فهرست ساختار سازمانی و شرح وظایف

معاونت اداری و مالی یکی از پویاترین، هدفمندترین و پرکارترین بخش‌های سازمان است. با توجه به چارت تشکیلات و سیستم‌های اداری نسبت به برنامه‌ریزی و سیاست‌گذاری در زمینه‌های اداری و مالی وظایف هر پست توضیح داده میشود.

شرح وظایف

برنامه ریزی، ساماندهی و حمایت کلیه فعالیت‌های اداری و مالی و نیز نظارت بر حسن اجرای دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها.

برنامه‌ریزی برای پیش‌بینی، پیگیری و جذب اعتبارات مورد نیاز در فصول مختلف برای پشتیبانی سازمان به منظور نیل به اهداف مورد نظر.

اتخاذ تدابیر لازم به منظور حل مشکلات و تأمین نیازهای رفاهی و معیشتی نیروهای شاغل.

تلاش برای بهینه‌سازی امور و ارایه پیشنهادات لازم برای بهبود وضعیت اداری و مالی، شرکت فعال در جلسات شوراها، کمیته اجرایی، طرح طبقه‌بندی مشاغل و سمینارهای مرتبط.

انجام سایر امور ارجاعی، تهیه گزارشات سالانه، ابلاغ به موقع دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها به مجموعه‌های تابعه.

معرفی:

عنوان: اداره کل ذیحسابی و امور مالی

ذیحساب:

ذیحساب مأموری است که به موجب حکم وزارت امور اقتصادی و دارایی از بین مستخدمین رسمی واجد صلاحیت به منظور اعمال نظارت و تامین هماهنگی لازم در اجرای مقررات مالی و محاسباتی در وزارتخانه‌ها، موسسات، شرکت‌های دولتی، دستگاه‌های اجرایی محلی و موسسات و نهادهای عمومی غیر دولتی به این سمت منصوب می شود و انجام وظایف زیر را عهده‌دارخواهد شد.

براساس ماده 53 اختیار و مسوولیت تشخیص و انجام تعهد و تسجیل و حواله به عهده وزیر یا رییس موسسه و مسوولیت تأمین اعتبار و تطبیق پرداخت با قوانین و مقررات به عهده ذیحساب است، ضمناً شرکت در کمیسیون‌های مناقصه، ترک تشریفات مناقصه و مزایده نیز از وظایف ذیحساب محسوب می‌شود.

شرح وظایف:
نظارت بر امور مالی و محاسباتی و نگهداری و تنظیم حساب‌ها بر طبق قانون و ضوابط و مقررات مربوط و صحت و سلامت آن‌ها.

نظارت بر حفظ اسناد و دفاتر مالی.

نگهداری و تحویل و تحول وجوه و نقدینه‌ها و سپرده‌ها و اوراق بهادار.

نگهداری حساب اموال دولتی و نظارت بر اموال مذکور.

مسوول دفتر ذیحساب:

ثبت نامه‌های وارده وارسال آن‌ها به ادارات ارجاع شده.

صدور نامه‌ها به مراجع مورد نظر.

فاکس نامه‌ها در صورت لزوم.

ارسال نامه‌ها به شهرستان‌ها.

بایگانی برخی نامه‌ها در لیور ذیحسابی.

تنظیم جلسات و سایر امور مربوط به دفتر ذیحساب.

اداره دریافت و پرداخت:

اداره دریافت و پرداخت یکی از ادارات تابعه ذیحسابی سازمان است که مسوولیت انجام کلیه پرداخت‌ها را عهده‌دار است.

چارت این اداره به شرح زیر است:

رییس اداره دریافت و پرداخت

معاون اداره

کارشناس امور مالی

حسابدار مسوول درآمد

مسوول حسابداری

یک نفر حسابدار

این اداره مستقیماً تحت نظر ذیحساب و مدیر امور مالی سازمان انجام وظیفه می‌کند. افرادی که در حال حاضر در این اداره کار می‌کنند شامل رییس اداره،

معاون اداره، حسابدار مسوول ، کارشناس امور مالی و رابط بانکی است.

شرح وظایف:

پرداخت حقوق و مزایای ماهانه و اضافه کار کلیه پرسنل اعم از رسمی، پیمانی، قراردادی، ضریب k، هیات علمی و پرسنل وظیفه.

انجام کلیه پرداخت‌های پرسنلی مانند پرداخت معوقه‌های حقوق، انواع پاداش‌ها از جمله پاداش پایان خدمت، ذخیره مرخصی بازنشستگان، انواع کمک هزینه‌ها از قبیل ازدواج، فوت، درمان و نیز پرداخت حق مأموریت، فوق العاده کشیک و همچنین نگهداری حساب تضمینات و استرداد سپرده.

انجام کلیه پرداخت‌های مربوط به طرح های عمرانی سازمان و نیز پرداخت‌هایی که در چارچوب قرارداد صورت می‌گیرد.

صدور سند و پرداخت کلیه اسناد مربوط به تدارکات و کارپردازی سازمان و همچنین واریز و تکمیل تنخواه عامل ذیحساب.

صدور اسناد هزینه، صدورچک، تهیه نامه‌های ارسال چک و تهیه تاییدیه آن‌ها، تهیه لیست‌های بیمه‌ای، لیست های مالیاتی مربوط به دارایی و شعب بیمه‌ای، تهیه اظهار نامه‌های بازنشستگی و خدمات درمانی.

ارتباط بین بانک‌ها، خزانه، بیمه و بازنشستگی کشور به منظور ارایه چک و لیست‌های مربوط.

تفکیک اسناد جاری و عمرانی و شماره کردن برگ برگ آن‌ها برای جلوگیری از مفقود شدن احتمالی آن‌ها و نیز ارسال آن‌ها به بایگانی.

اداره رسیدگی و تسجیل:

مستقیماً تحت نظر ذیحساب و مدیر امور مالی سازمان انجام وظیفه می‌کند ودر حال حاضر پرسنل اداره رسیدگی شامل دو نفر مسوول اداره و کارشناس مالی است؛ از نظر چارت سازمانی مشتمل بر:
رییس، معاون، حسابدار مسوول رسیدگی، کارشناس مالی و حسابدار است.

شرح وظایف:

تطبیق اسناد هزینه‌های انجام شده با قوانین و مقررات دولت.

کنترل اسناد هزینه‌های مربوط به قراردادها و خریدها.

رسیدگی به صدور اسناد هزینه‌ها و مطابقت با سرفصل‌های قانونی ذیربط.

رسیدگی به کلیه احکام کارگزینی

رسیدگی به کلیه اسناد هزینه‌های تدارکات و کارپردازی.

رعایت تکریم ارباب رجوع در حین پاسخ‌گویی به نواقص اسناد.

اداره اعتبارات:

اداره اعتبارات ستاد سازمان مسوولیت تأمین اعتبار اسناد و قراردادها و صدور حواله و ابلاغ اعتبار به استان‌ها با توجه به موافقتنامه‌های مربوط و تخصیص‌های اخذ شده طبق قوانین و مقررات وضع شده را به عهده دارد و مستقیماً زیر نظر ذیحساب و مدیر امور مالی انجام وظیفه می‌کند و چارت این اداره مشتمل بر:

1- رییس اداره 2– معاون اداره 3– حسابدار مسوول اعتبارات جاری و 4– حسابدار مسوول اعتبارات عمرانی است.

شرح وظایف:

صدور درخواست وجه و درخواست ابلاغ اعتبارات هزینه‌ای و سرمایه‌ای و تملک دارایی‌های مالی از خزانه.

ابلاغ اعتبار به مراکز پزشکی قانونی استان‌ها.

تأمین اعتبار اسناد و قراردادهای قابل پرداخت در ستاد.

صدور حواله.

تهیه فرم‌ها و اسناد قابل طرح در کمیسیون دیون بلامحل( وزارت امور اقتصادی و دارایی- اداره کل نظارت بر اجرای بودجه)

هماهنگی با ادارات دفترداری و رسیدگی به اسناد دریافت و پرداخت.

تهیه و ارایه گزارش‌های اعتبارات هزینه‌ای و سرمایه و تملک دارایی‌های مالی به مدیران جهت بهره‌برداری لازم.

اداره دفترداری و تنظیم حساب‌ها:

دفترداری شامل ثبت فعالیت‌های مالی در دفاتر روزنامه – کل و معین که باید طبق اصول قابل قبول حسابداری انجام شود و اداره دفترداری و تنظیم حساب مستقیماً زیر نظر ذیحساب و مدیر امور مالی سازمان انجام وظیفه می‌کند.

چارت این اداره به شکل زیر است:

رییس اداره

معاون اداره

مسوول حسابداری

حسابدار مسوول دفترداری و تنظیم حساب

حسابدار و بایگانی اسناد مالی

شرح وظایف:

تهیه و تنظیم اسناد نهایی حسابداری اعتبارات هزینه، تملک دارایی‌های سرمایه ای و مالی.

درخواست وجه سپرده از خزانه بابت اعتبارات هزینه‌ای و سرمایه‌ای.

کنترل حساب‌های بانکی و چک‌های صادر شده و تهیه صورت مغایرات احتمالی مربوط.

تهیه و کنترل اعلامیه‌ها و صورت‌حساب‌های بانکی و انجام مکاتبات مربوط.

تهیه و ارایه تراز عملیات و حساب‌های ماهانه و سالیانه بابت اعتبارات هزینه‌ای و سرمایه‌ای.

تهیه گزارش عملکرد و تکمیل فرم‌های عملکرد تفریغ بودجه بابت اعتبارات هزینه‌ای و سرمایه‌ای.

تهیه و ارایه صورت مجلس تحویل و تحول ذیحسابی موضوع ماده 97 قانون محاسبات عمومی کشور.

کنترل درآمدهای سازمان در ستاد و استان‌ها و نیز مکاتبه و پیگیری مستمر در این خصوص و گرفتن تاییدیه درآمد از خزانه

اعلام مانده حساب‌های پیش پرداخت و علی الحساب به مسوولین و واحدهای ذیربط و پیگیری‌های لازم جهت تسویه آن‌ها

شرح وظایف بایگانی:

ثبت و بایگانی مکاتبات امور مالی (ذیحسابی(

ثبت و بایگانی اسناد جاری و طرح های عمرانی سازمان.

تشکیل پرونده جهت پرسنل و بایگانی آن‌ها.

تشکیل پرونده پروژه‌های عمرانی سازمان.

ارایه پرونده‌ها و اسناد به همکاران امور مالی و دیوان محاسبات و کنترل آن‌ها.

امین اموال:

امین اموال بنا به تعریف ماده 34 قانون محاسبات عمومی کشور مأموری است که از بین مستخدمین رسمی واجد صلاحیت و امانت دار، با موافقت ذیحساب و به موجب حکم وزارتخانه یا مؤسسه ذیربط به این سمت منصوب و مسوولیت حراست، تحویل و تحول وتنظیم حساب‌های اموال و اوراقی که در حکم وجه نقد است و کالاهای تحت ابواب جمعی به عهده او واگذار می‌شود.

شرح وظایف:
تنظیم صورت‌حساب‌ها و دفاتر اموال.

تنظیم فرم های اموالی و ارسال آن به مراجع ذیربط.

کنترل اموال موجود در واحد به طور دوره‌ای.

الصاق برچسب به اموال غیر مصرفی.

صدور پروانه خروج اموال با دستور مقامات مجاز دستگاه.

معرفی

اداره کل امور پشتیبانی از زیر مجموعه های حوزه معاونت توسعه مدیریت و پشتیبانی سازمان است که با عنایت به گستردگی امور در این اداره کل، از کارشناسان مالی و امور قراردادها، کارپردازی، انبار، نقلیه، مخابرات و تاسیسات تشکیل گردیده است. هر بخش با شرح وظایف مشخص به انجام امور محوله مشغول هستند.

عنوان: اداره کل خدمات و پشتیبانی

شرح وظایف:

• دریافت تخصیص اعتبار

• دریافت تنخواه گردان پرداخت از ذیحسابی بابت علی الحسابها

• درخواست وجه معادل هزینه های انجام شده

• واگذاری تنخواه کارپردازی

• تطبیق هزینه کارپردازی با اعتبارات تخصیص شده

• رسیدگی به اسناد و مدارک ازحیث کفایت مدارک مثبته و اخذ امضاء های مجاز

• ثبت و صدور اسناد حسابداری

• پرداخت کسور مربوط به مالیات و بیمه هزینه های قراردادی

• ارائه گزارشات مالی درخواستی و ارسال پاسخ ممیزین مالیاتی شرکتهای طرف قرارداد

• تنظیم صورتهای مالی ماهانه و واریز اسناد هزینه عامل ذیحساب

• کلیه پرداختهای مربوط به هزینه های فصل دو ،سوم ،هفتم

• بخشی از پرداختهای فصل ششم جاری شامل بهای لباس پرسنل ،پرداختهای غیر نقدی .و..

• پرداخت های مربوط هزینه های مربوط به فصل اول و دوم سرمایه ای

مدیریت منابع انسانی، تهیه، تامین، استفاده، پرورش، حفظ و صیانت نیروی انسانی سازمان را بر عهده دارد به طریقی که کارکنان با شایستگی، توانمندی، رغبت و فداکاری به انجام وظایف و تکالیف محوله بپردازند و هدف‌های اصلی سازمان را به نحو کارا و اثربخش تحقق بخشند.

عنوان: اداره کل منابع انسانی

به بیانی دیگر مدیریت منابع انسانی، جنبه‌هایی از مدیریت سازمان است که با کلیه امور مرتبط با عامل انسانی از جمله برنامه‌ریزی استخدام، آموزش و به‌سازی، ارزشیابی عملکرد کارکنان، بازنشستگی،‌ بیمه، امور رفاهی کارکنان و … سروکار دارد. نظام مدیریت نیروی انسانی به چهار جز یا سیستم فرعی به شرح زیر تقسیم می‌شود: