همیشه شنیده ایم که همه کسب و کارها به یک برنامه‌ریزی منابع سازمانی یکپارچه نیاز دارند. اما این یکپارچگی به چه معناست؟ در ادامه درباره مفهوم یکپارچگی، عملیات هایی که قابلیت یکپارچگی دارند و چگونگی پیشرفت کسب و کار ها با کمک یکپارچگی، اطلاعات بیشتری کسب خواهیم نمود.
یکپارچگی سازمانی گسترده تر از یکپارچگی فردی است، اما چه چیزی را شامل می شود؟ اگر مفهوم یکپارچگی فردی را در سطح سازمانی قرار دهیم، یکپارچگی سازمانی به معنای همسویی کامل در آنچه که یک سازمان می اندیشد، می گوید و انجام می دهد خواهد بود.
هنگامی که یک سازمان همسویی کامل را نشان می دهد، همه پیام ها، اقدامات، تصمیمات، رهبری و پاداش های شرکت با هم هماهنگ می شوند. با این حال، فقط اطمینان از همسویی کافی نیست، زیرا همسویی بدون ارزش ها می تواند سازمان را از تصمیمات و اقدامات اخلاقی دور کند.
پیام‌ها، اقدامات، تصمیم‌ها، رهبری و پاداش‌ها باید حول ارزش‌های اخلاقی مثبتی که کل سازمان از آنها حمایت می‌کند، همسو شوند.
این همسویی مثبت مبتنی بر ارزش در آنچه که یک سازمان ارزش گذاری می کند، می گوید و انجام می دهد، داربستی را برای یک فرهنگ اخلاقی ایجاد می کند. سازمان می گوید برای چه چیزی ارزش قائل است؟ چقدر به طور مداوم آن ارزش ها را در تمرین روزانه زنده می کند؟
یکپارچگی چیست؟
یکپارچگی سیستم ERP اساسا به معنای متحد کردن عملیات های بخش های سازمان با یکدیگر است تا در نتیجه، فرآیندهای کسب و کار با تعادل بیشتری پیش بروند. این یکپارچگی توسط ماژول هایی به وجود می آید که در تعامل با یکدیگر به بخش های سازمانی مختلف، این اجازه را می دهند تا علاوه بر انجام عملیات های مرتبط، به اطلاعات سایر بخش های دیگر برای تکمیل عملیات ها دسترسی داشته باشند.
یکپارچگی چگونه شما را یاری می کند؟
در ابتدا ممکن است که به نظر برسد شما در مسئولیت های متفاوت هر بخش سازمانی دست درازی می کنید. اما در واقع مفهوم یکپارچگی افزایش تعامل بین بخش های سازمانی است. شرکت شما یک نهاد هم افزایی است. همه بخش های سازمان باید در عین اینکه به فعالیت های خود می پردازند، نیازهای کل سازمان را نیز در نظر داشته باشند.
به همین منظور هر بخش سازمانی باید قادر به تعامل با سایر بخش های مرتبط سازمان یا نهادهای بیرونی باشد تا بتوانند در کنار یکدیگر فعالیت معناداری را ترتیب دهند. یکپارچه سازی، ارتباط بین بخش های سازمانی را مهیا کرده تا از طریق ماژول های مرتبط، دسترسی به تمامی اطلاعات افزایش یابد. در ادامه با چند مثال آشنا خواهیم شد.
• بخش های حسابداری باید برای رسیدگی به امور پرداخت ها، به رسیدهای خدمات، هزینه ها و تنخواه گردان ها دسترسی داشته باشد. یکپارچگی با گزارش تنخواه کاربر و اطلاعات مربوطه می تواند زمان صرف شده برای پرداخت ها را کاهش و دقت کار را افزایش دهد.
• پرسنل زنجیره تامین باید بدانند که منابع برای چه قسمتی مورد نیاز هستند. از کجا تامین می شوند و چه کسی مسئول تحویل آن هاست. وجود ارتباط بین کنترل موجودی و تدارکات می تواند از دوباره کاری امور و زمان ارسال منابع بکاهد.
• کارشناسان بازاریابی باید از فعالیت کمپین های شان آگاهی داشته باشند. ایجاد دسترسی به اطلاعات فروش، مدیریت ارتباط با مشتری و رسانه های جمعی می تواند بینش ارزشمندی را برای رشد کسب و کار فراهم بیاورد.
چه عملیاتی باید یکپارچه شوند؟
پیش از راه حل های ERP، افراد به ارتباطات رو در رو و تک نفری وابسته بودند که طی آن، زمان و زحمت زیادی صرف انجام امور می شد. اما امروزه، دستیابی به اطلاعات از طریق ماژول های متفاوت ERP، جریان بی نقصی از اطلاعات را برای نیازهای فردی و سازمانی فراهم می آورد.
در ادامه به بعضی از انواع ماژول های ERP نگاهی می اندازیم که می توانند در یک سیستم، یکپارچه شوند.
- ماژول حسابداری مالی مسئولیت کنترل و بررسی برنامه ریزی جریان نقدی، گزارش قانونی، ارتباط بین بخش های مالی مربوطه، حقوق و دستمزد را بر عهده دارد.
- ماژول منابع انسانی: آموزش، مدیریت زمان، حضور و غیاب کارمندان و همچنین هزینه های مربوطه و مأموریت های کاری را کنترل می کند.
- ماژول مدیریت زنجیره تامین: کنترل موجودی، لجستیک و حمل و نقل، مسیریابی مدیریت انبار را کنترل می کند.
- ماژول مدیریت ارتباط با مشتری: اطلاعات تماس، رسانه های اجتماعی، ردیابی مشتریان وفادار و حل اختلافات کسب و کاری را مدیریت می کند.
- ماژول مدیریت پروژه: برنامه ریزی و مدیریت جلسات، وظایف و میزان پیشرفت فعالیت ها را کنترل می کند.
- خدمات اطلاعاتی: گزارشات، آمار و صحت و درستی اطلاعات را تدارک می بیند.
یکپارچگی چگونه پیشرفت کسب و کار شما را به دنبال دارد؟
سیستم های ERP یکپارچه می توانند دسترسی به اطلاعات و ارتباطات را در سراسر سازمان فراهم بیاورند. با استفاده از راه حل های ابری، ERP یکپارچه می تواند فاصله بین مکان های متعدد را از بین برده. گردش اطلاعاتی را برای همه کاربران همچنان به صورت پایدار حفظ کند. بسیاری از راه حل های ابری با فراهم آوردن اپلیکیشن های آماده برای گوشی ها و تبلت های هوشمند، افزونه‌ی موبیلیتی را برای دستیابی سریع اطلاعات فراهم نموده اند.
عملیات های یکپارچه مزیت های بی شمار دیگری را نیز فراهم می آورند:
- افزایش دسترسی و قابلیت اطمینان
- کاهش تعدد وظایف
- ارزیابی اطلاعات فوری
- کشف نیازهای نامحسوس ، نقاط قوت و ضعف کسب و کار
اگر نگران این هستید که چگونه پیشرفت کسب و کارتان را رقم بزنید، یک سیستم ERP یکپارچه می تواند این پیشرفت را برای شما به ارمغان بیاورد. ERP را برای کارمندان تان فراهم بیاورید تا در هر زمان و مکان، تعاملات بین بخش های سازمان را افزایش دهید.
بدون دیدگاه