خودکار سازی فرآیند
در این مقاله به مبحث خودکار سازی فرآیند میپردازیم. در چرخه مدیریت فرآیندهای کسب و کار، پس از عبور از فاز بهبود فرآیند، نوبت به پیاده‌سازی فرآیند می‌رسد. رویکردهای متعددی در پیاده‌سازی فرآیند مطرح است که می‌توان آن‌ها را در دو دسته کلی تقسیم‌بندی نمود. این دو دسته شامل پیاده سازی فرآیند به صورت دستی و پیاده سازی فرآیند به صورت مکانیزه است.
در روش اول، ابزار اصلی مورد استفاده فرم‌ها و مستندات پشتیبان فرآیند است. همچنین آموزش‌های منابع انسانی در زمینه فرآیندها و تفهیم فرآیند به مجریان و ذینفعان، از دیگر ابزارهای پیاده سازی فرآیند به صورت دستی است. اما با ظهور ابزارهای تکنولوژیک و گستره آن‌ها، پیاده سازی فرآیند به صورت خودکار یا همان خودکار سازی فرآیند، مورد استفاده سازمانها قرار گرفته است.
خودکار سازی فرآیند به معنای استفاده از تکنولوژی جهت حرکت مداوم فرآیند از فعالیتی به فعالیت دیگر با کمترین دخالت انسانی است. خودکارسازی فرآیند رویکردی است که گستره‌ی بزرگی از خودکار سازی هر قسمت از یک فعالیت در فرآیندی ساده تا خودکارسازی تمام فعالیت‌های یک فرآیند پیچیده را شامل می‌شود.
مفهوم خودکار سازی فرآیند، به بررسی سیستم‌های اطلاعاتی پشتیبان فرآیندها می‌پردازد. این سیستم‌های اطلاعاتی در دو گروه تقسیم‌بندی می‌شوند. گروه اول سیستم‌های اطلاعاتی با دامنه مشخص هستند. این سیستم‌های اطلاعاتی در یک حوزه مشخص فعالیت دارند و تخصصی محسوب می‌شوند.
در ادامه ۴ عنوان از این سیستم‌ها مود بحث و بررسی قرار می‌گیرد.
- سیستم برنامه ریزی منابع سازمان (ERP): این سیستم، یک راهکار نسبتا جامع است که فعالیت‌های واحدهای مختلفی که با منابع سازمانی سر و کار دارند را به صورت یکپارچه برنامه‌ریزی می‌کند. پشتیبانی از فرآیندهای کسب‌وکار در بخش‌های حسابداری، کنترل، مدیریت منابع انسانی و مدیریت تولید است. دو فرآیند مهمی که توسط ERP ها به طور کامل پوشش داده می‌شوند فرآیند سفارش دهی تا دریافت (order to cash) و فرآیند تدارکات تا پرداخت (Procure to Pay) بصورت خودکار سازی فرآیند است.
- سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM): این سیستم پشتیبان از خودکار سازی فرآیند ، کلیه فرآیندهای حوزه بازاریابی و فروش است و تمام تعاملات سازمان با مشتری را در دو سطح فردی و جمعی بر می‌گیرد. در سطح فردی، تمام تعاملات با مشتریان از طریق کانال‌های مختلف اعم از تلفن، ایمیل و مراجعات حضوری در CRM مستند می‌گردد. در سطح جمعی نیز CRM از فعالیت‌های فروش و بازاریابی پشتیبانی می‌کند. در قلب یک سیستم CRM پایگاه داده‌ای وجود دارد که اطلاعات مشتریان فعلی و هم چنین مشتریان بالقوه را تجمیع می‌کند.
- سیستم مدیریت زنجیره تأمین (SCM): این سیستم بر پشتیبانی و یکپارچه کردن عملیات لجستیک میان سازمان با تأمین کنندگان و مشتریان تمرکز دارد. در سطح عملیاتی، سیستم مدیریت زنجیره تأمین از فعالیت‌های مرتبط با مدیریت حمل‌ونقل، انبارداری ورودی و خروجی، انبارش و مدیریت موجودی پشتیبانی می‌نماید. در سطح فنی نیز، سیستم مدیریت زنجیره تأمین از تبادلات داده با تأمین کنندگان و مشتریان با استفاده از فناوری‌های مختلف ردیابی از جمله RFID و بارکد پشتیبانی می‌کند.
- سیستم مدیریت چرخه عمر محصولات (PLM): این سیستم از فرآیندهای مختلف مدیریت چرخه عمر محصولات از منظر مهندسی پشتیبانی می‌کند. این سیستم به یکپارچه شدن تمامی اطلاعات مرتبط با محصول و فرآیندهای آن کمک می‌کند. فرآیندهای مهمی که با PLM پوشش داده می‌شوند، ایده تا راه‌اندازی و انواع مختلفی از فرآیندهای سفارش از جمله ساخت سفارشی، مهندسی سفارشی و مونتاژ سفارشی هستند.
دسته دوم سیستم‌های اطلاعاتی آگاه به فرآیند سیستم‌هایی هستند که محدوده و دامنه مشخصی ندارند. این سیستم‌ها جنبه عمومی در سازمان داشته و برای فرآیند خاصی طراحی نشده اند. به همین خاطر مورد استفاده بسیاری از سازمانها با ویژگی‌های متفاوتی قرار گرفته‌اند. سیستم ردیابی موضوعات، سیستم مدیریت مستندات و سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار از جمله این سیستم‌های اطلاعاتی می‌باشند.
- سیستم ردیابی موضوعات (Issue Tracking System): سیستم ردیابی موضوعات مانند JIRA و Pivotal Tracker ریشه در حوزه‌های توسعه نرم‌افزار و مدیریت خدمات فناوری اطلاعات دارد. به عنوان مثال، ایجاد باگ در یک سیستم، ارسال درخواست جهت افزودن یک مشخصه به یک سیستم نرم افزاری و ایجاد دسترسی به نرم افزار برای پیمانکار از مفاهیم مرتبط با این سیستم‌ها است. هر موضوع در وضعیت‌های متفاوتی قرار می‌گیرد. این وضعیت‌ها از جمله باز شده، تخصیص یافته به یکی از کارکنان، تعلیق شده، لغو شده یا به پایان رسیده می‌باشند. موضوعات به وجود آمده، برمبنای یک چرخه عمر از پیش تعیین شده، از وضعیتی به وضعیتی دیگر تغییر می‌کنند. فعالیت‌های مربوط به هریک از این وضعیت‌ها می‌توانند به صورت دستی یاخودکار سازی فرآیندانجام شوند. به عبارتی می‌توان گفت یک سیستم ردیابی موضوعات از شفافیت و وضوح یک موضوع پشتیبانی کرده و موضوع را به یک فرآیند شفاف تبدیل می‌نماید.
سیستم مدیریت مستندات (Document Management System)
همان گونه که از نام آن پیداست، این سیستم به مدیریت مستندات در وضعیت‌های مختلف از زمان ایجاد تا آرشیو و حذف آن‌ها مرتبط می‌باشد. این سیستم کارکردها را برای ایجاد، جست‌وجو و به روز رسانی مستندات ارائه می‌کند.
از طرفی دیگر، این سیستم مسیر جریان مستندات را میان ذینفعان مختلف مدیریت می‌کند. در بدو ظهور DMSها، آن‌ها از قابلیت‌های محدودی برخوردار بودند؛ اما با گذشت زمان، امروزه این سیستم‌ها قابلیت مدیریت کردن فرآیندهای پیچیده در ارتباط با مدیریت مستندات را دارا هستند.
امروزه بسیاری از سازمانها از DMSها جهت اجرای فرآیندهایی مانند ارائه درخواست مرخصی و مأموریت استفاده می‌کنند. به عنوان مثال در فرآیند مرخصی، ابتدا فرد درخواست مرخصی خود را در فرمت از پیش تعیین شده در DMS ثبت می‌کند. سپس باتوجه به مسیر و قواعد تعریف شده در سیستم، این درخواست به مافوق وی ارجاع داده می‌شود.
درصورت موافقت مافوق، درخواست به واحد منابع انسانی شرکت می‌رسد. این واحد نیز پس از دریافت درخواست، مرخصی فرد را بایگانی کرده و در سیستم مدیریت کارکرد ثبت می‌نماید. DMSها در طول زمان به نحوی تکامل یافتند که نه تنها از مستندات،
بلکه از تمام محتواها اعم از ساختاریافته (مانند درخواست مرخصی و مأموریت) و غیرساختاریافته (مانند عکس‌ها و مکالمات تلفنی با مشتری) پشتیبانی کنند. امروزه DMSها را با عنوان سیستم مدیریت محتوای سازمان یا همان Enterprise Content Management نیز می‌شناسند.
تهیه شده توسط دپارتمان تولید محتوای هلدینگ کاسپین
بدون دیدگاه