاکرات و جلسات مفید بین طرفین قرارداد قبل از اجرا
به کارگیری لایحه مدیریت ادعا توجیه اقتصادی برای استفاده از خدمات با توجه به مدیریت ادعا را ممکن می‌کند؛ چرا که ارکان پروژه نسبت به شرایط تعهدات قوانین حاکم بر پروژه آگاهی کامل ندارد به همین دلیل استفاده از لایحه مدیریت پروژه برای حاصل شدن کیفیت مورد نظر لازم است.
کلام پایانی
وجود الزامات و ضوابطی برای کنترل فرآیندهای پروژه، روند پیشرفت آن را سریع‌تر کرده و از بروز هزینه‌های اضافی جلوگیری می‌کند. همچنین زمانی که صرف حل و فصل دعوی به دلیل قصور از طرفین پروژه را به حداقل می‌رساند. با توجه به اینکه همیشه بین کارفرما و پیمانکار اختلافات متعددی وجود دارد، بنابراین استفاده از ضوابطی برای کنترل آن لازم است.
به همین منظور به کارگیری مدیریت ادعا در قراردادها و مفاد پروژه برای پیش گیری یا حل و فصل سریع اختلافات، از اهمیت بالایی برخوردار است.
تهیه شده در گروه تولید محتوای هلدینگ کاسپین | نویسنده: سیده فاطمه حوائجی | منبع: www.npmcweb.tbzmed.ac.ir
بدون دیدگاه