دستورالعمل‌ها به صورت مرتب و سازماندهی شده، مراحل و فرآیندهای مورد نیاز برای انجام یک وظیفه را شرح می‌دهند تا افراد بتوانند به راحتی و با دقت اقدام به انجام آن کنند.
در این مقاله به معرفی بخش‌های مختلف دستورالعمل پرداخته شده است. سعی ما بر این بوده که این مقاله بتواند در تدوین دستورالعمل برای مشتریان و مخاطبین مفید و کاربردی باشد. همچنین نمونه فایل هایی برای دستورالعمل‌های مختلف سازمان برای شما تهیه کردیم.
برای مشاهده و خرید دستورالعمل‌ها به فروشگاه مراجعه کنید.
صفحه اول و اطلاعات کلی دستورالعمل
صفحات ابتدایی شامل بخش های زیر است
- عنوان
- کد دستورالعمل
- شماره ویرایش
- محل معرفی تهیه کنندگان، تائیدکنندگان و تصویب کنندگان به همراه محل امضاء
- تاریخ آخرین تغییرات
- شرح آخرین تغییرات
هدف دستورالعمل
هدف اصلی ، راهنمای عملیاتی، واضح و دقیق در راستای بهبود و استانداردسازی یک فعالیت یا فرآیند مشخص است.
به طور کلی، اهداف عبارتند از:
- ارائه راهنمایی: فراهم کردن توضیحات لازم برای افراد برای انجام صحیح و دقیق فعالیت‌ها.
- استانداردسازی: اطمینان حاصل کردن از اجرای یک فعالیت یا فرآیند بر اساس استانداردهای مشخص و قابل قبول.
- افزایش بهره‌وری: کمک به بهبود عملکرد و کارایی با ارائه روش‌های بهینه برای انجام وظایف.
- افزایش کیفیت: ارتقاء کیفیت خروجی‌ها با اطمینان از اجرای صحیح فعالیت‌ها.
- کاهش خطا: کمک به کاهش خطاها و نواقص با فراهم کردن روش‌های دقیق و مشخص برای انجام کار.
اهمیت دستورالعمل
- راهنمایی: افراد را راهبری می‌کنند تا بتوانند فعالیت‌ها و وظایف خود را به درستی انجام دهند.
- استانداردسازی: ایجاد استانداردهای مشترک و قابل اعتماد برای اجرای وظایف و فعالیت‌ها در سازمان.
- اطمینان از پیگیری: به تشریح مسئولیت‌ها و وظایف مختلف افراد کمک می‌کنند تا پیگیری و نظارت بر فعالیت‌ها بهبود یابد.
- افزایش تطابق: با ارائه روش‌های استاندارد، می‌توانند به تطابق با قوانین، مقررات و استانداردهای صنعت کمک کنند.
دامنه کاربرد (Scope)
توضیحاتی در مورد محدوده اعمال دستورالعمل است و مشخص می‌کند که دستورالعمل چه جایگاه و محدوده‌ای را پوشش می‌دهد و چه کسانی و چه زمانی باید از آن استفاده کنند. اصطلاح دامنه کاربرد برای تعیین و مشخص کردن محدوده و وسعت اثرگذاری یک دستورالعمل، قانون یا توافق‌نامه استفاده می‌شود.
محدوده اعمال دستورالعمل
محدوده‌ای است که تعیین می‌کند در چه شرایط و مواقعی باید اجرا شود.
این محدوده معمولاً شامل موارد زیر است:
- شرایط: وضعیت‌های خاصی که باید برای اجرا فراهم باشد.
- زمان: زمانی که باید اجرا شود، مانند زمان شروع و پایان اعمال دستورالعمل.
- مکان: اماکنی که دستورالعمل باید در آن اجرا شود.
- افراد مسئول: تیم‌هایی که مسئول اجرا هستند.
- منابع: منابع و تجهیزات لازم برای اجرا.
- موارد استثناء: شرایط یا موارد خاصی که در صورت بروز، دستورالعمل به شکل خاصی اجرا می‌شود یا تغییر می‌کند.
- نکات ایمنی: موارد و توصیه‌های ایمنی که باید در نظر گرفته شوند.
- پیگیری و ارزیابی: روش‌های پیگیری، نظارت و ارزیابی بر عملکرد پس از اجرا.
پیشنهاد مطالعه بیشتر : اصلاحاتی در دستورالعمل های صادرات و واردات
تعاریف
عبارت است از شرح مفاهیم، اصطلاحات یا اصول مورد استفاده . این بخش به منظور روشن‌سازی و تفهیم بهتر مفاهیم و اصطلاحات استفاده شده در دستورالعمل ها، اضافه می‌شود تا افراد بتوانند بهتر متوجه محتوا شوند و از سوءتفاهم‌ها جلوگیری شود. این بخش معمولاً در قسمت‌های مختلف قرار می‌گیرد.
مسئولیت‌ها
شامل تعیین و شرح وظایف و نقش‌های مختلف افراد یا گروه‌های مختلف در اجرا می‌باشد. این بخش به طور دقیق نشان می‌دهد که هر فرد یا گروه چه وظایفی بر عهده دارند، چه مسئولیت‌هایی باید بپذیرند و چه نقش‌هایی در اجرای دستورالعمل دارند. این اقدام باعث واضح شدن تقسیم کار و افزایش بهره‌وری در اجرا می‌شود.
روش و شرح اجراء
مراحل اجرایی برای انجام فعالیت‌های مورد نیاز توضیح داده می‌شود که شامل توضیحاتی برای درک مسئله، بازخوردهای موجود از تاریخچه انجام فعالیت، آموزش و آگاهی‌بخشی در صورت لزوم و … می‌باشد.
قسمت روش اجراء در دستورالعمل، کلیه فعالیت‌های ضروری انجام کارتوضیح داده‌می‌شود و میزان بیان جزئیات در آن بستگی به نوع فعالیت و روش‌های مورد استفاده، سطح مهارت و آموزش افراد دارد، که می‌تواند بصورت تصویری یا توصیفی یا تلفیقی باشد.
متن روش اجراء در دستوالعمل باید قدم به قدم، ساده و روان باشد.
تجهیزات و منابع
توجه: این بخش عمدتا در فایل مجزایی به اسم شناسنامه فرآِیند آورده می‌شود، اما مواردی به این شکل می‌توانند هم در دستورالعمل و هم در شناسنامه فرآیند لحاظ شوند. در این بخش ابزارهای لازم برای اجرای دستورالعمل ذکر می‌شود که ممکن است شامل ابزارهای فیزیکی، نرم‌افزارها، منابع انسانی و منابع دیگر باشد. به عنوان مثال:
- ابزارهای فیزیکی: وسایل و تجهیزات فیزیکی مانند ماشین‌آلات، تجهیزات حفاظتی، لوازم دفتری و …
- نرم‌افزارها: سیستم‌های کامپیوتری مورد نیاز مانند نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، طراحی، حسابداری و …
- منابع انسانی: افراد با توانمندی‌ها، مهارت‌ها و دانش لازم
- منابع مالی: بودجه لازم برای تامین هزینه‌ها
- منابع اطلاعاتی: دسترسی به داده‌ها مانند روندها، استانداردها، دستورالعمل‌های قبلی، گزارشات و …
- تجهیزات ایمنی: در صورت لزوم، لوازم ایمنی برای حفاظت از کارکنان
پیگیری و ارزیابی
روش‌های پیگیری و ارزیابی اجرای دستورالعمل و اثربخشی آن توضیح داده می‌شود.
نکته: این بخش عمدتا در فایل مجزایی به اسم شناسنامه فرآِیند آورده می‌شود، اما مواردی به این شکل می‌توانند هم در دستورالعمل و هم در شناسنامه فرآیند لحاظ شوند. در این بخش اهداف، شاخص‌ها و نحوه ارزیابی آورده می‌شود.
روش‌های پیگیری و ارزیابی:
- بررسی مستقیم: مشاهده مستقیم اجرا و بررسی عملکرد افراد در حین آن
- مصاحبه: مصاحبه با افراد مسئول بر اجرا به منظور بررسی مشکلات موجود و پیشنهادات بهبود
- بررسی نتایج: ارزیابی نتایج حاصله و مقایسه آن با اهداف و استانداردهای تعیین شده
- بازخورد: دریافت بازخورد از افراد مشارکت‌کننده برای بهبود فرآیند و کیفیت اجرا
- استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی: استفاده از سیستم‌های مانیتورینگ و پایش برای رصد و ارزیابی نتایج
- تجمع داده‌ها: جمع‌آوری داده‌های مربوط به عملکرد و نتایج به منظور تحلیل و ارزیابی دقیق‌تر
- تشکیل جلسات بازبینی: برگزاری جلسات ارزیابی با شرکت‌کنندگان مختلف برای بحث و تصمیم‌گیری در مورد بهبود‌ها و تغییرات لازم
نکات ایمنی
نکته: در صورتی که دستورالعمل برای کار با ماشین آلات و تجهیزات تهیه شده باشد و فعالیت‌ها با خطراتی مواجه هستند، توصیه‌های ایمنی در این بخش ذکر می‌شوند. توصیه‌های ایمنی گاهی می‌توانند زندگی و سلامتی افراد را حفظ کنند.
برخی از توصیه‌های ایمنی :
- استفاده از تجهیزات حفاظتی: تاکید بر استفاده از تجهیزاتی مانند کلاه، عینک، دستکش و ماسک
- آموزش: اطمینان از آگاهی کافی افراد در مورد راه‌های ایمنی و استفاده صحیح
- بررسی وضعیت ابزار و تجهیزات: بررسی وضعیت سلامت ابزار و تجهیزات قبل از استفاده
- نظارت: پایش مستمر بر اجرا و عملکرد افراد به منظور جلوگیری از وقوع حوادث
- گزارش‌دهی از حوادث: تشویق به گزارش دادن از هر نوع حادثه یا آسیب به منظور پیشگیری از تکرار
- آمادگی برای بروز حوادث: آموزش برای مواجهه با حوادث و آسیب‌های محتمل
مراجع
بخش مراجع شامل لیستی از منابع، کتب، مقالات، وب‌سایت‌ها یا … است که در فرمول‌ها، اصطلاحات، اطلاعات یا توصیه‌های ارائه شده استفاده شده است. این بخش به خواننده کمک می‌کند تا بتواند به منابع اصلی مراجعه کرده و اطلاعات بیشتری درباره موضوع یا مفهوم‌های مورد بحث کسب کند. این لیست معمولاً در انتهای دستورالعمل قرار می‌گیرد و به صورت مرتب و با استفاده از استانداردهای مربوط ذکر می‌شود.
عمدتا مراجع شامل موارد زیر هستند:
- استانداردهای مورد استفاده در سازمان
- آیین‌نامه‌های داخلی یا الزامات سازمان‌های بالادستی
- قوانین و مقررات مربوطه
پیوست‌ها و ضمائم
شامل اطلاعات اضافی، فرم‌ها، فرمول‌ها، جداول، نمونه‌ها یا هر نوع اطلاعات تکمیلی است که برای توضیح یا اجرای بهتر دستورالعمل مورد نیاز است. این بخش معمولاً در انتهای دستورالعمل قرار می‌گیرد و مطالب مفید و مرتبط اما برای جلوگیری از اضافه وزن به متن اصلی دستورالعمل، در این بخش آورده می‌شوند.
تهیه شده توسط تیم تولیدمحتوای هلدینگ کاسپین
بدون دیدگاه