برنامه ریزی منابع سازمانی

ERP را می توان به عنوان نرم افزار یکپارچه برنامه ریزی منابع سازمانی تعریف نمود که دارای اجزا و یا ماژولهایی برای برنامه ریزی، تولید، فروش، بازاریابی، توزیع، حسابداری، مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه، مدیریت موجودی، مدیریت خدمات و نگهداری و تعمیرات، مدیریت حمل و نقل و بازرگانی الکترونیک است.

معماری و ساختار ERP بگونه ای است که یکپارچگی و جامعیت اطلاعات سطح سازمان را فراهم نموده و جریان روان اطلاعات بین بخشهای مختلف سازمان را فراهم می آورد.

تعاریف ERP

انجمن کنترل تولید و موجودی آمریکا ERP را به صورت زیر تعریف می نماید:
• “روشی برای برنامه ریزی و کنترل موثر تمامی منابع مورد نیاز برای دریافت، تولید، ارسال و پاسخگویی به نیازهای مشتریان، در شرکتهای تولیدی، توزیعی و خدماتی.”
تعاریف بسیار زیاد دیگری برای ERP ارائه شده است از جمله:
• “ERP یک بسته نرم افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعات و جریان اطلاعات بین تمامی بخشهای سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است.”

• “سیستمهای ERP سیستمهای اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیمی هستند که اطلاعات و فرایندهای مبتنی بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهای سازمانی و بین آنها یکپارچه می نماید.”
• “ERP یک پایگاه داده، یک برنامه کاربردی و یک واسط یکپارچه در تمامی سازمان است.”
• “ERP سیستمهایی مبتنی بر کامپیوتر هستند که برای پردازش تراکنشهای سازمان طراحی شده اند و هدف آنها تسهیل برنامه ریزی، تولید و پاسخگویی به موقع به مشتریان در محیطی یکپارچه است.”

• ERP یک بسته نرم افزاری استاندارد مشتمل بر چندین ماژول مرتبط و یکپارچه است که کلیه فرآیندهای تجاری یک سازمان را اعم از تولید ، منابع انسانی ، مالی ، بازاریابی و فروش و … پشتیبانی می نماید و منجر به یکپارچگی وظایف ( Functions ) در سازمان می شود.
• یک راه حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک سیستم به هم پیوسته، به سرعت و با دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می دهد تا به طور مناسب فرایند برنامه ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نماید.
• ERP به مثابه ستون فقرات اطلاعاتی یک سازمان از لحاظ بانک های اطلاعاتی و فرآیندهای سازمانی محسوب شده و به منزله نرم افزاری برای پشتیبانی فرآیندهای داخلی سازمان است.

نکته مهم

آنچه در همه این تعاریف مهم است، توجه و تمرکز بیشتر بر روی عبارت Enterprise در اختصار ERP است تا توجه به عبارات دیگر اختصار از جمله Planning و Resource. چراکه این سیستم فراتر از برنامه ریزی عمل کرده و با وجود تمرکز بر روی منابع سازمان، عناصری فراتر ازآن را پوشش می دهد.

آنچه که در این تعاریف بیش از همه نمود دارد، یکپارچگی و استاندارد بودن سیستم ERP است و همین دو جنبه مهم از ERP آنرا از سایر سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه متمایز می سازد.

آنچه مهم است این است که سیستم ERP بصورت کامل در هر دو بخش آن (Core Application , Business Analysis Application) سطوح مختلف سیستمی سازمان را پوشش می دهد. به این صورت که هسته مرکزی پوشش دهنده سطوح TPS و MIS می باشد و ابزار های تحلیل و تجزیه تجاری پوشش دهنده سطوح DSS و EIS در سازمان هستند.

البته لازم به ذکر است که این تقسیم بندی چندان شفاف نبوده و مرز مشخصی بین این سطوح و دو بخش اصلی ERP قابل ترسیم نیست و همپوشانیهایی در این بین وجود دارد

نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا ای آر پی (ERP)، فرایندهای کسب‌وکار در بخش‌های مالی، منابع انسانی، تدارکات، توزیع و سایر بخش‌ها را استاندارد، ساده و یکپارچه می‌کند. اما برنامه ریزی منابع سازمانی واقعا به چه معناست و چه قابلیت‌ها و مزیت‌هایی دارد؟

تعریف برنامه ریزی منابع سازمانی

برنامه ریزی منابع سازمانی سیستمی متشکل از اپلیکیشن‌های یکپارچه است که فرایندهای کسب‌وکار در بخش‌های مالی، منابع انسانی، تدارکات، توزیع و سایر بخش‌ها را استاندارد، ساده و یکپارچه می‌کند. این سیستم‌ها معمولا روی پلتفرم نرم‌افزاری یکپارچه‌ای کار می‌کنند که از تعریف‌های داده مشترک در یک پایگاه داده استفاده می‌کند.

سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی ابتدا برای شرکت‌های تولیدی طراحی شده بودند. اما از آن زمان دامنه نفوذشان به صنایع خدماتی، تحصیلات تکمیلی، هتلداری، مراقبت سلامت، خدمات مالی و دولت گسترش یافته است. برنامه ریزی منابع سازمانی در هر صنعت ویژگی‌های منحصربه‌فردی دارد.

برنامه ریزی منابع سازمانی دولتی به ‌جای خرید مرسوم، از مدیریت چرخه عمر قرارداد استفاده می‌کند. به ‌جای اصول حسابداری پذیرفته‌شده، از قواعد حسابداری دولتی پیروی می‌کند. بانک‌ها برای تطبیق حساب چک‌ها، کارت‌های اعتباری، کارت‌های بدهی و سایر ابزارها از فرایندهای تسویه پشتیبانی استفاده می‌کنند.

مزیت‌های سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی

سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی بهره‌وری و کارآمدی سازمان را از چند جهت بهبود می‌بخشند. این سیستم‌ها با یکپارچه کردن اطلاعات مالی در یک سیستم، فرایند گزارش‌دهی مالی سازمان را منسجم و یکنواخت می‌کنند. همچنین مدیریت سفارش را یکپارچه می‌کنند که سفارش‌گیری، تولید، انبارداری، حسابداری و توزیع را به فرایندی ساده‌تر و کمتر در معرض خطا تبدیل می‌کند.

بیشتر سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی شامل ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتری می‌شوند که تعاملات مشتریان را دنبال می‌کنند و در نتیجه بینش‌های عمیق‌تری در مورد رفتار و نیازهای مشتریان ارائه می‌دهند. این سیستم‌ها همچنین می‌توانند تولید و فرایندهای پشتیبانی را استاندارد و خودکار کنند و تدارکات واحدهای کسب‌وکار گوناگون سازمان را یکی کنند.

سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی همچنین می‌تواند پلتفرم منابع انسانی استانداردی برای گزارش‌دهی ساعات کار، دنبال کردن مخارج، آموزش، تطبیق مهارت‌ها و مانند آن ارائه دهد و توانایی سازمان را در ارائه گزارش‌های ضروری در مورد مقررات دولتی در بخش‌های مالی، منابع انسانی و زنجیره تامین بهبود بخشد.

مدیریت مناسب این سیستم‌ها به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که زمان مورد نیاز برای انجام تقریبا همه فرایندهای کسب‌وکار را کاهش دهند. این سیستم‌ها همچنین همکاری از طریق اشتراک‌گذاری داده‌هایی را فراهم می‌کنند که طبق تعریف‌های داده مشترک سازمان‌دهی شده‌اند و در نتیجه به تصمیم‌گیری بهتر منجر می‌شوند.

استانداردسازی و ساده‌سازی ناشی از سیستم‌های برنامه ‌ریزی منابع سازمانی به کاهش ساختارهای انعطاف‌ناپذیر منجر می‌شود. در نتیجه سازمان چابک‌تری ایجاد می‌کند که می‌تواند به ‌سرعت سازگار شود و در عین حال پتانسیل همکاری را افزایش دهد. اگرچه پایگاه داده متمرکز این سیستم‌ها اهداف بزرگ‌تری برای مهاجمان به شمار می‌آیند، امن کردن آن‌ها آسان‌تر از داده‌های توزیع‌شده در صدها سیستم است.

۴ ویژگی کلیدی سیستم‌های ای آر پی (ERP)

سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی از لحاظ مقیاس، دامنه و کارکرد تنوع زیادی دارند. بااین‌حال بیشتر این نرم‌افزارها دارای ویژگی‌های زیر هستند:

1. یکپارچه‌سازی در سراسر سازمان 

   فرایندهای کسب‌وکار در تمام بخش‌ها و واحدهای کسب‌وکار یکپارچه می‌شوند. برای مثال سفارشی جدید به‌ صورت خودکار بررسی اعتبار را آغاز، موجود بودن محصول را استعلام و برنامه توزیع را به‌روزرسانی می‌کند. بعد از ارسال سفارش هم صورت‌حساب فرستاده می‌شود.

2. عملیات‌های آنی (یا تقریبا آنی) 

   با توجه به اینکه فرایندهای مثال بالا چند ثانیه بعد از دریافت سفارش انجام می‌شوند، مشکلات به ‌سرعت شناسایی می‌شوند و به فروشنده زمان بیشتری برای اصلاح مشکلات می‌دهند.

3. پایگاه داده مشترک

   پایگاه داده مشترک این امکان را فراهم می‌کند که داده‌ها یک بار برای سازمان تعریف شوند و همه بخش‌ها از همان تعریف استفاده کنند. بعضی از سیستم‌های برنامه ‌ریزی منابع سازمانی پایگاه داده فیزیکی را تقسیم می‌کنند تا عملکرد بهتری داشته باشند.

4. ظاهر و باطن یکنواخت 

   وندورهای اولیه (تامین کنندگان) برنامه ‌ریزی منابع سازمانی متوجه شدند که نرم‌افزاری با رابط کاربری یکنواخت هزینه‌های آموزش را کاهش می‌دهد و حرفه‌ای‌تر به ‌نظر می‌رسد. گاهی اوقات که یک وندور این حوزه نرم‌افزارهای دیگر را اکتساب می‌کند، برای افزایش سرعت عرضه به بازار، ظاهر و باطن مشترک را کنار می‌گذارد.

5. بیشتر وندورهای برنامه‌ ریزی منابع سازمانی با ورود نسخه‌های جدید به بازار رابط کاربری یکنواخت را برمی‌گردانند.

انواع راهکارهای برنامه‌ ریزی منابع سازمانی

سیستم‌های برنامه‌ ریزی منابع سازمانی بر مبنای اندازه و پیچیدگی سازمان‌ها به چند رده تقسیم می‌شوند. این رده‌ها به شرح زیر هستند:

• سیستم‌های برنامه ‌ریزی منابع سازمانی رده اول 

  از سازمان‌های جهانی بزرگ پشتیبانی می‌کنند و همه مسائل جهانی‌سازی شامل ارز، زبان، الفبا، کد پستی، قواعد حسابداری و غیره را مدیریت می‌کنند. دهه‌ها است که Oracle و SAP رده اول محسوب می‌شوند. مایکروسافت و Infor رقیب‌های جدیدتری هستند، اما آن‌ها هم اغلب در رده اول جای می‌گیرند.

• سیستم‌های برنامه ‌ریزی منابع سازمانی دولتی رده اول 

  از سازمان‌های دولتی بزرگ اغلب فدرال پشتیبانی می‌کنند. این وندورها از جزئیات و ریزه‌کاری‌های حسابداری، منابع انسانی و تدارکات دولتی پشتیبانی می‌کنند. Oracle، SAP و سیستم PRISM از شرکت CompuServe رده اول محسوب می‌شوند و Infor و سیستم Momentum از شرکت CGI در این زمینه پشت سر آن‌ها قرار دارند.

• سیستم‌های برنامه ‌ریزی منابع سازمانی رده دوم 

  از سازمان‌های بزرگی پشتیبانی می‌کنند که ممکن است در چند کشور فعالیت کنند، اما نفوذ جهانی ندارند. مشتریان سیستم‌های رده دوم ممکن است موجودیت‌های مجزا یا واحدهای کسب‌وکار سازمان‌های جهانی بزرگ باشند. بیشتر این سیستم‌ها تا حدی قابلیت جهانی‌سازی دارند، اما این قابلیت‌ها به گستردگی رده اول نیستند. بسته به اینکه وندورها را چطور طبقه‌بندی کنیم، 25 تا 45 وندور در این رده وجود دارند.

• سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی دولتی رده دوم 

  بیشتر بر دولت‌های ایالتی و محلی متمرکز هستند و در بعضی موارد در سازمان‌های فدرال حضور دارند. Tyler Technologies و UNIT4 در این طبقه‌بندی قرار می‌گیرند.

• سیستم‌های برنامه ‌ریزی منابع سازمانی رده سوم 

  از سازمان‌های میان‌رده پشتیبانی می‌کنند. بیشتر این سیستم‌ها چند زبان و ارز اما فقط یک الفبا را مدیریت می‌کنند. بسته به اینکه وندورها را چطور طبقه‌بندی کنیم، 75 تا 100 راهکار در رده سوم وجود دارد.

• سیستم‌های برنامه‌ ریزی منابع سازمانی رده چهارم 

  برای سازمان‌های کوچک طراحی می‌شوند و اغلب روی حسابداری متمرکز هستند.

تقسیم بندی

در چند سال گذشته وندورهای برنامه ‌ریزی منابع سازمانی سیستم‌های جدیدی ساخته‌اند که به ‌طور ویژه برای فضاهای ابری (Cloud) طراحی شده‌اند و در عین حال وندورهای با سابقه نسخه‌های ابری نرم‌افزارهای‌شان را ساخته‌اند. برنامه‌ ریزی منابع سازمانی ابری بیش از پیش پرطرفدار شده و به دو نوع اصلی تقسیم می‌شود:

1. برنامه ‌ریزی منابع سازمانی به‌ عنوان خدمت: در این سیستم‌ها همه مشتریان روی پایگاه کد یکسانی فعالیت می‌کنند و به کد منبع دسترسی ندارند. کاربران می‌توانند پیکربندی کنند، اما نمی‌توانند کد را سفارشی‌سازی کنند.
2. برنامه ‌ریزی منابع سازمانی در ابر زیرساخت به ‌عنوان خدمت: سازمان‌هایی که به کد سفارشی در سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی خود نیاز دارند نمی‌توانند از برنامه ‌ریزی منابع سازمانی به‌ عنوان خدمت استفاده کنند. اگر بخواهند در ابر فعالیت کنند، تنها گزینه انتقال فعالیت‌ها به ارائه‌دهنده زیرساخت به‌ عنوان خدمتی است که سرورهایشان را به مکانی متفاوت منتقل می‌کند.

مزایا

برنامه ‌ریزی منابع سازمانی به‌ عنوان خدمت به بیشتر سازمان‌ها سه مزیت ارائه می‌کند

هزینه اولیه‌شان کمتر است

ارتقای آن‌ها به نسخه‌های جدیدتر آسان است

مدیران ارشد ناراضی نمی‌توانند به سازمان فشار بیاورند که برای سازمان کد سفارشی بنویسد.

نرم‌افزارهای برتر برنامه ‌ریزی منابع سازمانی

انتخاب سیستم برنامه ‌ریزی منابع سازمانی یکی از چالش‌برانگیزترین تصمیم‌های پیش‌ روی رهبران فناوری اطلاعات است. در این زمینه علاوه بر معیارهای رده‌بندی بالا، طیف گسترده‌ای از قابلیت‌ها و توانایی‌ها باید در نظر گرفته شوند. در هر صنعتی باید وندوری را انتخاب کنید که در آن صنعت تجربه دارد. آشنا کردن وندور با ریزه‌کاری‌های صنعت جدید بسیار زمان‌بر است.

پیاده‌سازی سیستم برنامه ‌ریزی منابع سازمانی

بیشتر پیاده‌سازی‌های موفق برنامه ‌ریزی منابع سازمانی را یک «مدیر ارشد حامی» رهبری می‌کند که از طرح توجیهی حمایت می‌کند، مجوز ادامه کار را دریافت، بر پیشرفت نظارت کرده، ریاست کمیته راهبری را بر عهده می‌گیرد، موانع را برطرف می‌کند و مزیت‌های سیستم را به‌ دست می‌آورد.

مدیر ارشد فناوری اطلاعات با مدیر ارشد حامی همکاری تنگاتنگی دارد تا مطمئن شود به یکپارچه‌سازی با سیستم‌های موجود، جابه‌جایی داده‌ها و ارتقای زیرساخت به ‌اندازه کافی توجه شده است. به‌ علاوه مدیر ارشد فناوری اطلاعات به مدیر ارشد حامی در مورد چالش‌ها مشاوره می‌دهد و به او کمک می‌کند شرکتی متخصص را در زمینه پیاده‌سازی‌های برنامه ‌ریزی منابع سازمانی انتخاب کند.

مدیر ارشد حامی باید از یک مدیر ارشد مدیریت تغییر سازمانی هم مشاوره بگیرد، چرا که پیاده‌سازی برنامه ‌ریزی منابع سازمانی به ایجاد فرایندهای کسب‌وکار، نقش‌ها، رابط‌های کاربری و مسئولیت‌های شغلی جدیدی منجر می‌شود.

مدیریت تغییر سازمانی می‌تواند به همه افراد سازمان کمک کند اثر برنامه ‌ریزی منابع سازمانی را بر کارشان درک کنند. در بسیاری از موارد به ‌جای مدیر ارشد داخلی، یک شرکت مدیریت تغییر سازمانی این پشتیبانی را ارائه می‌کند.

مدیر پروژه کسب‌وکار و مدیر پروژه فناوری اطلاعات باید به تیم مدیریت ارشد برنامه گزارش بدهند. اگر سازمان یک شرکت یکپارچه‌سازی برنامه ‌ریزی منابع سازمانی یا متخصص مدیریت تغییر سازمانی استخدام کرده باشد، مدیران پروژه آن‌ها باید عضو تیم مدیریت برنامه اصلی باشند.

۵ گام اصلی پیاده‌سازی سیستم برنامه‌ ریزی منابع سازمانی یا ای آر پی

بیشتر متخصصان برنامه‌ریزی منابع سازمانی از ساختار زیر برای پیاده‌سازی این سیستم‌ها استفاده می‌کنند:

1. دریافت مجوز

مدیر ارشد حامی بر تدوین هر گونه سند مورد نیاز برای دریافت مجوز نظارت می‌کند. این سند که معمولا طرح توجیهی خوانده می‌شود، اغلب شامل موارد زیر است:

• تعریف مسئله
• توصیف اهداف و دامنه ماموریت برنامه
• فرضیات
• هزینه‌های پیاده‌سازی
• زمان‌بندی پیاده‌سازی
• ریسک‌های توسعه و عملیاتی
• مزیت‌های پیش‌بینی‌شده

بعد از کامل شدن طرح توجیهی، مدیر ارشد حامی آن را به گروهی از مدیران ارشد ارائه می‌کند تا مجوز رسمی را برای هزینه کردن منابع مالی و کارمندان مستقیمی را برای پیاده‌سازی برنامه‌ ریزی منابع سازمانی دریافت کند.

2. برنامه‌ریزی

زمان‌بندی سطح بالایی که برای طرح توجیهی تعریف شده به برنامه‌ای کاری تبدیل می‌شود که باید شامل گام‌های زیر باشد:

• نهایی کردن اعضای تیم

  در این مرحله اعضای کلیدی داخلی باید با نام مشخص شوند. سایر کارمندان مورد نیاز باید بر اساس نقش مشخص شوند. شریک‌های خارجی باید انتخاب شوند. شریک‌های متداول شامل متخصصان پیاده‌سازی برنامه ‌ریزی منابع سازمانی، متخصصان مدیریت تغییر سازمانی و متخصصان فنی می‌شوند.

• تکمیل قراردادها

  قراردادهای مربوط به نرم‌افزار، فناوری و خدمات جدید باید نهایی شوند.

• برنامه‌ریزی برای ارتقای زیرساخت

  سیستم‌های برنامه ‌ریزی منابع سازمانی که در محل شرکت نصب می‌شوند اغلب به پردازنده‌های سریع‌تر، فضای ذخیره‌سازی بیشتر و ارتباطات بهتر نیاز دارند. بعضی از سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از برنامه ریزی منابع سازمانی ابری ارتقاهای زیرساخت را به حداقل برسانند. اما این سیستم‌ها هم به ارتقای زیرساخت نیاز دارند.

• تهیه برنامه کاری و زمان‌بندی

  وظایف، وابستگی‌ها، منابع و زمان‌بندی باید تا حد ممکن شفاف و مشخص شوند.

3. پیکربندی نرم‌افزار

این مرحله بزرگ‌ترین و دشوارترین مرحله است. گام‌های اصلی این مرحله به شرح زیر هستند:

• تحلیل خلاها

  درک خلاهای فرایندهای کسب‌وکار موجود و اپلیکیشن‌های پشتیبان به تیم پروژه کمک می‌کند بفهمند چطور باید فرایندهای کسب‌وکار را تغییر دهند تا با نرم‌افزار سازگار شوند.

• تعیین پارامترها

  پارامترهای نرم‌افزار برنامه ‌ریزی منابع سازمانی تعیین می‌شوند تا فرایندهای جدید کسب‌وکار را به ‌خوبی منعکس کنند.

• انجام برنامه‌نویسی مورد نیاز

  در حالت ایده‌آل نیازی به تغییر در نرم‌افزار برنامه‌ ریزی منابع سازمانی نیست. بااین‌حال ممکن است برای رابط‌های بین این نرم‌افزار و سایر سیستم‌ها یا برای جابه‌جایی داده‌ها به برنامه‌نویسی نیاز داشته باشید.

• جابه‌جایی داده‌ها 

  تیم تعریف‌های داده را استاندارد و فایل‌های موجود را از نظر تکمیل بودن، کیفیت و افزونگی داده‌ها بررسی می‌کند. در نهایت داده‌های موجود پاکسازی می‌شوند و به سیستم برنامه‌ ریزی منابع سازمانی جدید منتقل می‌شوند.

• آزمایش سیستم 

  سیستم آزمایش می‌شود تا اطمینان حاصل شود که کارکرد و پاسخگویی مورد نیاز را ارائه می‌دهد.

• مستندسازی سیستم

  اسناد کارکردی و فنی مورد نیاز تهیه می‌شوند. وندور معمولا اسنادی دارد که می‌توان با استانداردهای سازمانی متناسبشان کرد.

• ارتقای زیرساخت 

  هر گونه ارتقای مورد نیاز انجام می‌شود.

4. استقرار سیستم

پیش از مرحله آخری که به عملیاتی شدن سیستم جدید منجر می‌شود، چند فعالیت شامل موارد زیر باید تکمیل شوند:

• آموزش کارمندان

  همه کارمندان باید برای کار کردن با سیستم جدید آموزش ببینند و حقوق دسترسی دریافت کنند.

• برنامه‌ریزی برای پشتیبانی 

  تیم پشتیبانی باید تشکیل شود تا بعد از عملیاتی شدن سیستم به پرسش‌ها پاسخ دهد و مشکلات را حل کند.

• آزمایش کردن سیستم

  سیستم جدید باید با دقت آزمایش شود تا اطمینان حاصل شود که امن و پاسخگو است و کارکرد توصیف‌شده در طرح توجیهی را ارائه می‌دهد.

• تصمیم‌گیری در مورد «آغاز به کار رسمی» سیستم

  وقتی مدیر ارشد حامی اطمینان پیدا کرد که سیستم برنامه ‌ریزی منابع سازمانی جدید آماده است، سازمان باید سیستم قدیمی را کنار بگذارد و از سیستم جدید استفاده کند.

5. پایدار کردن سیستم

بعد از استقرار سیستم برنامه ‌ریزی منابع سازمانی، بیشتر سازمان‌ها با افت عملکرد کسب‌وکار روبرو می‌شوند. چرا که کارمندان در حال یادگیری نقش‌ها، ابزارها، فرایندهای کسب‌وکار و سنجه‌های جدید هستند. به ‌علاوه داده‌هایی که به‌ خوبی پاکسازی نشده‌اند و گلوگاه‌های زیرساخت اختلال‌هایی را به ‌وجود می‌آورند. همه این مسائل بار کاری زیادی را به تیم استقرار و پشتیبانی سیستم تحمیل می‌کنند.

در ارتباط با این مقاله بخوانید: سیستم مدیریت انبار (WMS)

هزینه‌های پنهان برنامه ریزی منابع سازمانی یا ای آر پی (ERP)

چهار عامل زیر معمولا در طراحی پروژه‌های برنامه ‌ریزی منابع سازمانی دست کم گرفته می‌شوند:

• تغییر فرایند کسب‌وکار

  بیشتر افراد از کار کردن در محیط موجود راضی هستند مگر اینکه تحلیلگر سیستم باشند یا در سازمان دیگری با سیستم‌های بهتری کار کرده باشند. وقتی تیم‌ها نتایج بهبودهای‌شان را مشاهده می‌کنند، اغلب احساس توانمندی می‌کنند و به‌دنبال بهبودهای بیشتری می‌روند. موفقیت، موفقیت به بار می‌آورد و در نتیجه پروژه‌ها اغلب طولانی‌تر از زمان‌بندی اولیه می‌شوند.

• مدیریت تغییر سازمان

  اگرچه بهبود فرایندها سازمان را بهره‌ورتر و کارآمدتر می‌سازد، تغییر در همه سطوح سازمان عدم قطعیت ایجاد می‌کند. برنامه مدیریت تغییر سازمانی رسمی به کارمندان اطمینان خاطر می‌دهد و کمک می‌کند تغییر را بپذیرند. چون بسیاری از مدیران ارشد با ریزه‌کاری‌های مدیریت تغییر سازمانی آشنا نیستند، این موضوع به ‌راحتی دست کم گرفته می‌شود.

• جابه‌جایی داده‌ها

  سازمان‌ها اغلب پیش از پیاده‌سازی برنامه ‌ریزی منابع سازمانی، پایگاه‌های داده هم‌پوشان و قواعد ویرایش ضعیفی دارند. هرچه ویرایش مورد نیاز برای سیستم برنامه‌ ریزی منابع سازمانی سخت‌گیرانه‌تر باشد، مدت زمان جابه‌جایی داده‌ها هم بیشتر می‌شود. خیلی راحت ممکن است زمان مورد نیاز کم در نظر گرفته شود، به ‌ویژه اگر امکان شناسایی همه منابع داده وجود نداشته باشد.

• کد سفارشی

  هرچند سال‌ها است که سازمان‌ها سیستم‌های برنامه‌ ریزی منابع سازمانی سفارشی دارند، اما همچنان می‌توان گفت که شیوه نامناسبی است. سفارشی‌سازی هزینه پیاده‌سازی را به شدت افزایش می‌دهد، چرا که کاربران خواستار قابلیت‌های بیشتری می‌شوند. ضمانت‌نامه را بی‌اعتبار می‌کند.

  مشکلاتی که به وندور گزارش می‌شوند، باید روی نرم‌افزار اصلاح‌نشده دوباره ایجاد شوند.ارتقا را دشوار می‌کند؛ هر بار که وندور نسخه جدیدی عرضه می‌کند، معمولا باید تغییراتی در کد سفارشی ایجاد شود. در نهایت اینکه بیشتر شرکت‌ها هزینه این کار را کمتر برآورد می‌کنند. حتی شرکت‌هایی که هزینه اولیه را پیش‌بینی می‌کنند، به‌ ندرت هزینه جابه‌جایی به نسخه‌های جدید را در نظر می‌گیرند.

چرا پروژه‌های برنامه ‌ریزی منابع سازمانی شکست می‌خورند؟

پروژه‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی بیشتر به همان دلایلی شکست می‌خورند که سایر پروژه‌ها هم شکست می‌خورند. رایج‌ترین دلیل مدیر ارشد حامی ناکارآمدی است که نمی‌تواند احترام سازمان را جلب کند، به پروژه علاقه‌ای ندارد یا مسئولیت‌های دیگر حواسش را پرت می‌کنند.

از دیگر دلایل شکست می‌توان به تعریف نامناسب اهداف برنامه، مدیریت پروژه ضعیف، منابع ناکافی و پاکسازی ضعیف داده‌ها اشاره کرد.

چند دلیل شکست رابطه نزدیکی با سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی دارند که از جمله می‌توان به دو مورد زیر اشاره کرد:

• انتخاب بسته نامناسب

  سیستم‌های برنامه ‌ریزی منابع سازمانی به ‌ویژه سیستم‌های رده اول بسیار پیچیده هستند و قابلیت‌های زیادی دارند. بسیاری از سازمان‌ها معتقدند رده اول «بهترین» انتخاب برای همه سازمان‌ها است. در واقعیت فقط سازمان‌های جهانی بسیار بزرگ هستند که بیش از چند درصد از کارکردهای موجود در سیستم‌های رده اول را استفاده می‌کنند.

• سازمان‌هایی که آنقدر پیچیده نیستند که به رده اول نیاز داشته باشند، احتمالا به ‌علت ازدیاد قابلیت‌ها شاهد تاخیر در پیاده‌سازی خواهند بود. در مقابل اگر سازمان جهانی بزرگی از سیستم‌های رده دوم یا سوم استفاده کند، ممکن است با کمبود قابلیت برای عملیات‌های پیچیده جهانی روبرو شود.

• مقاومت داخلی 

  هرچند هر برنامه جدیدی ممکن است با مقاومت مواجه شود، در مورد سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی این اتفاق رایج‌تر است. واحدهای کسب‌وکار مجزا اغلب هر نوع استانداردسازی ناشی از برنامه‌ریزی منابع سازمانی را به دید تلاش مدیریت مرکزی برای افزایش کنترل میدانی می‌بینند.

  حتی وقتی کمپینی فعال برای تشریح مزیت‌های سیستم جدید وجود دارد، باز هم مشاهده می‌شود که کارکنان تا حد ممکن سرعت پیاده‌سازی را کاهش می‌دهند.

اگر تیم پیاده‌سازی پشتیبانی ضعیفی ارائه کند یا به‌ نظر برسد مودب یا پاسخگو نیست، حتی گروه‌های حامی برنامه‌ریزی منابع سازمانی هم ممکن است دلسرد شوند. اگر حامیان دلسرد احساس کنند نادیده گرفته شده‌اند و پشتیبانی مناسبی به آن‌ها ارائه نشده، ممکن است به منتقدان سرسختی تبدیل شوند.

هدف ما در هلدینگ کاسپین بهینه سازی مقالات با رویکرد ارائه ارزش به خوانندگان میباشد. خواهشمندیم با ارائه نظر

در قسمت دیدگاه در پایان مقاله و بیان موضوعات مورد نظر ما را در راستای رسیدن به این هدف یاری نمایید.

تهیه شده در تیم تولید محتوای هلدینگ کاسپین