درتمامی استاندارد های مدیریتی ، به ارزیابی تامین کننده و نظارت بر فعالیت برون‌سپاری توجه شده و ارزیابی تامین کنندگان یک فرایند ضروری و موثر در پیشرفت یک سازمان است.در مقاله زیر به مبحث ارزیابی تامین کنندگان ؛ معیارها و شاخص های پایش/شاخص‌های ارزیابی تامین کنندگان می پردازیم.
به منظور مشخص نمودن فعالیت های نظارت و کنترلی بر تأمین کنندگان، روش ارزیابی تامین کنندگان در فرآیند خرید یا روش اجرایی ارزیابی تامین کنندگان در سازمان ها تهیه می‌شود.

همه تأمین‌کنندگان بر اساس این الزامات مورد بررسی قرار گرفته، و معیارهای ارزیابی، انتخاب، نظارت بر عملکرد و ارزیابی مجدد روی آن‌ها اعمال می‌شود.

همه کسب‌وکارها و سازمان‌هایی که سیستم ایزو ۹۰۰۱ را اجرا می‌کنند، باید اطمینان حاصل کنند که معیارهای معتبر و قابل‌اعتمادی برای ارزیابی تأمین کنندگان دارند.

ارزیابی تامین کننده چیست؟

ارزیابی تامین کننده فرآیند ارزیابی و تایید تامین کنندگان بالقوه از طریق ارزیابی های کمی و کیفی است. این کار برای اطمینان از کار شما فقط با بهترین تامین کنندگان در کلاس انجام می شود.همین فرآیند همچنین می تواند برای تامین کنندگان فعلی برای اندازه گیری و نظارت بر عملکرد آنها برای کاهش هزینه ها، کاهش ریسک و بهبود مستمر اعمال شود. چندین روش وجود دارد که می توانید ارزیابی تامین کننده را انجام دهید.

مهمترین چیزی که باید در نظر داشت این است که باید ارزیابی تامین کننده به طور منظم انجام شود (حداقل 2 بار در سال، اما بهترین سازمان ها هر 3 ماه یک ارزیابی انجام می دهند). هر بار، باید بررسی شود که آیا تامین کنندگان شما امتیازات بهتری نسبت به قبل کسب کرده اند یا خیر.

این اطمینان به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تأمین‌کنندگان خود را اولویت‌بندی کرده، و مطمئن شوند کالاها یا خدمات باکیفیتی دریافت می‌کنند.

علاوه بر این، باید تأمین‌کنندگان را بررسی و ارزیابی نمایند تا مطمئن شوند همه الزامات سازمان را بر اساس استانداردهای از پیش تعیین‌شده برآورده می‌کنند.

در این مطلب به صورت خلاصه سیستم ارزیابی تامین کننده آمده است.

ارزیابی تامین کنندگان در استانداردهای مدیریتی:

• بند 7-4-1 خرید، استاندارد ایزو 9001 ویرایش 2008
• بند 8-4 کنترل محصولات و خدماتی که برون سازمان واگذار می‌شود، استاندارد ISO 9001:2015
• بند 4-4-6 کنترل عملیات،استاندارد ایزو 14001 و OHSAS 18001
• بند 4-5-1 پایش. اندازه گیری عملکرد ایزو 14001 و OHSAS 18001
• بند 8-4-2 استاندارد IATF 16949

ابتدا باید طبقه‌بندی مشخصی از تامین کنندگان سازمان شما تهیه شود و سپس برای هر یک از گروه تأمین کنندگان فرم‌های موردنیاز با توجه به الزام استاندارد مرتبط تهیه شود.

گروه بندی تامین کنندگان می‌تواند شامل:

• تامین کنندگان خدماتی شامل تأمین کننده آموزشی، آزمایشگاه‌ها، باربری ها و…
• تامین کنندگان سازنده یا تولیدی
• تامین کننده فروشنده

تأمین کنندگان بر اساس معیارهای مشخص‌شده، مورد ارزیابی اولیه و ارزیابی مجدد قرار گیرد. بدین منظور شاخص‌های ارزیابی هر یک از گروه تأمین کنندگان تعریف شده و برای هر یک از شاخص‌ها وزن مشخص می‌شود.

پیشنهاد ویژه: فایل دستورالعمل ارزیابی و ارتقای تامین کنندگان 

برخی از شاخص‌های ارزیابی اولیه تامین کنندگان فروشنده:

• قیمت (ارزان،گران و گران‌تر با توجه به مقایسه ب سایر تأمین کنندگان)
• کیفیت (با توجه به نمونه‌های دریافتی)
• شرایط پرداخت (نقدی،چک مدت‌دار)
• سابقه کار
• مسافت

برخی از شاخص‌های ارزیابی اولیه تامین کننده خدماتی آموزشی:

• قیمت (ارزان، گران و گران‌تر با توجه به مقایسه با سایر تأمین کنندگان)
• سوابق آموزشی مرکز آموزشی
• تعداد مدرسین مرکز آموزشی

برخی از شاخص‌های ارزیابی تامین کننده پیمانکار خدماتی:

• قیمت
• سوابق کاری
• گواهینامه HSE (در صورت داشتن گواهینامه های مدیریتی امتیاز تأمین کننده بیشتر می‌شود)
• شاخص‌های ارزیابی عملکرد تامین کننده می‌تواند شامل:

1. کیفیت
2. تحویل به‌موقع

هر یک از شاخص‌های ارزیابی در فرم مربوطه لحاظ شده و برای هر شاخص معیار پذیرش و امتیاز مشخص می‌شود.

مثلاً معیار شاخص تحویل به‌موقع می‌تواند شامل:

• تحویل به‌موقع
• تأخیر حداکثر 2 روز
• تأخیر 2 تا 5 روز
• تأخیر بیش از 5 روز

تأمین کنندگان بر اساس فرم ارزیابی تامین کننده ارزیابی شده و به‌صورت دوره ای مورد ارزیابی مجدد قرار می‌گیرند. تامین کنندگانی که در ارزیابی‌ها، امتیاز کمتر از امتیاز مشخص‌شده کسب نمایند از لیست تأمین کنندگان خارج می‌شود.

فرم ارزیابی تامین کننده ، اصطلاحی است که توسط بسیاری از کسب و کارها و سازمان‌ها، برای ارزیابی و تایید تامین کنندگان موجود و بالقوه استفاده می‌شود و شامل مجموعه از ارزیابی‌ها است.

فرم ارزیابی تامین کننده ، مجموعه‌ای از پرسش‌ها است که بر اساس پارامترها و فاکتورهای ارزیابی تامین کنندگان طراحی می‌شود و ظرفیت، سازگاری، کیفیت، تعهد، سوابق و ارتباطات تامین کنندگان را می‌سنجد. هدف فرم ارزیابی تامین کنندگان، کاهش هزینه‌ها، تجزیه و تحلیل ریسک‌ها و مدیریت آن‌ها، حفظ کارایی و بهبود آن است.

وجود این فرم ارزیابی برای نظارت بر تامین کننده و اندازه‌گیری عملکرد آن برای کسب‌وکارها، در راستای کاهش هزینه‌های مرتبط با فعالیت‌ها، تجزیه و تحلیل مدیریت ریسک و بهبود مستمر انتخاب تامین کنندگان ضروری است.

ارزیابی تامین کنندگان اقدامی است که انجام آن می‌تواند چالش برانگیز باشد. از این رو، بهترین روش برای آن ایجاد یک فرم ارزیابی است که به کسب و کارها کمک می‌کند تا تامین کنندگان خود را سازماندهی و ارزیابی کنند.

مزایای انجام  ارزیابی تامین کنندگان

1. افزایش دید عملکرد. وقتی شرکت ها اطلاعاتی در مورد نحوه عملکرد تامین کنندگان خود ندارند، مدیریت تامین کننده بر اساس فرضیات استوار است. عمل ساده اندازه‌گیری عملکرد زمانی که شرکت‌ها کسب‌وکار بیشتری را بر اساس تامین‌کنندگانی که اهداف عملکردی را برآورده می‌کنند، اعطا می‌کنند، حتی چشمگیرتر می‌شود.

2. کشف و حذف ضایعات پنهان و محرک های هزینه در تدارکات پایدار. تدارکات پایدار مملو از خطرات بالقوه ای است که می تواند از تامین کنندگان با توجه به CSR نشات بگیرد. برخی از این خطرات را می توان از طریق ارتباط بهتر بین مشتریان و تامین کنندگان اجتناب کرد. با درک عملکرد تامین کننده و شیوه ها و فرآیندهای تجاری آنها، مشتریان می توانند به تامین کنندگان کمک کنند تا ضایعات و ناکارآمدی را کاهش دهند. این نه تنها عملکرد تامین کننده را بهبود می بخشد بلکه هزینه های مشتریان را نیز کاهش می دهد.

3. از پایه عرضه استفاده کنید. با اندازه‌گیری عملکرد تامین‌کننده، یک شرکت می‌تواند آستانه‌ای را برای تامین‌کنندگان خود تعیین کند که می‌تواند نتایج با کیفیت بالاتری به همراه داشته باشد. شرکت ها می توانند محصولات و خدمات جدید را بر اساس درک بهتر از قابلیت ها و سطوح عملکرد تامین کنندگان خود توسعه دهند.

4. رویه های تجاری مشتری و تامین کننده را همسو کنید. در حالت ایده‌آل، تامین‌کنندگان باید کسب‌وکار خود را در راستای مشتریان خود با به اشتراک گذاشتن اخلاق تجاری یکسان، دنبال کردن استانداردهای مشابه برتری و تعهد به پایداری و بهبود مستمر اداره کنند.

5. کاهش خطر. بینش عملکرد تامین کننده و شیوه های تجاری به کاهش ریسک تجاری کمک می کند، به ویژه با توجه به وابستگی فزاینده شرکت ها به تامین کنندگان کلیدی. ریسک ها می توانند مالی یا عملیاتی باشند و با فاصله جغرافیایی افزایش می یابند.

6. بهبود عملکرد تامین کننده. هدف ارزیابی تامین کننده باید ارزیابی عملکرد و بهبود تامین کننده باشد. در حالی که اندازه‌گیری ساده عملکرد تأثیر مثبتی دارد، ارزیابی تأمین‌کننده زمانی می‌تواند مؤثرتر باشد که منجر به فعالیت‌های بهبود مستمری شود که عملکرد تأمین‌کننده را به‌طور آشکاری افزایش می‌دهد. فعالیت‌های پیگیری، مانند آموزش و توسعه تامین‌کننده، و اقدامات اصلاحی برای رسیدگی به یافته‌های ارزیابی تامین‌کننده، بهترین راه‌ها برای به دست آوردن نتایج قابل اندازه‌گیری و مثبت هستند.

ارزیابی تأمین کنندگان بر اساس الزامات استاندارد ایزو ۹۰۰۱ به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهترین تأمین‌کننده را شناسایی کرده و به کار بگیرند.

اگر قصد اجرای الزامات ایزو ۹۰۰۱ و ارزیابی تأمین کنندگان برای یافتن بهترین تأمین‌کننده را دارید، می‌توانید با کارشناس‌های هلدینگ کاسپین مشورت کنید.