تکنیک های مدیریت زمان

مدیریت زمان یعنی هوشمندانه کار کنید تا بهره‌ وری خود را چند برابر افزایش دهید.

آیا شما هم جزو افرادی هستید که بعضی وقت ها به این نتیجه می رسید که اگر تنها چند ساعت بیشتر وقت داشتید، فردی موفق تر بودید؟ یا شاید به این فکر می کنید که مثلاً «فلانی با این همه کسب و کار موفق و این همه دفتر و دستک، چطور مدیریت زمان می کند و می تواند به همه امور رسیدگی کند؟!» واقعیت این است که فعلاً امکان داشتن بیش از ۲۴ ساعت برای شما وجود ندارد.

در تحقیقاتی که در دانشگاه هاروارد انجام شد، متوجه شدند که وقتی به افراد ناموفق، مهارت مدیریت زمان و برنامه ریزی را آموختند، نتایج در شغل و زندگی آن ها تا سه برابر بهتر شده و سطح رضایتمندی آنها نیز به شدت بهبود پیدا کرد.

دقیق ترین تعریف مدیریت زمان چیست؟

یک تعریف ساده از مدیریت زمان این است: مدیریت زمان یعنی فرآیند نظم‌ دهی و برنامه‌ریزی برای تقسیم زمان خود بین فعالیت‌های خاص.

داشتن این مهارت شما را قادر می‌ سازد تا هوشمندانه‌تر (و نه سخت‌تر ) کار کنید و کارهای بیشتری را با کیفیت بهتری در زمان کمتری انجام دهید. اگر زمان بسیار کمی دارید و فشار زیادی روی شماست. ناتوانی در مدیریت زمان به فعالیت مفید شما آسیب می‌ رساند و موجب ایجاد استرس می‌شود.

شما وقتی از تعداد کار انجام شده در طول روز راضی نباشید، احساس رضایت در شما ضعیف می شود. ضعف رضایت از کارایی هم موجب، کم شدن انگیزه و افزایش نگرانی از کار خود می شود.

به طور خلاصه اگر می خواهید از تعریف مدیریت زمان در جهت کسب موفقیت های بزرگ زندگی سود ببرید، کافی است:

نحوۀ استفاده از زمان خود را بهبود بخشید، این یعنی مدیریت زمان!

به نظر می‌ رسد که زمان کافی در طول روز وجود ندارد. اما، از آن‌جا که همۀ ما ۲۴ ساعت زمان داریم، چرا برخی از افراد بهتر از دیگران به کارهایشان می‌ رسند؟ جواب شما در مدیریت زمان نهفته است.

افراد موفق به بهترین نحو مدیریت زمان می‌ نمایند یعنی این مهارت را به خوبی فرا گرفته اند. شما نیز با استفاده از تکنیک‌هایی که در این مقاله آمده است، می توانید توانایی خود را برای عملکرد بهینه افزایش دهید حتی هنگامی که زمان بسیار کمی دارید و فشار زیادی روی شماست.

برای مدیریت زمان لازم است که تمرکز از فعالیت‌ها به روی نتایج معطوف شود؛ پر مشغله بودن به معنی مؤثر بودن نیست. (جالب است که اغلب عکس این مطلب به حقیقت نزدیک‌تر است).

اینکه روز خود را در دریایی از فعالیت‌ها بگذرانید معمولاً دستاورد کمی دارید، زیرا توجه خود را بین تکالیف متعددی تقسیم کرده‌اید. مدیریت زمان خوب شما را قادر می‌ سازد هوشمندانه‌تر( و نه سخت‌تر ) کار کنید تا کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید.

مهمترین دلایلی که با کمبود زمان مواجه می شویم چیست؟

در این مقاله  ابتدا برخی از شایع ترین علل بروز کمبود زمان که منجر به شکست در مدیریت زمان می گردد را بیان می کنیم و سپس بهترین تکنیک های مدیریت زمان را به شما معرفی خواهیم کرد.

آیا هدفگذاری و زمانبندی شما واقعی است؟

یکی از دلایلی که باعث می شود ما دچار کمبود زمان شویم و مدیریت خوبی نداشته باشیم این است که در هنگام هدفگذاری خود، زمانبندی معقولی را در نظر نمی گیریم و بعبارت دیگر برای اهداف بزرگ خود یک زمان غیرواقعی در نظر می گیریم، بعنوان مثال من می خواهم یک نویسنده بشوم و کتابی را تالیف کنم و این در حالی است که من هنوز هیچ تجربه ای در زمینه نویسندگی ندارم؛ اگر من برای این هدفم مثلا مدت زمان یک ماه را در نظر بگیرم، بطور حتم دچار کمبود زمان شده و در مدیریت زمان شکست می خورم چرا که لازم است زمانی را برای ایجاد آمادگی در خودم در نظر بگیرم، کتاب های زیادی را مطالعه کنم و با فنون نویسندگی آشنا شوم و سپس اقدام به نوشتن کتاب خودم کنم.

اولویت بندی ازمهمترین عناصر کسب مهارت در مدیریت زمان است

ضعف در اولویت بندی اهداف سالانه، ماهانه، هفتگی و روزانه از دلایل مهم کمبود زمان و شکست در مدیریت زمان است. هر اندازه روی مدیریت زمان و برنامه ریزی و اولویت بندی کارها قبل از شروع آنها زمان بگذارید کارهای مهمتری را خواهید کرد .

موقعی که کاری را آغاز کردید سریعتر آن را به اتمام خواهید رساند هر اندازه کاری برای شما مهمتر و باارزش تر باشد انگیزه برای غلبه بر تنبلی و دست به کار شدن بیشتر خواهد شد.

توانایی تجزیه و تحلیل لیست کارها و مشخص کردنِ مهمترین کار سکوی پرشی است که شما را به بالاترین سطوح مدیریت زمان ، موفقیت، اعتماد به نفس، عزت نفس و افتخار پرتاب می کند.

آیا معتقدید که همه کارها را باید خودتان به سرانجام برسانید! آیا شما در مدیریت زمان موفق بوده اید؟!

لیست خود را نگاه کنید، بطور حتم تعدادی از کارهای لیست شما اعمالی هستند که می توانید به شخص دیگری محول کنید و مدیریت زمان بهتری داشته باشید.

اصول این است، در صورتی که شخص دیگری می تواند کاری را انجام دهد به او بسپارید تا زمان بیشتری برای موارد مهمی که مخصوص خودتان است پیدا کنید و در مدیریت زمان موفق تر عمل کنید.

لازم است بدانید که هیچگاه وقت کافی برای انجام همه کارها توسط خودتان وجود ندارد پس در مواقع مناسب برخی از کارهای غیرمهم خود را به دیگران بسپارید.

آیا جزو آن دسته از افرادی هستید که همه کارهایتان را باید به بهترین شکل ممکن انجام بدهید!

برایان تریسی در کتاب قورباغه تان را قورت بدهید که یکی از کتابهای پرفروش در حوزه مدیریت زمان است می گوید: یکی از وحشتناک ترین راه های استفاده از زمان آن است که کاری را به بهترین شکل ممکن انجام دهیم که به هیچ وجه نیازی به آن نیست.

در مباحث مدیریت زمان باید بدانید که هیچگاه برای انجام تمام کارهای ضروری وقت کافی وجود ندارد. از همین امروز تصمیم بگیرید که قاطعانه وقت بیشتری را صرف تعداد کارهایی بکنید که در زندگی شما می توانند تحول واقعی ایجاد کنند و به مدیریت زمان شما کمک کند و زمان کمتری را صرف فعالیت های کم اهمیت تر بکنید.

چقدر در مقابل خواسته های دیگران بله می گویید!

مقدار موفقیت شما در مدیریت زمان و کنترل زندگی فقط به این بستگی دارد که تا چه حد می توانید از انجام کارهایی که اهمیت کمتری در زندگیتان دارد یا اصلا اهمیتی ندارند دست بردارید.

در حقیقت شما زمانی موفق به مدیریت زمان خود می شوید که کارهای مهم را اول انجام بدهید و کارهایی که در اولویت نیستند اصلا انجام ندهید.

همیشه مواقعی پیش می آید که اطرافیانمان از ما می خواهند که زمان خود را در اختیار آنها قرار دهیم و درخواست هایشان را انجام دهیم. در چنین مواقعی اول باید درخواست آن شخص را بررسی نمایید و ضرورت بله گفتن به آن درخواست را بسنجید.

مواردی هستند که انجام آنها خوب است اما انجام ندادنشان عواقبی در پی ندارد بنابراین باید از بله گفتن به چنین درخواست هایی که در مدیریت زمان نقش مهمی دارند اجتناب کنید و با گفتن نه زمان بیشتری را برای کارهای مهمتر خود بخرید.

آیا شما یک فرد اهمال کار هستید؟ تعریف اهمال کاری  و رابطه آن با مدیریت زمان چیست؟

درباره اهمال کاری چقدر می دانید؟ یکی از موضوعات بسیار مهمی که در حوزه مدیریت زمان به چشم می خورد و از دلایل اصلی عدم موفقیت در مدیریت زمان است، بحث اهمال کاری است.

افرادی که به دلیل تنبلی و تاخیر در انجام کار، برای تمام کردن کارهایشان زمان تعیین می کنند غالبا دچار استرس بیشتری می شوند، بیشتر دچار اشتباه شده و به دوباره کاری مجبور می شوند یعنی در مدیریت زمان شکست می خورند.

این افراد عادت کرده اند که کارهای خود را دقیقه نود انجام دهند و همیشه کارهای خود را به دقایق پایانی موکول می کنند. آنها می گویند که وقتی مجبور هستند در مدت معینی کاری را به اتمام برسانند همیشه مدیریت زمان بهتری دارند اما تحقیقات نشان داده است که این موضوع به ندرت درست است و آنها در مدیریت زمان خود شکست می خورند.

موکول کردن کارها به دقایق واپسین باعث خوب انجام ندادن کار و بالا رفتن هزینه ها می شود که در طولانی مدت منجر به زیان های شدید مالی و شکست در مدیریت زمان خواهد شد.

مزایای مدیریت زمان چیست؟

اهمیّت مدیریت زمان به روشی اشاره دارد که شما زمان خود را بین فعالیت‌های خاص نظم‌دهی و برنامه‌ریزی می‌کنید. مدیریت زمان از آنجا اهمیت پیدا می کند که اگر به یک زندگی معمولی تزریق شود، نتایج جدید و متفاوت از گذشته را در زندگی فرد ایجاد می کند.

آیا این برای پر رنگ کردن انگیزه ما برای بکارگیری تکنیک های مدیریت زمان کافی نیست. شاید برای بسیاری افراد ضد و نقیض به نظر برسد که زمان ارزشمند خود را به جای رسیدگی به کارهای مهم، صرف یادگیری در مورد مهارت ها و تکنیکهای مدیریت زمان کنیم، اما مزایای یادگیری مدیریت زمان بسیار تا بسیار فراوان است.

مهم ترین مزایای بکار بردن تکنیک های مدیریت زمان عبارتند از:

• مدیریت زمان منجر به بهره‌وری و کارایی بیشتر می شود.
• مدیریت زمان وجهۀ حرفه‌ای بهتری به شما می دهد.
• مدیریت زمان استرس کمتری را به شما تحمیل می کند.
• مدیریت زمان باعث افزایش موقعیت‌ها برای پیشرفت می شود.
• مدیریت زمان مساوی است با استفاده بیشتر از فرصت ها
• مدیریت زمان منجر به ایجاد احساس رضایتمندی فردی می شود.
• مدیریت زمان باعث کسب تعداد نتایج موفق بیش از قبل می گردد.
• مدیریت زمان باعث تقویت اعتماد به نفس می شود
• مدیریت زمان موقعیت‌های بهتر برای دستیابی به اهداف مهم زندگی و اهداف شغلی را فراهم می آورد.

ناتوانی در مدیریت مؤثر زمان می‌تواند عواقب نامطلوبی داشته باشد : (عدم مدیریت زمان)

• عدم تکمیل کار قبل از موعد از نتایج عدم مدیریت زمان است.
• یکی دیگر از نتایج عدم مدیریت زمان جریان کاری کم‌ بازده است.
• عدم مدیریت زمان اتلاف زیاد وقت را به همراه دارد.
• عدم مدیریت زمان کیفیت کاری را پایین می آورد.
• وجهۀ حرفه‌ای ضعیف و رکود شغلی از نتایج عدم مدیریت زمان است.
• سطح استرس بالاتر در پی عدم مدیریت زمان رخ می دهد.
• عدم مدیریت زمان نارضایتی فردی را به دنبال دارد.
• احساس اعتماد به نفس پایین تر نیز از نتایج عدم مدیریت زمان است.

چرا باید تکنیک های مدیریت زمان را بیاموزیم؟

آیا زندگی شما متعادل است؟ آیا شما مدیریت زمان را بلدید؟

یکی از بزرگ‌ترین مشکلات کارآفرینان فقط این نیست که چگونه در این بازار پرتقاضا کارهایشان را انجام دهند، بلکه این است که چگونه تعادل کار و زندگی خویش را حفظ نمایند و مدیریت زمان داشته باشند.

این فقط به دستیابی به اهداف و زمان‌بندی مربوط نمی‌ شود. این مسئلۀ کیفیت زندگی است.تعادل، نکتۀ کلیدی است.اگر در زندگی خود تعادل نداشته باشید، دچار استرس و اضطراب می‌ شوید.

حتی اگر قادر باشید به صورت مؤثر مسئولیت‌های خویش را به انجام برسانید، بدون مدیریت زمان و وجود تعادل به مشکل برخواهید خورد. بنابراین مهم است که از سیستمی استفاده کنید که به شما کمک می‌ کند تا کارها را به بهترین نحو انجام دهید و مدیریت وقت خوبی داشته باشید، یعنی در عین حال وقت کافی برای کسب و کار و خوش گذرانی، زمان کافی برای خود و خانواده نیز داشته باشید.

توجه داشته باشید

کارهایی مانند پیاده‌روی در پارک، یا گوش دادن به موسیقی مورد علاقه با هندزفری، نقاشی کشیدن، قرار گذاشتن با دوستان و غیره را فراموش نکنید. این‌ها مهم‌تر از آن چیزی هستند که فکر می‌ کنید.

وقتی که این کار را انجام دهید، به یک تعادل نسبی در زندگی کاری و زندگی خانوادگی و مدیریت زمان خود دست خواهید یافت. دوستان زندگی کوتاه است.

خوشا به حال کسانی که زندگی را فدای کار و یا کار را فدای زندگی نمی کنند! همه چیز در زندگی انها در جایگاه خود قرار دارد. یعنی هم کار می کنند و هم استراحت و تفریح و هم با خانواده وقت می گذرانندو مدیریت زمان را به خوبی آموخته اند.

یعنی سرکار فقط کار می کنند و توی خانه فقط استراحت و در هیچ موردی از خط اعتدال خارج نمی شوند. بنابراین در حین تلاش برای اهداف بزرگ‌تر، این مسائل را فراموش نکنید.

چگونه می‌توانیم زمان خود را مدیریت کنیم؟

۱. زمان خود را ممیزی کنید

۲. برنامه‌ریزی کنید

۳. تعیین اولویت‌ها

۴. زمان بهره‌وری خود را پیدا کنید

۵. وقت‌کشی نکنید

۶. نه گفتن را یاد بگیرید

۷. استراحت منظم داشته باشید

۸. از سیستم 4D استفاده کنید

ــ کار‌هایی که باید حذف کنید (Delete it):

ــ کار‌هایی که باید واگذار کنید (Delegate it):

ــ کار‌هایی که باید همین حالا انجام دهید (Do it now):

ــ کار‌هایی که باید به تعویق بیاندازید (Defer it):

۹. طبقه بندی کار‌ها به روش «شیشه»

۱۰. چندکاره نباشید

تکنیک ها

با توجه به مطالبی که گفته شد، حال به بررسی ۱۵ تکنیک و نکته حیاتی برای مدیریت زمان می‌پردازیم.

۱۵ تکنیک خارق العاده در رابطه با مدیریت زمان برای دستیابی به اهداف

۱- اولین تکنیک:  اهداف خود را به درستی تعیین کنید.

راه‌های درست و غلطی برای تعیین هدف وجود دارد. اگر هدف خود را از راه درست تعیین نکنید، به مشکل بر می‌ خورید و از مسیر خویش خارج می‌ شوید. اما اگر آن‌ها را از راه درست تعیین کنید، هیچ محدودیتی نخواهید داشت. از روش تعیین هدف SMART استفاده کنید.

SMART برگرفته از کلمات Specific ، Measurable , Achievable ,  Reasonable , Time Bound است یعنی هدف خود را به وضوح مشخص کنید و راه های رسیدن به آن را تعیین کنید. هزینه ها را تا جای ممکن برآورد کنید(هزینه لزوما پول نیست، زمان نیز شامل هزینه می شود) و هدفی را انتخاب کنید که غیرواقعی نباشد و حتما دلیل و انگیزه خود را برای انتخاب هدفتان بنویسید. یک زمان احتمالی برای رسیدن به هدفتان در نظر بگیرید و هنگامی که اهداف را تعیین کردید، مطمئن شوید که برای آن‌چه که می‌ خواهید به دست آورید، معانی عمیق و قدرتمندی دارید. این یکی از قدرتمندترین تکنیک ها است.

۲- دومین تکنیک: یک سیستم مدیریت زمان خوب پیدا کنید.

یکی از توصیه‌ها برای مدیریت زمان این است که سیستم مناسب را پیدا کنید. احتمالاً سیستم چارک مؤثرترین سیستم مدیریت زمان باشد. فعالیت‌های شما را بر اساس ضرورت و اهمیّت به چهار چارک تقسیم می‌ کند.

کارها یا مهم و ضروری هستند یا مهم و غیرضروری، یا غیرمهم و ضروری  یا هیچ‌کدام یعنی غیرمهم و غیرضروری. چارک ۴ به فعالیت‌هایی اشاره دارد که در سیستم مدیریت زمان باید از آن‌ها دوری کنید، اما فعالیت‌های مهم اما نه ضروری (چارک ۲) هستند که باید بر روی آن‌ها تمرکز نمایید تا مدیریت زمان خوبی داشته باشید.

۳- سومین تکنیک: زمان خود را برای هفت روز متوالی بررسی کنید.

هفت روز کامل را صرف بررسی این موضوع کنید که زمان خود را چگونه سپری می‌ نمایید. چکار می‌ کنید؟ چگونه زمان را مدیریت می کنید؟ در یک دفتر یا گوشی خود ثبتش کنید.

آن‌ها را به قسمت‌هایی ۳۰ دقیقه‌ای یا یک ساعته تقسیم نمایید. چه کار‌هایی را انجام دادید؟ آیا زمانی اتلاف شد؟ آیا زمان به خوبی مورد استفاده قرار گرفت؟ اگر از سیستم چارک مدیریت زمان استفاده می‌ کنید، چارک مربوط به فعالیت را مشخص نمایید.

در پایان روز هفتم، اعداد را محاسبه کنید. بیشتر زمان خود را کجا سپری کردید؟ کدام چارک‌ها؟ شاید نتایج شما را شوکه کند.

۴- چهارمین تکنیک: صبح‌های خود را به م.ت (مهم‌ترین تکالیف) اختصاص دهید.

مارک تواین در خصوص مدیریت زمان گفته است، «اگر کار شما این است که یک قورباغه بخورید، بهتر است آن را بعنوان اولین کار در صبح انجام دهید. اگر کار شما این است که دو قورباغه بخورید، ابتدا قورباغۀ بزرگ‌تر را میل کنید.» منظورش چیست؟ بزرگ‌ترین تکالیف خود را صبح انجام دهید. انجام آن‌ها به شما گشتاور کافی می‌ دهد تا باقی روز خود را درست زمان را مدیریت کنید.

۵- پنجمین تکنیک: قانون ۲۰-۸۰ را دنبال کنید.

یک توصیۀ دیگر در رابطه با مدیریت زمان این است که از قانون ۲۰-۸۰ یا همان قاعدۀ پَرِتو استفاده کنید. این قانون می‌ گوید که ۸۰% نتایج از ۲۰% تلاش‌ها حاصل می‌ شود.

در فروش بدین معناست که ۸۰% از فروش‌ها شامل ۲۰% از مشتریان می‌ شود. ترفند آن چیست؟کافیست  ۲۰ درصد از تلاش‌ها که ۸۰ درصد نتایج را تولید می‌ کنند، شناسایی نمایید و مقیاس‌بندی کنید.

این کار را می‌ توانید با بررسی و آنالیز دقیق انجام دهید. اهداف مهم خود را شناسایی کنید و برروی انجام آنها تمرکز کنید تا یک مدیریت بهینه داشته باشید.

۶- ششمین تکنیک: عادت‌های سنگ‌تاج را به زندگی خود وارد کنید.

چارلز دوهیگ در کتابش به نام قدرت عادت، واژۀ عادت‌های سنگ‌تاج را مورد استفاده قرار داد. در معماری، سنگ‌تاج به سنگی گفته می‌ شود که تمام سنگ‌های دیگر را در جای خود نگه می‌ دارد.

به طرز مشابهی، عادت‌های سنگ‌تاج نیز کمک می‌ کنند تا سایر عادت‌های خوب پابرجا بمانند، اما در عین حال عادت‌های بد را نیز حذف می‌ کنند. بر عادت‌های سنگ‌تاج خود تمرکز کنید و خواهید دید که با رشد عادات خود می‌ توانید مدیریت زمان بهتری داشته باشید.

۷- هفتمین تکنیک: زمان‌ پاسخگویی به ایمیل را مشخص کنید.

در طی روز ایمیل خود را خاموش کنید. وقتی مدام ایمیل دریافت کنید، خیلی راحت حواستان پرت می‌شود یعنی عدم مدیریت زمان. زمانی برای خواندن و پاسخگویی به ایمیل‌ها مشخص کنید.

اگر مسئله‌ای ضروری باشد، به شما زنگ می‌ زنند یا پیامک می‌ دهند. اما اگر ایمیل شما در طول روز باز باشد، حواستان پرت می‌ شود و از مسیر خود خارج می‌ گردید.

۸- هشتمین تکنیک:  عادت های بد را حذف کنید.

یکی از بزرگ‌ترین عوامل اتلاف وقت برای ما عادت های بد هستند، چه تماشای سریال های تلویزیون و ماهواره باشد، چه چرخ زدن در شبکه‌های اجتماعی، بازی، بیرون رفتن با دوستان برای دور دور و غیره… همگی عادت‌های بدی هستند که زمان اندک و ارزشمند را از ما می‌ گیرند.

اگر در مورد دستیابی به اهداف خویش جدی هستید، از زمان خود عاقلانه استفاده کنید و عادت‌های بد را حذف یا بسیار کم نمایید. کوین ترودو، در دوره آرزوی تو دستور توست، جمله بسیار زیبایی دارد.

او می گوید اگر می خواهید بدانید چقدر برای رسیدن به اهداف خود مصمم هستید از خود سوال کنید: چقدر حاضرید عادت های مورد علاقه خود را کنار بذارید تا وقت بیشتری به هدف های خود اختصاص دهید و مدیریت زمان داشته باشید؟! واقعا شما چقدر حاضرید عادت های مورد علاقه خود را کنار بذارید؟

۹- نهمین تکنیک:  در طی کار بارها به خود استراحت دهید.

یک پژوهش نشان داده که شما باید ۵۲ دقیقه کار کنید و ۱۷ دقیقه استراحت نمایید. شاید شما امکان انجام این را نداشته باشید، اما باید بارها استراحت کنید. اگر کارآفرینی هستید که برای خود کار می‌ کنید، این مسئله حیاتی است.

انرژی به سادگی از بین می رود، بدون اینکه حتی خودمان خبر داشته باشیم. با استراحت‌های متعدد می‌ توانید حالت ذهنی، احساسی و جسمی خود را در اوج نگه دارید.

۱۰-دهمین تکنیک:  هر روز صبح مدیتیشن یا ورزش کنید.

شاید فکر کنید مدیتیشن یا ورزش بی‌فایده است، چون خود این کارها کلی از وقت شما را خواهد گرفت! اما مدیتیشن و ورزش صبحگاهی به شما تعادل می‌ دهد. انرژی و نشاط می دهد.

ذهنتان و جسم تان قدرتمندتر برای تلاش روزانه می شود. این کار ها کارایی شما را افزایش می دهد. مواد سمّی را از زندگی خود حذف کنید و با انجام‌ این‌ کارها ببینید که انرژی، استقامت و تمرکز ذهنی شما چگونه دگرگون می‌ شود.

۱۱- یازدهمین تکنیک: هرشب کارهای روز بعد را لیست کنید.

هر شب قبل از اینکه به تختخواب بروید، لیستی برای روز بعد ایجاد کنید. فهرست کارهای فردای خود را قبل از خواب بنویسید تا راحت تر بخوابید.

بعداز تهیه این لیست به اهداف خود بنگرید و ببینید که چگونه می‌توانید به آن‌ها نزدیک‌تر شوید. یک شبه درست نمی‌ شود، اما این لیست به شما کمک می‌ کند که اهداف خود را برای روز بعد مشخص کنید.

دستیابی به اهداف روزانه ساده‌ تر است و به ما کمک می‌ کند به سمت اهداف بلند‌مدت حرکت کنیم. اما لازم است کارهایی که باید انجام دهیم را لیست کنیم.

۱۲- دوازدهمین تکنیک: به هنگام خستگی به دنبال انگیزه باشید.

به یوتویوب بروید و سخنرانی‌های تد یا هر منبع دیگری که باعث انگیزه‌بخشی به شما می‌ شود را تماشا کنید. هنگامی که انگیزه ندارید، بعید است که بتوانید زمان خود را مدیریت کنید.

بر مطالب انگیزشی تمرکز کنید و ببینید که چگونه دیگران به اهدافشان دست یافته‌اند تا بدین ترتیب آتش شما مجدداً شعله‌ور شود.

۱۳- سیزدهمین تکنیک: معلمی پیدا کنید که بتواند شما را هدایت کند.

یافتن معلم حیاتی است. هنگامی که کسی را ندارید تا شما را راهنمایی کند، به سادگی حواستان پرت می‌ شود و به بیراهه می‌ روید. اما اگر کسی را داشته باشید تا به شما کمک ‌کند، راحت‌تر می‌ توانید مطابق برنامۀ زمانی خویش پیش بروید. یک معلم خوب پیدا کنید تا در طول این مسیر شما را راهنمایی کند.

۱۴- چهاردهمین تکنیک:  هشدار شبکه‌های اجتماعی را خاموش کنید.

من می دانم ما ایرانی ها وقت بسیار زیادی در شبانه روز را به تلگرام و اینستاگرام اختصاص می دهیم. انگار قرار است خبری بیاید!!! یا قرار است چیزی را راجع به کسی بفهمیم.

کمی با خود فکر کنید. چقدر از زمان سپری شده در شبکه های اجتماعی را می توانید به کار دیگری اختصاص دهید؟

بافقط شبی نیم ساعت تلگرام کمتر و نیم ساعت مطالعه بیشتر در یک ماه چقدر فرصت مطالعاتی بیشتری پیدا میکنید.

هشدار شبکه‌های اجتماعی در مدیریت زمان به شما کمک نمی‌کند. مسلماً به شما آسیب می‌زند. آن‌ها را خاموش کنید. نیازی نیست که هر لحظه بدانید دوستانتان در حال انجام چه کاری هستند. مهم این است که آرامش ذهنی داشته باشید تا بتوانید بهتر بر روی تکالیف در دستِ انجامِ خویش تمرکز کنید.

۱۵- پانزدهمین تکنیک: نظم و ترتیب ایجاد کنید.

موضوع دیگری که ارتباط تنگاتنگی با مدیریت زمان دارد، موضوع نظم شخصی یا نظم درونی است. پژوهش‌ها نشان داده که بی‌نظمی در محیط باعث می‌ شود تمرکز خود را از دست دهیم. هنگامی که تمرکز را از دست می‌ دهیم، زمان را از دست می‌ دهیم و این یعنی عدم مدیریت زمان.

اگر می‌ خواهید از این مسئله اجتناب نمایید، نظم و ترتیب ایجاد کنید؛ تمام آن را یکباره انجام ندهید. با قدم‌های کوچک شروع کنید. امروز یکی از کشوها. فردا یک قفسه. روز بعد هم شاید یک کمد. هر روز یک مورد.

بدین ترتیب شما گشتاور ایجاد می‌ کنید و در نهایت می‌ بینید که به جنگجوی انضباط تبدیل گشته‌اید و مدیریت زمان خود را بطور چشمگیری بهبود بخشیده اید.

باور‌های غلط در مدیریت زمان

۱. تمامی کار‌ها را خودمان انجام دهیم

۲. تمام‌کار‌ها را در حداقل زمان انجام دهیم

۳. مدیریت زمان به معنای اجبار نیست

درباره ارتباط نظم شخصی و مدیریت زمان بیشتر بدانید

شاید با دیدن واژه نظم اولین چیزی که برایتان تداعی می شود ناظم دوران تحصیل شما باشد که از شما انتظار داشت به موقع در مدرسه حاضر شوید، سر و وضعتان مرتب باشد و اطراف خود را منظم کنید. اگرچه داشتن نظم در محیط زندگی و کار بسیار مهم است. منظور از نظم شخصی اراده در تعیین اهداف درست و اقدام و عمل مؤثر ومفید و پیگیری تا زمان حصول آنها است. دور از انتظار است که تصور کنیم چنین نظمی یک شبه می تواند بوجود بیاید!

برای دستیابی به نظم شخصی با این مفهوم لازم است که دارای یک سبک زندگی مشخصی باشیم که بر اساس یک الگوی ذهنی مشخص ایجاد می گردد و ما می توانیم به مرور زمان با انتخاب های درست و رفتارها و تصمیم های خود صاحب سبک زندگی با الگوی ذهنی مشخص شویم و این نظم شخصی تاثیر بسزایی در مدیریت زمان دارد.

داشتن رویه مشخص برای فعالیت های خود و ارتباط آن با مدیریت زمان

شاید بهتر باشد اول کمی درباره رویه صحبت کنیم. کارهایی که ما در طول زندگی خود انجام می دهیم را می توانیم در دو بخش جای دهیم. برخی از این کارها از روی عادت انجام می شوند و بخش دوم کارهایی هستند که از یک روال و رویه مشخصی تبعیت می کنند.

عادت معادل واژه انگلیسی habit است. یعنی یک عملی که ما اغلب به صورت منظم و مکرر انجام می دهیم، یک روش منظم برای انجام کارها در یک نظم خاص است . رویه یا روال معادل routine بوده و کاملا متفاوت یا عادت است.

تفاوت اصلی بین عادت و روال این است که عادت بطور مرتب و اغلب ناآگاهانه انجام می شود در حالی که روال نیاز به درجه بالایی از قصد و تلاش و آگاهی دارد.

رویه ها می توانند در نهایت به عادت تبدیل شوند، برخی از عادتهای نادرست فعلی ما منجر به کاهش کیفیت مدیریت زمان ما می شوند در حالیکه می توان با کمک رویه ها عادات درست را جایگزین نموده و مدیریت زمان خود را بهبود ببخشیم.

اثر زایگارنیک چگونه می تواند منجر به نظم شخصی و مدیریت زمان شود؟

در سال ۱۹۲۷ اثر زایگارنیک در دنیای روانشناسی ذهن، به عنوان یک واقعیت کارِ ذهن، ثبت جهانی شد. آنچه که در اصل مورد نظر زایگارنیک بوده، تکمیل تکلیف با احساس رضایت درونی شخص بوده است نه ‌فقط تمام‌کردن کار محوّله. روانشناسان از این اثر شگفت انگیز برای رفع پریشانی های ذهنی و ایجاد تمرکز و افزایش قدرت فکری مغز و بهبود زمان استفاده کرده اند.

مدیریت ذهن آشفته با کمک نظم شخصی چگونه موجب مدیریت زمان می گردد؟

همین حالا یک برگ کاغذ بردارید و هریک از اهداف و طرح های بزرگ خود را بر اساس اولویت ( آنچه از همه مهمتر است ) و توالی (آنچه باید اول انجام شود و آنچه بعدا ) بنویسید.  بعد همه کارهایی که باید در ۲۴ ساعت آینده باید انجام دهید را بنویسید. اگر موارد جدیدی بعدا به ذهنتان می رسد را هم به لیست خود اضافه کنید. بعبارت دیگر می خواهم بگویم که روی کاغذ فکر کنید. همیشه از روی لیست کار کنید.

به این ترتیب تعجب خواهید کرد که چقدر بازده کاری شما افزایش یافته و چقدر مدیریت زمان شما بهتر می شود. این تمرین را حتما انجام دهید و دوباره مقاله را بخوانید. آیا ذهنتان کمی – فقط کمی – آرام تر نشده ؟؟!! آیا مدیریت زمان شما بهتر نشده؟؟!!

آیا هدفگذاری به تنهایی کافی است و می تواند باعث بهبود مدریت زمان شود؟

شاید شما هم جزو آن دسته از افرادی باشید که اتفاقا هدف های بسیار بزرگی در سر دارید. بارها هدف های خود را نوشته اید اما برای رسیدن به هدف های بزرگ خود همیشه با عدم مدیریت زمان مواجه بوده اید.

در بخشی از کتاب قورباغه تان را قورت بدهید برایان تریسی چنین می نویسد: لس آنجلس دارای جمعیت زیادی از سراسر دنیاست که در آرزوی نوشتن یک فیلمنامه موفق و فروختن آن به یکی از استودیوهای منطقه هستند. این افراد به لس آنجلس می آیند و کارهای سطح پایین را انجام می دهند تنها به این امید که یک فیلمنامه معروف نوشته و آن را بفروشند.

روزنامه لس آنجلس تایمز گزارشگری را به ویلشایر فرستاده بود تا با عابرین مصاحبه کند این گزارشگر از هرکس که به او نزدیک می شد می پرسید:  فیلمنامه تان چطور پیش می رود؟ از هر چهار نفر سه نفر این جواب را می داد: تقریبا تمام شده! متاسفانه حقیقت این است که تقریبا تمام شده !

 نگذارید این اتفاق برای شما هم بیفتد. مدیریت زمان داشته باشید. وقتی کاری را شروع می کنید، بگونه ای عمل کنید که انگار واقعا شخصیتی کارآمد، مؤثر و موفق هستید. به خودتان بگویید: ” خوب کار را شروع می کنم. ” با کار درگیر شوید و بعداز آن که کار را آغاز کردید آنقدر ادامه دهید تا به اتمام برسانید.

آشنایی با انواع نرم افزارهاو اپلیکیشنهای مدیریت زمان و برنامه ریزی

یکی از بهترین راهکارها استفاده از تکنولوژی صحیح و به روز است. بهره بردن از ابزارهای فراوانی که در حوزه تکنولوژی وجود دارد بسیار کارآمد و مؤثر است. راندمان شما را بسیار افزایش می دهد. برای استفاده ی درست از زمان خودتان می توانید از نرم افزارهای زیر استفاده کنید:

-واندرلیست wunderlist یکی از نرم افزارهای مدیریت زمان و عملکرد است

خصوصیات نرم افزار مدیریت زمان واندر لیست : این نرم افزار قابل اجرا بر روی وب،دسکتاپ،اندروید،و آی او اس،ویندوز فون و..است

1. می توانید لیست های خود را با دیگران به اشتراک بگذارید
2. پوشه بندی آسان نیز از ویژگی های کاربرپسند این نرم افزار مدیریت زمان است.

– نرم افزار تودویست-todoist یکی دیگر از نرم افزارهای مدیریت زمان و پروژه است

خصوصیات نرم افزار تودویست:

1. شما می توانید با کمک مربع های رنگی که پشت نوشته ها قرار می گیرند وظایف خود را اولویت بندی کنید.
2. در این نرم افزار می توانید پروژه های خود را تعریف کنید و آنها را با همکاران خود به اشتراک بگذارید.
3. این نرم افزار برای آگاهی از میزان عملکردتان و آگاهی از کارهای عقب مانده در بازه های زمانی مختلف برای شما ایمیل ارسال می کند.

– تریلو trello شاید همان نرم افزار مدیریت زمان و عملکرد ایده آل شما باشد

خصوصیات نرم افزار تریلو:

1. با کمک نرم افزار تریلو شما می توانید پروژه ها و لیست وظایفی که باید انجام دهید را بر روی یک برد یا همان تخته مشاهده و پیگیری کنید.
2. در نرم افزار تریلو ایده ها و پروژه هایتان را به اشتراک بگذارید.
3. فایل ها و عکسهای خود را نیز می توانید به این نرم افزار پیوست کنید.

– تسکولو نرم افزار مدیریت پروژه با امکان چت آنلاین

خصوصیات نرم افزار تسکولو:

1. نرم افزار تسکولو برروی وب و موبایل قابل اجرا است.
2. اگر شما و همکارانتان یا دوستانتان روی هم رفته ۱۰ نفر هستید و به دنبال یک نرم افزار مدیریت زمانی گروهی عالی هستید. نرم افزار مدیریت زمان تسکولو همان چیزی است که می خواهید. این نرم افزار تا ۱۰ کاربر در ماه خدمات رایگان ارائه می دهد.
3. همچنین با کمک نرم افزار تسکولو اعضا می توانند با یکدیگر گفتگوی آنلاین داشته باشند.

– وان نوتonenoteنیز یک نرم افزار یادداشت برداری در دسترس برای همگان است.

خصوصیات نرم افزار وان نوت:

1. اگر دنبال یک نرم افزار راحت و در دسترس برای مدیریت زمان هستید، احتمالا وان نوت گزینه خوبی برای شما خواهد بود، با وان نوت در هرجای صفحه می توانید تایپ کنید
2. نوشته هایتان را به اشتراک بگذارید.
3. لیست ها یا همان برگه های مختلفی که نیاز دارید را در نرم افزار مدیریت زمان وان نوت ایجاد کنید

– نرم افزار کوالیتی تایم QualityTime

آیا می دانید چقدر از وقت خودتان را صرف شبکه های اجتماعی و برنامه ها و اپلیکیشن های مختلفی که در فضای مجازی وجود دارد می کنید؟! یکی از نرم افزارهایی که این اطلاعات را در اختیار ما قرار می دهد و در مدیریت زمان به ما کمک می کند، نرم افزار مدیریت زمان کوالیتی تایم است.

کوالیتی تایم یک نرم افزار عالی برای گوشی ها یا تبلت های اندرویدی است. این نرم افزار به شما گزارش می دهد که روزانه چندبار گوشی خود را باز و بسته کرده اید. از کدام نرم افزار بیشتر استفاده کرده اید و خیلی اطلاعات دیگر به شما می دهد! توصیه می کنم حتما این نرم افزار را بر روی گوشی های خود نصب کنید. چند روز از آن استفاده کنید تا از نتایج باورنکردنی آن شگفت زده شوید.

ابزار ساده تری نیز برای مدیریت زمان وجود دارد

شاید شما نیز در اطراف خود مدیران بزرگی را دیده باشید که با وجود داشتن نرم افزارها ، یک دفترچه یا سررسید برای نوشتن برنامه های روزانه و هفتگی خود دارند. بله کاملا درست حدس زدید!

شما نیز می توانید با کمک یک دفترچه یادداشت یا سررسید کوچکی که همیشه همراهتان است کارهایتان را مدیریت کنید. کارهای روزانه و هفتگی خود را در دفترچه تان بنویسید و با کمک آلارم گوشی موبایلتان مدیریت زمان بهتری داشته باشید، شما میتوانید یادآوریهایی را در گوشی موبایل خود تنظیم کنید تا در زمان های موردنظرتان کارهایتان را به شما یادآوری کند.

نکته پایانی: مدیریت زمان یکی سبک زندگی است. شما می آموزید که چطور باید کارهای خود را اولویت بندی کنید و بعد چظور از ۲۴ ساعت خود بیشترین نتایج را کسب کنید.