مدیریت و کنترل پروژه فرایندی مداوم است که مدیر پروژه را ملزم به مشاهده، جمع آوری اطلاعات و در صورت لزوم تغییر در پروژه می کند. کنترل پروژه یک رفتار حرفه ای برای دستیابی به نتایج موفقیت آمیز در پروژه است ، یعنی نظارت بر صرف بودجه، کنترل زمان و عملکرد متناسب با پروژه.
با این تعریف اساس کنترل پروژه با تکیه بر دو شاخصه برنامه ريزی و کنترل است که با هدف تمرکز و مدیریت فعالیت های یک پروژه است که بتوان با حداقل زمان و هزینه آن را به اتمام رساند.
مدیران و کارشناسان کنترل پروژه با رصد دقیق پروژه ها، انحراف های احتمالی را شناسایی می کنند و سعی می کنند اجازه ندهند که پروژه از مسیر اصلی خودش خارج شود.
کنترل پروژه جمع آوری، مدیریت داده ها و بررسی مرتب فرآیندها و تحلیل آنها برای درک و پیش بینی درست کلیه عوامل تأثیرگذار بر نتایج، زمان و هزینه یک پروژه یا برنامه است که به اجرای بهینه و تصمیم گیری مؤثر در پروژه کمک می کند.
این تعریف کلیه فرآیندهای چرخه ی حیات پروژه از آغاز ( تعریف پروژه) تا به انجام رساندن آن برای ردیابی، نظارت بر پیشرفت و مشخص کردن مواردی که نیاز به تغییر دارند و انجام اقدامات اصلاحی، گرفتن بازخورد نهایی و تجزیه و تحلیل عملکرد کلی پروژه را در بر می گیرد.
برای اطلاع از دوره های آموزشی و خدمات مشاوره سازمانی هلدینگ کاسپین کلیک کنید
وظایف مدیر کنترل پروژه
- تعريف پروژه و تعيين مشخصات آن،
- طراحي ساختار اجزاي WBS
- تعيين پارامتر هاي برنامه ريزي پروژه،
- تهيه اطلاعات فعاليت ها و شبکه پروژه،
- تهيه برنامه زمان بندي اوليه پروژه،
- ارائه برنامه ای قابل قبول و همچنین قابل اصلاح
- تخصيص منابع متناسب با پروژه
- تصميم گيري در خصوص پروژه ها
- اقدام براي ايجاد اصلاحات،
- تعيين دوره کنترل،
- تعيين درصد پيشرفت پروژه،
- بودجه ريزي پروژه،
- جمع آوري اطلاعات واقعي،
- مشخص کردن مراحل زماني انجام پروژه،
- تهيه گزارش نهايي،
- تطابق اجرای پروژه با برنامه،
- تهيه گزارش دوره اي و ارسال به مدیران مربوطه
- تعيين علل مغايرت ها در صورت وجود
- اقدام جهت ايجاد اصلاحات در صورت نیاز و با توجه به مغایرت ها
- راهبری و پیگیری امور پروژه،
- برگزاری جلسات هماهنگی و ابلاغ تغییرات به اعضای تیم
- ایجاد ارتباط موثر با افراد و سازمان های داخل و خارج،
- پیگیری کردن پیشرفت پروژه،
- نظارت بر عملکرد تیم های مستقر در جمع آوری داده ها،
- کنترل، پیگیری و تجزیه و تحلیل داده ها و بودجه های مالی،
فرآیند مدیریت و کنترل پروژه چیست؟
در فرایند کنترل پروژه عملکرد واقعی را در مقابل عملکرد برنامه ریزی شده پروژه مقایسه می کنیم.
مدیر پروژه بایستی در گزارش های خودش تعیین کند که آیا نتیجه ی پروژه ای که پایان یافته است با آنچه که در ابتدای به عنوان خروجی مرحله پایانی پروژه برنامه ریزی شده است، مطابقت دارد؟
به عنوان مثال، بودجه ای معادل ۱۰۰،۰۰۰،۰۰۰ تومان برای یک پروژه در نظر گرفته شده و قرار است ۵۰ درصد از کار را در مدت ۶ ماه به انجام برساند. یک مدیر پروژه موظف است مقدار واقعی کار انجام شده و بودجه هزینه شده را در مقابل آنچه پیش بینی شده بود، محاسبه کند.
در مثال یاد شده چنانچه پیشرفت پروژه در زمان مشخص به ۵۰ درصد پیش بینی نرسیده باشد یا بیشتر از نیمی از بودجه هزینه شده باشد یا نتایج به برنامه ها نزدیک نباشد، انجام اقدامات اصلاحی ضروری است.
فرایند کنترل پروژه همچنین خطرات و مشکلات جدید که ممکن است در حین اجرای پروژه بوجود بیاید را شناسایی و ردیابی می کند.
ردیابی خطرات و مشکلات یا همان عدم انطباق ها، بسیار مهم است زیرا اگر این نظارت انجام نشود، ممکن است مسائل پیش بینی نشده به سرعت تبدیل به مشکلات و زیان هایی جبران ناپذیر شوند و پروژه را به شکست بکشانند.
گزارش وضعیت در کنترل پروژه
گزارش وضعیت پروژه یک ابزار کارآمد برای کنترل پروژه است که با هدف اطمینان از تحت کنترل قرار داشتن پروژه مورد استفاده قرار میگیرد. یک مدیر پروژه بطور مرتب با تیم پروژه جلسه برگزار می کند تا اطلاعات لازم را از گروه های کاری که در پروژه مشارکت دارند، گردآوری نماید. نتیجه اطلاعات دریافت شده در فرمی به نام گزارش وضعیت وارد می شود این فرم هم بصورت کاغذی و هم بصورت الکترونیک کاربرد دارد.
تهیه شده توسط گروه تولید محتوای هلدینگ آموزشی کاسپین
بدون دیدگاه