فرآیند محوری و گام های پیاده سازی

 به هنگام بروز مشکلات و نابسامانی ها، پرسنل سازمان مسئولیت اشتباهات را گردن سایرین می اندازند.  اینها همه از نارسایی های عدم فرآیند محوری و مسئولیت داخل سازمان است.

مديريت فرايند محور (PROCESS-BASED MANAGEMENT) عبارتست از شناخت مديريت فرايندهای کسب و کاری که هدفشان، برآورده ساختن نيازهای مشتريان است. سيستم مديريت فرايند محور بر جريان کار در طول سازمان تمرکز می کند. اين جريان کار با خواسته های مشتريان شروع و با تامين رضايت مشتری که کالاها يا خدمات با کيفيتی را با قيمت مناسب و به موقع دريافت کرده است به پايان می رسد. درواقع فرايند نشان می دهد که چگونه کار در طول نواحی وظيفه ای داخلی سازمان انجام می شود.

مديريت فرايند محور، روابط تامين کنندگان و مشتريان را با فرايندهای کسب و کار نشان می دهد. در سيستم مديريت فرايند محور، همواره اشتياق برای بهبود مستمر در سازمان وجود دارد. در سازمانهای فرايند محور چون کارکنان يک فرايند کامل را انجام می دهند و نه يک جزء کوچک کار را، رضايت مشتری دارند؛ چرا که احساس می کنند کاری را به پايان رسانده اند که در سازمانهايی که زيرساختهای فرايندی لازم را دارند عامل وحدت بخش بوده است.

فرآیند محوری روندی است که در آن وظیفه‌های ساده جای خود را با فرآیندهای کامل عوض می‌کنند. فرآیندها را می‌توان همچون یک جعبه جادوگری پنداشت که از یک سو ورودی‌‎ها را می‌گیرد و از سوی دیگر خروجی با ارزش بالاتری را تولید میکند.

بسیار مهم است که بدانیم فرآیند محوری به معنای ابداع فرآیند در سازمان نیست. فرآیند ها همواره در سازمان موجود هستند و خروجی های سازمان نتیجه آنها است ولی شناخته شده و آشکار نیستند و می بایست شناسایی گردند. فرآیندها معمولا در شکل بخش بخش شده ، نامرئی ، بی نام و بدون مسئول در سازمانها وجود دارند. فرآیندگرایی تنها به آشکار شدن و بها دادن به آنها پرداخته است.

بررسی ها نشان داده است که در فرآیندها، همه بخشهای سازمان موثرند ولی هیچ واحدی مسئولیت کامل و سراسری فرآیند را به عهده ندارد و مشکلات نیز از همین جا ناشی می شود .

با ذکر این مقدمه خوب است بدانید، فرآیند محور شدن سازمان، به سادگی انجام نمی‌گیرد. دگرگونی و تحول بسیار زیاد و مختلفی رخ می دهد که بخش فناوری تنها یکی از ابعاد آن می‌باشد.

واحد فناوری اطلاعات، تحلیلگران کسب و کار، و سایر افراد درگیر در طرح ها و برنامه های BPM لازم است که سازمان را به عنوان یک کل در نظر داشته باشند. زمانی که تمامی ابعاد فرهنگی و فناوری و اقتصادی و… سازمان، شناسایی، مدیریت و پشتیبانی شدند، شانس موفقیت ناشی از تحولات سازمانی به میزان قابل توجهی افزایش می یابد.

برای اینکه یک سازمان در راه فرآیندگرایی گام بردارد می بایست تمامی تلاش خود را جهت پیاده‌سازی موارد ذیل بکار گیرد:

• مدیران سازمان باید خود برای رسیدن به ارزش و روشهای حل مساله با دیگر اعضای سازمان اتحاد داشته باشند.
• باید در سازمانها  روابط غیر رسمی (دوستانه) از روابط رسمی بین افراد، کم و کمتر شود و روابط،  تکمیل کننده و تقویت کننده ساختار رسمی سازمان باشد.

• سازمان ها باید استراتژی  مشخصی داشته باشند که مسیر حرکت و زمینه های لازم را در جهت سازمانی فرایند محور شدن، مشخص نماید.
• ریشه یابی اساس کارها و ارزیابی عملکرد و مسئولیت آنها را باید بر اساس رضایت مشتری سنجید.
• متدولوژی های فرایند مانند شش سیگما، باز مهندسی و بهبود مستمر بایستی در سطح سازمان مورد استفاده قرار بگیرد.
• مدیران اجرایی ارشد سازمان، باید تفکر فرایندی داشته باشند.
• تخصیص منابع باید بر مبنای نیازمندی های فرایندی انجام  گردد.

• باید از مستقل بودن واحدهای سازمانی جلوگیری کرد و باید آنها فقط در جهت هدف مورد نظر با یکدیگر تعامل داشته باشند.
• باید به خطا ها و مشکلات، به جای این که به حساب شکست های فردی گذارده شوند به عنوان فرصت و موقعیتی برای بهبود فرآیندها در نظر گرفت.

• به یک گروه نظارتی که بر فرآیندهای سازمان از ابتدا تا انتهای کامل فرایند کنترل و نظارت داشته باشد نیاز است.
• مشاوران فرایند باید برای تک تک  فرایندهای سازمانی وجود داشته باشند.
• سیستم پاداش دهی رسمی باید برداشته شود و بر اساس مسئولیت و تلاشهای فردی صورت گیرد.
• افراد موجود در سازمان باید چند مهارته شوند تا بتوانند تعامل بین واحدهای مختلف سازمان را بیشتر کنند.

• نرم افزارهایی باید برای مدلسازی، تست و بهبود فرایندها  مورد استفاده قرار گیرد.
• اطلاعات مربوط به فرایند باید در اختیار همه افراد سازمان قرار گیرد.

• افراد سازمان باید به اندازه کافی در خصوص کارکرد و شبیه سازی و بهبود فرایندها، توانایی و مهارت داشته باشند.
• در سازمانهای فرآیندگرا تک تک افراد فرآیندهای سازمان را  باید بشناسند . هرکسی بداند که چه چیزی مناسب است و خواسته مشتری چیست.